PowerPointファイルの共有を支援する「スライドライブラリ」：エンタープライズコンテンツ管理【機能詳解】
Microsoft Office SharePoint Server 2007のスライドライブラリは、PowerPoint 2007と連携することでドキュメントライフサイクルの管理を支援する機能だ。今回は、その基本となる利用手順を紹介する。
このコンテンツは、オンライン・ムック「コンプライアンス時代のマストアイテム！エンタープライズコンテンツ管理」のコンテンツです。関連する記事はこちらでご覧になれます。
スライドライブラリ
Microsoft Office SharePoint Server 2007では組織内のコラボレーションを支援する機能の1つとしてスライドライブラリが追加された。
スライドライブラリはPowerPointファイルの専用のライブラリであり、PowerPoint 2007と連携することでドキュメントライフサイクルの管理を強力に支援する。ここでは一般的な利用手順を紹介する。
スライドの発行
スライドを発行する際、PowerPointファイルは自動的に1枚づつ個別のスライドに分解され、どのスライドを発行するのかを選択することができる。発行された後は、1枚1枚のスライドが1つのファイルとして個別に管理される。
なお、発行するファイルはPowerPoint 2007のpptx形式だけではなく、ppt、ppsといった従来の形式のファイルにも対応している。
スライドの利用
スライドライブラリに発行されたスライドはサムネイル画像とプロパティ情報を一覧することができ、必要な物をピックアップして使用することができる。クライアントコンピュータ上で利用したいスライドをチェックボックスで選択し、［プレゼンテーションに送る］ボタンをクリックするとPowerPoint 2007が起動し、選択したスライドをどのように送るかを指定できる。
スライドの編集
スライドライブラリに発行されたスライドは独立したファイルとして管理されるため、個別に編集することができる。編集する際は個々のスライドのコンテキストメニューから［Microsoft Office PowerPointで編集］を選択する。編集後保存するとスライドライブラリ上のファイルに変更が反映される。
更新のチェックと反映
スライドライブラリから取得したスライドは、もとのスライドが更新された場合にその通知を受け取ることができる。更新を確認するにはPowerPointでサムネイルを右クリックしサブメニューの［更新のチェック］から［このスライドの変更内容をチェック］または［全スライドの変更内容をチェック］を選択する。なお、条件によっては更新のチェックには予想以上の時間がかかる場合もあるため、処理を途中で中止するメニューも用意されている。
チェックの対象となったスライドに変更があった場合は更新の確認ダイアログが表示される。サムネイルとともに各種のプロパティ情報が提供され、利用者は変更されたスライドを置換するか追加するかを選択することができる。
このようにスライドライブラリで組織内の資料を共有することにより、必要なスライドを効率よく取り出せるだけでなく、発行後の更新についても継続的にサポートされる。
このコンテンツは『月刊アイティセレクト』2006年12月号増刊に掲載された記事を再編集したものです。
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