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» 2005年12月08日 14時30分 公開

タブレットPCハンズオン(2):“目に見える業務効率化”の秘訣:タブレットPCによるレビューは、なぜホワイトカラーの生産性を大幅に向上できるのか? (2/3)

[平澤寿康,ITmedia]

 「文書の上に直接書けばすぐ済むことでも、それを文章で説明しようとすると大変な作業になります。かといって、紙にプリントしてレビューを行うのにも問題があります。しかしタブレットPCなら、プリントした紙のように直接書き込みつつ、デジタルデータのまま処理できるので、大幅に省力化できるのです」と飯島氏。文書データに対して直接指示を“書き込める”というタブレットPCの特徴が、ここで活きてくるわけである。

直接“書き込む”ことで、意図がしっかり伝えられる

 Office 2003には、タブレットPCのペン&インク機能を使ってドキュメントに文字や図形などの情報を直接書き込める機能が追加された。この機能を活用することで、レビュー効率が大幅に向上できるというのである。その具体例を紹介しよう。

 例えばメールで送られてきた文書がExcelで作成されていたとする。その場合は、そのファイルをタブレットPCのExcel 2003で開き、ペンを使って直接修正指示を“書き込む”。それを保存し、メールに添付して返信すればいい。

Excelのコメント機能を使って修正指示を書き込むことも可能だが、タブレットPCのペン&インク機能を使えば、直感的に分かりやすい修正指示が出せる

 この方法なら、紙にプリントしてレビューを行う場合と同様に、修正指示を該当部分に直接書き込むことができるので直感的に分かりやすい指示が出せるし、書き込んだ内容も含めてExcelデータとして保存でき、メールなどですぐに返信できるうえに、FAXでのやり取りのような情報劣化もまったくない。もちろん、Excel 2003だけでなく、Word 2003、PowerPoint 2003でも同様な作業が可能となる。

タブレットPCによるレビューのサンプル。分かりやすい指示が出せる上、前ページに掲載したFAXでのやり取りのように、修正指示の書き込みが読み取れなくなってしまうこともない

 便利なのは分かったが、Office 2003を使っていなければこの方法は利用できないのではないか。そう思う人もいるかもしれない。しかし実は、Office 2003を使っていなくても、タブレットPCを利用したレビューは可能なのだ。タブレットPCに標準で用意されている簡易デジタルノートアプリケーション「Windows Journal」を利用することで、それが可能になるのである。

 例えばレビューを行う文書が、一太郎などWord以外のワープロソフトで作成されていたとしよう。その場合、まずその文書データを該当アプリケーションで開き、「印刷」の作業を行う。ただしそこで、印刷先として「Journalノートライタ」を指定するのだ。

 Journalノートライタとは、さまざまな形式の文書ファイルをWindows Journal形式に変換するためのユーティリティで、タブレットPCに標準で用意されている。つまり、レビューしたい文書データをJournalノートライタを利用してWindows Journal形式に変換し、Windows Journalで開けば、元のデータの形式を問わず、ペンで直接指示を書き込めるようになるのだ。ちなみに、Windows Journal形式のファイルの閲覧はどのPCでも可能なので(閲覧ユーティリティの「Windows Journalビューア」が「Windows Update」経由で入手できる)、指示を受け取る側がタブレットPCを持っていなくても問題ない。

Journalノートライタを使ってWindows Journal形式に変換することで、元のアプリケーションやデータ形式を問わず、タブレットPCでレビューの書き込みができるようになる

 しかも、こういった作業を行うにしても、特殊な知識を必要としないという点も特筆すべき部分だ。タブレットPCのペン&インク機能をサポートしたソフトなら、起動するだけですぐにペンでの書き込みが可能である。そのため、ソフトの取り扱いはもちろん、キーボードやマウスでの入力に慣れていない人でも安心して利用できる。

 加えて、手元に指示した内容をデジタルデータとして保存できるため、紙でのレビューのようにいつの間にかなくなってしまうこともないし、どういった指示を出したのかを確認し直すのも容易だ。これなら後で“指示した”“してない”で揉めることもなくなるだろう。このようにタブレットPCを利用したレビュー作業には、さまざまな利点が考えられるわけである。

実証調査で圧倒的大多数の支持を獲得

 マイクロソフトは、タブレットPCを使ったプレゼンの訴求効果を検証したのと同様に(前回のリポートを参照)、タブレットPCを利用したレビュー作業についてもマーケティングリサーチ会社のイードと共同で実証調査を行った。

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