スマホとバーコードで効率化！ 煩雑な固定資産の現物管理を高度化するクラウドツールとは

償却資産に関する情報を各市区町村に報告する「償却資産税」の申告時期が迫ってきたが、申告書の記載内容の正確性に悩まされている担当者は多い。元凶は「何が」「どこに」「どれほど」あるかを把握する現物管理作業の煩雑さにあるといえる。この課題をスマホとバーコードを使って解決できるのが「ProPlusPit」だ。

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　事業を営む個人や法人に対して、毎年1月末日までに、事業拠点の所在地である市区町村への提出が義務付けられている償却資産申告書。固定資産税の対象となりながらも、不動産の登記制度のような「公に所有を報告する仕組み」がない償却資産について、1月1日時点での保有状況を報告する償却資産申告は、適切な納税に向けた事業者の責務である。

　だが、その作成の煩雑さに頭を抱えている担当者も少なくないはずだ。

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償却資産申告書の作成が一筋縄でいかない理由

　固定資産情報と聞いて真っ先に思い付くのが、減価償却などの適切な会計／税務処理や管理会計のために、その取得額や償却方法、耐用年数、減価償却額などを一元管理する「固定資産台帳」だ。ただし、償却資産申告書に記載するのは市区町村ごとに設置している固定資産の情報であり、固定資産台帳では資産の場所まではたどれないことも多い。

　そこで利用されるのが、各種資産について「何が」「どこに」「どれほど」あるかの把握を目的に作成／運用する「現物管理台帳」である。しかしながら「この現物管理台帳が、固定資産管理に関する厄介さの元凶です」と指摘するのは、プロシップの藤田友秀氏（システム営業本部 営業1部・海外ビジネス営業部 マネージャー）だ。具体的には、現場の裁量で固定資産が移動されたり改造されたりといったケースがあり、現状と台帳の内容が不一致になってしまうケースがあるのだという。

　現場に目を転じれば、未利用の機材は倉庫で保管されるだけでなく、別拠点で利用されることも珍しくない。不要との判断で処分や売却されることもあれば、PCなどの少額資産を独自に購入することもある。

　「現物管理の重要性がなかなか現場では認識されにくく、資産状況の変化について現場からの申請漏れが生じやすい、という課題に悩む企業は多いのではないでしょうか。そこで、『台帳と現物の不一致』の修正のために、多くの企業では経理／総務部の主導の下、償却資産申告書作成のタイミングで固定資産の棚卸作業が現場で毎年実施されています。ただし、対象となる償却資産は極めて広範にわたり、かつ、ラベル添付などによる適切な管理が行われていないことも多く、確認に数週間以上を要すことも決して珍しくないのです」（藤田氏）

プロシップの藤田友秀氏（システム営業本部 営業1部・海外ビジネス営業部 マネージャー）

台帳と現物の不一致が招く「二重の無駄な出費」

　作業期間が長引けば、それだけ現場の生産性は低下してしまう。加えて、人手での確認作業のため、誤記入や見落としなどのミスが生じやすいことも悩ましい。そのことが原因で台帳と現物の不一致が監査時に発覚すれば、財務諸表の正確性を欠く原因として指摘を受けるとともに、修正申告により計画外の対応工数が発生しかねない。

　一方で、より深刻な問題として藤田氏が挙げるのが、台帳と現物の不一致に起因する「“非効率”な経営」だ。背景には、棚卸作業により台帳と現物の不一致は解消されるものの、その原因まではなかなか突き止められないことがある。

　不一致は、本来あるべき部署に資産が「ない」、あるいはあるべき部署でない場所に「ある」という状態だ。その主な原因は資産の移動だが、ラベルによる管理の不徹底や、台帳と現場での資産の呼称の違い、さらに不一致資産の多さなどが相まって、本来資産があった場所まで探るのは現実問題として極めて困難だ。

　「資産管理が徹底されていないと、社内に同一資産がありながらも、そのことを把握できないことによる無駄な追加購入を招きがちです。その場合、固定資産の増加により、本来は不要な償却資産税の支払いも発生し、二重の意味で無駄な出費が生じます。利益を追求する企業として、これは決して看過できない問題です」（藤田氏）

　これらを踏まえ、企業では台帳と現物の不一致をできる限り生じさせないよう、経理／総務部のスタッフが現場を定期巡回し、改善点などの指摘を行ってきた。しかし、新型コロナウイルスの感染拡大が広がり、小まめな巡回が難しくなった。藤田氏は、「従来以上に不一致が生じやすくなっています」と危機感を抱く。

台帳と現物の不一致により生まれるさまざまな問題（プロシップ資料）

現物管理の段階的な高度化を実現する「ProPlusPit」

　では、こうした中で現物管理の課題にどう対応を進めていくべきなのか。

　藤田氏が提言するのが、「不一致の早期解消」と「不一致を生じさせない仕組み作り」による、現物管理の段階的な高度化だ。この2点の支援に向け、プロシップが2013年に提供を開始し、国内外で豊富な実績を上げてきたクラウド型現物管理ソリューションが、固定資産やリース資産、備品などの多様な資産に対応した「ProPlusPit」である。

　ProPlusPitを端的に説明すると、現物管理台帳上の資産データと現物を、バーコードやQRコードによりひもづけて管理するクラウド上の仕組みだといえる。特長としてまず挙げられるのが、現物管理を簡単かつ短期間に、しかも間違いなく行えることだ。

　現物管理は、膨大な手間暇を要する作業だ。現場での目視確認だけでなく、その前後では経理／総務部門による部門別の台帳を紙やExcelベースで作成、加えて回収した台帳の確認作業なども発生する。現場との台帳のやりとりには当然、時間とコストも必要となる。

固定資産をスマホで「漏れなく」「素早く」可視化

　「ProPlusPitを利用すれば、各資産に付随する『場所』『管理担当者』などの情報を基に台帳を簡単に作成でき、現場担当者はスマートフォンなどを使い、場所を問わず即座に内容確認できます。確認作業も簡単で、実際に必要となるのは、資産に添付されたラベル上のバーコードやQRコードをスマホの専用アプリで読み取ることです。

　後は台帳との突合が自動的に実施され、現物の不足や余剰が特定されます。ラベルを貼れない資産についても、画面の写真に対応した現物撮影により対応しています。これらの仕組みにより、紙やExcelベースで人手頼りだった報告や承認、確認プロセスが抜本的に簡素化され、作業を格段に省力化でき、人手に起因するミスも一掃できます」（藤田氏）

　誰が、いつ、どの資産をチェックしたかといった各種の台帳情報を基に、任意のレポートやグラフを作成できることもメリット。応用策の一つが、棚卸作業の進捗（しんちょく）管理のための突合状況のグラフ化だ。棚卸の更新頻度を不正リスク測定に役立てている企業では、自身が疑われることを避けるために作業頻度が増し、資産の管理精度が高まるといった効果も上がっているという。

　クラウド型ソリューションであるため、すぐに導入に乗り出せる点も強みだ。外部システムと連携して取り込んだ既存の固定資産台帳から、現物管理台帳を作成することで、台帳作成の手間と時間も削減できる。

　藤田氏は、「ProPlusPitにより、台帳と現物の不一致を迅速かつ正確に把握・修正できるようになります。同時に、資産の移動もバーコード読み取りで漏れなく追跡でき、無駄な投資も減るはずです」と力を込める。

ProPlusPitの特長（プロシップ資料）

人手の処理には限界あり！　ProPlusPitで「仕組み作り」も実現しよう

　「不一致を生じさせない仕組み作り」においては、厳格な管理プロセスの適用が鍵を握る。

　不一致が生じる根本的な原因は、「固定資産管理のプロセスの未整備」と「プロセスの不徹底」という2つだ。中でも現物管理の監査で指摘されがちなのが、「購入規定があり、しかるべき責任者の承認を受けていない」「廃棄や売却などの履歴を申請書と台帳で管理できていない」「遊休、未稼働の資産に対して適切な管理が行われていない」といった点。

　人手での処理だと、どうしても漏れや誤りは避けられない。そこで採るべき方策となるのが「プロセスをシステム化し、漏れがないよう厳格な運用を徹底すること」だと藤田氏は強調する。ProPlusPitは、そのために必要なワークフロー機能を標準で備えているという。

　「購買から除売却までのサイクルの中で、固定資産の状況はさまざまに変化します。管理プロセスがない、あるいは、あっても徹底されていなければ、台帳への登録漏れにより、不一致が生じる方が自然です。ProPlusPitを活用すれば、必要な作業もシンプルにできますし、ワークフローやルールも簡単に設けられ、プロセスからの逸脱がなくなるはずです」（藤田氏）

「ProPlus」との連携で固定資産／現物管理台帳の同期も

　藤田氏によると、ProPlusPitを導入している企業の大半は、不一致の早期解消に取り組む段階にあるが、その先にある、不一致を生じさせない仕組み作りに着手する企業も徐々に、そして着実に増えつつあるという。さらに先にあるべき現物管理の姿として藤田氏が描くのが、すでに5000社以上の導入実績を誇り、国内では過半数のシェアを握る固定資産ソリューション「ProPlus」との連携による、固定資産台帳と現物管理台帳との連携の強化だ。

　「現物管理のみを目的とした仕組みを構築することで不一致は解消できますが、その先のフローである固定資産台帳の修正に人手を要してしまいます。しかし、24の国と地域の税務基準に対応し、現地制度と国内双方の制度対応を支援、かつ複数帳簿など豊富な機能を有するProPlusとProPlusPitを連携することで、固定資産台帳への現物情報の迅速な反映のみならず、例えば、グローバル資産管理を通じた管理会計のさらなる高度化も実現すると考えています」（藤田氏）

　プロシップではProPlusPitのさらなる機能向上も多角的に検討中だ。IoT技術の取り込みもその一つ。現状、棚卸作業ではバーコードやQRコード、ICタグを現物の突き合わせで利用できるが、例えば位置センサーとWi-Fiなどを組み合わせれば、現場に赴くことなく資産の存在を確認できるようになる。

　「将来的には、AIなどを使って現物とその場所も映像から割り出せるようになり、移動履歴も管理できるかもしれません。利便性の向上に向け、あらゆる技術の活用を検討していきます」（藤田氏）

　プロシップのProPlusPit、そしてProPlusにより、現物管理の在り方が大きく変わりつつある。現場の負担を軽減するだけでなく、非効率な経営の是正にもつながる「固定資産管理改革」を、ぜひ実現してみてはいかがだろうか。