特集
2004/03/16 15:38 更新
第七回
なぜSharePoint Portal Server 2003を導入するのか（後編） (2/2)
「サイトテンプレートによる」ノウハウの継承
ビジネスの現場で共有する情報とは、文字や画像といった目に見えるものだけではない。業務をこなしていく上で培った知識やノウハウもまた、共有することで会社全体の業務効率向上を図る術となる。
こんなケースを考えてみよう。ある企業で、自社製品の新規開発プロジェクトが発足した。企画会議には、さまざまな部署・役職の担当者が参加する。例えば、マーケティングの担当者であったり、製造担当の責任者、広報担当者などだ。
プロジェクトの発足には、多数の人間が関わるものだが、必ずしも全員が同様の業務の経験者とは限らない。例え継続的に行われているプロジェクトだとしても、新規参加者が一人でもいれば「いつものやり方」では通用しなくなり、プロジェクト進行のための方法やローカルルールを伝えたり、それらを新たに策定する必要が出てくる。
ドキュメントの体裁や、ファイル名・フォルダ名の命名規則であれば、以前のプロジェクトで使用したファイルやフォルダをコピーすれば事足りるだろう。しかし、プロジェクトの「進め方」そのものを継承するには、どんな方法があるだろうか。
その答えは、「サイトテンプレート」だ。
SPSは、ポータルサイトに複数のWindows SharePoint Servicesサイト（WSSサイト）を所属させることができる。サイトテンプレートは、新規にサイトを作成する際に選択する、サイトの「型枠」のことだ。「チームサイト」や「会議ワークスペース」など、実用的なテンプレートが予め用意されているので、目的や用途に合わせて選択するだけで、一通りの機能を備えたサイトを作成できる。
こうして作成したWSSサイトは、プロジェクトが運営されてゆくに従い、ドキュメントライブラリやお知らせリストなど基本的なコンテンツにも必要に応じて情報を格納する列を追加したり、新しく独自のリストやサブサイトを作成するなどして次第にコンテンツを増し、充実してゆく。ホームページのデザインも、FrontPage 2003によってカスタマイズされたWebパーツを追加するなどして、チームの情報共有の場としてより効果的な配置に編集される。そして、WSSサイトを利用してプロジェクトを進めた結果、プロジェクトが成功に終わったのであれば、そのサイトはすなわち成功したプロジェクトの証である。
実践を経て進化し、洗練されたサイトは、プロジェクト進行のための有用な知的財産＝ナレッジとなりうるのだ。
リストやWebパーツに対して変更や情報の登録を行ったWSSサイトは、カスタマイズ済みの状態でテンプレート化することができる。テンプレートには、プロジェクト運営中にドキュメントライブラリに格納した各種ドキュメントや参考にすべきURLのリンク情報など、元となるサイトに登録された各アイテムを含めた状態でも、アイテムを除いたサイトの枠のみでも作成できる。作成したテンプレートは拡張子「stp」を持つファイルとなるので、同じSPSのポータルサイトの任意の階層でも、あるいはまったく別のポータルサイト上でも展開可能であり、このテンプレートに基づいたWSSサイトを新しく構築できるのだ。
新製品開発プロジェクトのWSSサイトを作成するのであれば、以前に同じようなプロジェクトで使用したサイトをテンプレート化しない手はない。テンプレートから展開されたサイトには、以前のプロジェクトで培われたノウハウや有益なアイデアがすぐに使えるリストやWebパーツなどの形態で満載なはずだ。利用され実績のあるサイトテンプレートを活用して、現行のプロジェクトの運用に役立てる。これも、ナレッジシェア＝知識共有の新しい形だろう。SPSは、スマートな情報共有の場を提供し、インフォメーションワーカーを煩雑な途中作業から解放し、本来の作業に従事できるようするだけではない。過去の経験や実績を継承し、現在の仕事に役立てるサポートもしてくれるのである。
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