社内に散在する情報をNotionが繋ぐ Notion AIとMicrosoft製品の連携で実現できること：AI統合型ワークスペースの使い方

NotionとMicrosoft製品を連携させることで、社内に散在する情報をNotion AIで素早く発見できるという。チャットツールやストレージに分散する情報へのアクセス性を高め、資産として蓄積する方法を解説する。

PR／ITmedia

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　「Notion」は世界で1億人以上（本稿執筆時点）のユーザーを抱え、OpenAIやCursor、Rampといった急成長企業で情報共有、生産性向上を目的に業務基盤として利用されている。ドキュメント、タスク、プロジェクト、ナレッジ、議事録などを一つのツールで管理できること、AIで情報の検索や要約、レポート生成ができることが評価され、情報資産のサイロ化に悩む国内の大企業でも導入が広がっている。

　2025年5月にはビジネス向けAI機能が強化された「Notion AI for Work」がリリースされ、「Microsoft Teams」（以下、Teams）や「Microsoft SharePoint」（以下、SharePoint）、「Microsoft OneDrive」（以下、OneDrive）などとも連携ができるようになった。

　Notion Labs Japanはオンラインセミナー「部門横断のナレッジ活用を加速：Notion AIとMicrosoft連携で実現する次世代エンタープライズ検索」を開催し、同社の青木友氏（エンタープライズアカウントエグゼクティブ）と小島清久氏（ソリューションエンジニア）が登壇した。NotionとMicrosoftの連携によって、個人の会話やメモなどの情報をプロジェクトやナレッジにひも付くストック資産に転換するアプローチを具体的に紹介した。

NotionでMicrosoft製品の価値を高め、情報活用を促進

　多くの企業で使われているMicrosoft製品は強力な基盤であるものの、資料作成、データ管理、コミュニケーションといった用途ごとにアプリケーションが分かれている。そのため情報が分散し、個人フォルダやアプリケーション間の「コンテキストスイッチ」が発生しやすいと青木氏は指摘する。

　「『Microsoft PowerPoint』（以下、PowerPoint）で資料を作成し、『Microsoft Excel』（以下、Excel）でデータを管理、『Microsoft Word』（以下、Word）や『Microsoft OneNote』で議事録をまとめるといった業務スタイルは、個人のフォルダにファイルが分散する傾向があります。その結果、どこに何の情報があるのか分かりにくかったり、進捗（しんちょく）の把握に時間がかかったりすることもあります。このような課題を解決するのがNotionです」

　AIや検索機能そのものの精度が進化しても、情報が埋もれてしまうという根本的な課題は解決されない。Notionが目指すのは、情報がアプリケーション間に散在することによる思考や作業の分断をなくし、ユーザーに負担をかけることなく個人のノウハウを企業の資産として集積できる状態をつくることだ。小島氏は連携の位置付けについてこう説明する。

　「Microsoft製品に蓄積された貴重な情報資産をいかに活用するか。NotionはMicrosoft製品の価値を底上げして情報活用を促進する起爆剤のような役割を果たせると考えています」

　Microsoft製品とNotionの連携は3つの要素で構成される。WordやPowerPoint、ExcelのファイルやTeamsの投稿を、リンクを貼り付けるだけでNotionに直接プレビュー表示できる「Officeファイル埋め込み機能」。「Microsoft Entra ID」を利用したシングルサインオンとユーザープロビジョニング。そして「AIコネクター」機能だ。

　AIコネクターを使うと、TeamsのメッセージやSharePoint、OneDriveのファイルをNotionのAI検索機能の対象にできる。Teamsのパブリックとプライベートのチャンネルのメッセージを対象に、ユーザーがアクセス権限を持つ範囲で検索される。

情報をNotionに集約し、活用するイメージ（出典：Notion Labs Japanのセミナー資料）《クリックで拡大》

AI機能を活用した実務効率化の例

　セミナーのデモンストレーションでは、個人業務の集約とプロジェクト運営という2つのシナリオで、具体的な活用例を紹介した。

　個人のタスク管理についてのデモンストレーションは「Notionのプロジェクトページで、あるタスクに期限超過のアラートが出ているが、その詳細を思い出せない」というシナリオだ。この場合、そのタスクを選択して「最新の状況を教えて」とAIに依頼するだけで、AIがTeamsやSharePointからそれに関連する会話や資料を取得して状況を教えてくれる。

　プロジェクト全体に対しても同様の機能を利用できる。進行中の複数プロジェクトの状況が一覧表示され、期限超過率などの指標が自動で算出される。プロジェクトポータルには概要やKPI、議事録、進捗、成果物などの情報が集約されており、プロジェクトにひも付いた議事録やTeamsのチャットからAIが自動生成した要約を読めば、プロジェクトの状況を素早く把握できる。議事録やチャットが更新されると要約も自動で更新される。

　会議では「AIミーティングノート」機能が威力を発揮する。「新規」ボタンで議事録を立ち上げ、参加者や議題を記入して文字起こし機能を開始すると、発言内容がリアルタイムでテキスト化される。「Zoom」やTeamsなどのオンライン会議はもちろん、対面の会議でもPC内蔵のマイクで録音して利用できる。他のWeb会議ツールとの違いについて、青木氏は次のように説明する。

　「多くのWeb会議ツールは会議終了後に要約が作られますが、このタイムラグが認識の共有において致命的な問題になることがあります。Notionは会議中に要約を生成し、参加者間で確認して認識を合わせながら編集できるため、より精度の高い議事録を作成できます」

　さらに重要なのは、これらの議事録が全て1つのデータベースに蓄積され、プロジェクトと自動的にひも付けられることだ。議事録を、単なる記録ではなく構造化された情報資産として活用できるのがNotionの特徴だ。

　AIを使ってレポートも生成できる。プロジェクトと期間を選択すると、関連する議事録を基にAIが自動で報告書を生成する。デモンストレーションでは、Notionの議事録とTeamsでの会話の内容を組み合わせてAIがレポートを作成する様子が紹介された。

　このように、Notionを使うことでTeamsのチャットや会議での発言で流れていく情報を議事録やタスク管理として蓄積し、それを活用して報告書などの新たな成果物を生み出すサイクルを確立できる。これにより、メンバーはさらに付加価値の高い仕事に注力できるようになる。

マネジャー視点での高度な活用

　管理職であれば、より戦略的な活用が可能になると小島氏は説明する。マネジャー専用の画面で複数のプロジェクトの報告書を表示して、部署全体の状況を素早く把握できるように設定可能だ。

　「今後のプロジェクトで考えられるリスクを3つ挙げて」といったカスタムプロンプトを設定した列を用意することで、各プロジェクトの報告書に対してAIが自動的にリスク要因を抽出して表示する。

報告書の一覧で、プロジェクトのリスクをAIに生成させることが可能（出典：Notion Labs Japanのセミナー資料）《クリックで拡大》

　プロジェクト全体のタスクもNotionで管理できる。ドーナツグラフでプロジェクト全体のタスク達成状況を、横棒グラフで担当者別の負荷を可視化。グラフを見て特定の担当者にタスクが集中している場合は、他のメンバーへの分散を検討するといった対応が可能になる。

　さらに高度な活用例として「リサーチモード」の紹介もあった。「高橋さんの取り組みについて、過去1年間の評価資料を作りたい」といったプロンプトを入力すると、AIがNotionとMicrosoft製品の情報を横断的に分析して、詳細な評価資料を自動生成する。評価資料や退職時の引き継ぎ資料など、さまざまな用途に応用できる。

　重要なのは、これらがMicrosoft側のアクセス制御に準拠して動くことだ。NotionとMicrosoft製品を連携させることで、既存のセキュリティ前提を崩さずに個人のノウハウを企業全体で活用できる環境が整う。あなたの会社にも分散して所在の分からない情報はないだろうか。Notionがあれば、そんな数多の情報が一つに繋がり、“経営に効く資産”として蓄積する運用が可能になる。

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