【前編】ファイルサーバ検索ソフト「FileBlog」の鉄飛テクノロジーが、製品外のトラブルにも向き合う理由：「お客さまが困っているなら助けたい」

企業活動が続くほどファイルサーバには膨大なデータが蓄積され、情報を探せない、探せないから活用できないという問題を引き起こす。ファイルサーバ検索・文書管理ソフトウェア「FileBlog」を提供する鉄飛テクノロジーは、いかにして1億〜2億文書の検索・管理を実現しているのか。代表取締役の岡田国一氏に、同社の「情に厚い」サポートの裏側を聞いた。

PR／ITmedia

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　長年運用されているファイルサーバには膨大なデータが蓄積されている。これらは企業にとってかけがえのない情報資産だ。しかし現実には、数千万から1億を超える大量のファイルは業務を停滞させる「数の暴力」となって、ユーザー部門や情報システム部門（以下、情シス）に降りかかる。

　「データが特に多いのは建設業界などです。建物を建てたときの現場写真や施工図面は、その建物が解体されるまで、場合によっては50年以上も保存する必要があります。自動車や船舶の製造に関するデータや教育現場の卒業者名簿なども保管期間が長い傾向にあります。数百万から数千万文書がボリュームゾーンですが、中には1億文書を超える企業もあります」と、鉄飛テクノロジーの岡田国一氏（代表取締役）は語る。

　整理されていればデータが膨大でも問題はないが、現実はそう甘くない。「何年以上前のデータは一括で削除する」といった運用ができている企業はまれであり、担当者別や顧客別に作られた無数のフォルダにファイルが散在していたり、1つのフォルダに大量のファイルが分類されずに放り込まれていたりするケースが大半だという。

　「Windowsエクスプローラーは、複数のフォルダを横断して検索しようとすると時間がかかります。さらに、1つのフォルダに数万件のファイルが入っている場合、フォルダを開こうとするだけで画面が5分以上固まってしまうことがあります。このような状況が続くと、ユーザーはファイルにアクセスしようとしなくなってしまいます。せっかく蓄積した情報が、誰にもアクセスされないまま容量だけ増え続けるのは非常にもったいないと思います」

　整理されていない膨大なデータは、ユーザーにとって記録を探しても見つからないストレスの原因になり、情シスにとっても運用やハードウェア更新に伴うサーバの引っ越しに莫大（ばくだい）な費用と工数がかかる原因になっている。

　運用保守の手間を減らすためにクラウドストレージを利用する企業も多いが、岡田氏はクラウドへの移行が全ての企業にとっての最適解ではないと警鐘を鳴らす。

　「クラウドを利用するとサーバの運用は楽になりますが、データの置き場所との距離が離れてしまう分、ファイルを開く際に遅延が生じる懸念があります。ファイルサイズが大きくて頻繁に開くファイルをクラウドに置いてしまうと『ファイルを開くだけで30秒待たされる』などの不満が出てしまいます」

既存のファイルサーバはそのままに、Webブラウザで素早く検索・閲覧

　こうした課題を解決するのが、鉄飛テクノロジーのファイルサーバ検索・文書管理ソフトウェア「FileBlog」だ。既存のファイルサーバを参照して全ファイルのインデックスを作成し、ファイル名やファイル内のテキストを対象とした高速な全文検索ができるようになる。

FileBlogの製品概要（提供：鉄飛テクノロジー）《クリックで拡大》

　しかし、数千万から1億に及ぶ文書のインデックスの構築は決して容易ではない。

　「大量のファイルの中には、アプリケーションの異常終了などで破損したファイルが必ず混ざっています。こうしたデータにぶつかると、エラーを起こして処理が止まってしまう恐れがあります。私たちは20年かけて改良を重ね、異常なファイルに引っかからないようにそのデータを切り捨てて、最後まで処理し切るノウハウを積み上げました」

　ハードウェアの性能を引き出す並列処理技術も強みだ。CPUの複数のコアを使って一度に多数のファイルを並列処理することで、1件ずつの処理に比べて大幅な時間短縮を実現している。

　「インデックス構築がいつ終わるか分からない状態は、待っている情シスの負担になります。私たちが導入支援に伺う際は、1日目に全体のボリュームを確定させることを最優先に動きます。10時ごろからセットアップを始めたとすると、正午前にはインデックス構築をスタートさせます。13時ごろには大まかな全件数が判明して、16時ごろには『今日は20％終わりました。このペースならいつごろには完了します』と、明確な見通しを提示するようにしています。1000万〜2000万文書クラスであれば、多くの場合は大体1週間程度で導入が終わります」

　FileBlogでインデックスを構築すれば、ファイルの検索や一覧表示が快適に実行できるようになる。1つのフォルダに大量のファイルが集中している場合は、フォルダを開いた際に検索を促す仕様になっている。数万件のファイル一覧から必要なファイルを目視で探すのは困難なので、全てのファイルを表示する意味はないからだ。検索すれば、数万件の中からすぐに目当ての1件を見つけられる。

FileBlogの画面イメージ（提供：鉄飛テクノロジー）《クリックで拡大》

　Active DirectoryまたはWindowsローカルユーザーアカウントでユーザー認証をするため、ユーザー登録や権限設定を追加する必要がない点も、情シスの運用負荷を下げる。設計図面は設計部のみ、人事情報は管理部のみといった既存のアクセス権限を検索結果に反映させる。シングルサインオンやICカード認証も含め、各企業に合わせた運用が可能だ。

「製品外のトラブル」にも向き合う現場主義のサポート

　FileBlogが多くの企業から支持を集め続ける理由は性能の良さだけではない。現場で起きるさまざまなトラブルに「それはサポート範囲外です」と見捨てずに対応する「情に厚い」サポート力にある。

　「ファイルサーバ環境はWindowsだけではありません。FileBlogはWindowsファイルサーバ向けのパッケージソフトウェアですが、お客さまの環境に合わせてDellやNetAppなどのNAS環境への導入にも対応してきました」

　時にはOSやデバイスごとの「癖」も壁となった。印刷・デザイン業界などで多く使われるmacOSは、ファイル名の扱いがWindowsと異なるため問題になることがあった。

　「macOSで作ったZIPファイルをWindowsで展開しようとしたときや、Mac端末とWindows端末で同名のファイルを書き込もうとしたときに、『ファイル名が文字化けする』『同名に見えるファイルが2つ出現する』などの予期せぬトラブルに見舞われることがあります。FileBlogはこの違いをできるだけ吸収して、どちらのOSで作成したファイルも検索にヒットするようにしたり、アクセス元端末のOSを判別して動作を変えたりといった対応をしてきました」

　特定の拠点ネットワークや特定の端末のブラウザからアクセスできないなどの問題にも、顧客先に赴いて細かくログを取ったり、パケットをキャプチャーしたりして原因を究明してきた。「セキュリティ強化のために暗号化ソフトウェアを入れたら検索エンジンが全く使えなくなった」という顧客に対して、安全性を確保したまま全文検索ができる仕組みを構築した実績もある。

　パッケージソフトウェアであるFileBlogと他社製品との相性に起因するトラブル対応は、自社の利益には直結しない骨の折れる作業だ。なぜそこまでして解決しようとするのか。岡田氏の答えは極めてシンプルだった。

　「目の前で困っている人がいたら、助けるしかないじゃないですか。せっかくFileBlogを導入していただいたのだから、満足して使っていただきたい。ただそれだけです」

　FileBlogは価格体系の面でも顧客に寄り添い、ユーザー数と文書数を細かく掛け合わせたマトリクス型の価格体系を用意している。

マトリクス型の価格体系のイメージ（提供：鉄飛テクノロジー）《クリックで拡大》

　「『ユーザー数は多いが文書は少ない、マニュアル共有が目的』のお客さまがいれば、『10人で数千万件のファイルを扱う』お客さまもいます。ユーザー数と文書数は必ずしも比例しません。それぞれの規模と用途に合った、納得感のある価格で導入できるように細かく設定しています」

　最後に岡田氏は、日々膨大なデータの管理と闘う情シス担当者にエールを送った。

　「ファイルサーバは企業の情報資産の要であり、事業継続の生命線です。容量は増え続ける一方ですし、『止めない運用』に対する責任は重い。管理は本当に大変ですが、どうかファイルサーバを大切にして、誇りを持って守り抜いてください。私たちが全力でサポートします」

　後編では、既存の文書管理システムからファイルサーバとFileBlogを組み合わせた運用に移行する際のポイントなどについて聞く。

※この記事は、鉄飛テクノロジーより提供された記事をITmediaエンタープライズ編集部で一部編集したものです。