一太郎でマスターする、人を納得させる文書作成のテクニック（6/6 ページ）

この物語は、中堅商社に勤める若手ビジネスマンの奮闘を描いたイメージストーリーである。面白く読んでいただけるようコメディタッチに仕上げたが、盛り込まれている内容は実際の会社でも目にするものばかりだ。読み手を納得させる文書作成のテクニックをイメージストーリーに沿って見ていこう。

[粕川満，ITmedia]

まだある一太郎2006の新機能・強化機能

　ここまではイメージストーリーに合わせて一太郎2006の機能・特長に触れてきたが、紹介し切れなかった新機能・強化機能もまだたくさんある。ここではその代表的なものを紹介しよう。

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　作業フェーズと連動して切り替わるコマンドバーが新たに搭載された。各コマンドバーにはそれぞれのフェーズの作業内容に合致した機能が並んでいてワンクリックで実行できるため、操作で思考の流れを妨げられることなく文書作成作業に集中できる。

上から順に、「アウトライン」、「提出確認」、「マルチビュー」のコマンドバー

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　一太郎2006に標準搭載されている最新版のATOK 2006では、さらに変換精度が向上したほか、入力の手間を省く新機能が搭載された。

　「訂正学習」は、入力し直した手順を学習し、変換候補にない略語や珍しい人名などをスムースに変換できるようにする機能。例えばPHSの中国語表記である「小霊通」を入力したい場合、「しょうれいつう」と入力して変換させようとしても、「小霊通」という変換候補がないのでそのようには変換できない。その際に、いったん「しょうれいつう」を削除したあと、「小学生」と入力・確定して「学生」を削除、「霊魂」と入力・確定して「魂」を削除、「通学」と入力・確定して「学」を削除して「小霊通」とすると、ATOK 2006はこの過程を察知して、「しょうれいつう」で「小霊通」に変換するよう登録するかどうかをユーザーに問い合わせてくる。

訂正過程を察知して変換候補にない単語を登録できるようにする訂正学習機能を搭載した

　「日付入力支援」は、「いま」や「きょう」、数字などのキーワードから今の時刻や今日の日付などを入力できる機能。和暦／西暦や日時、時刻の表記方法なども変換候補から選べるので、和暦表記が必要な公式文書の作成時などに重宝するだろう。

　「名称変更アシスト」は、合併や再編で名前が変わった古い市町村名や官公庁名を入れると、新しい名称を提示する。ついうっかりと古い名称を使ってしまうようなミスも未然に防止できる。

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　一太郎2006では、アウトラインレベル1が設定された段落で自動的に改ページする「自動改ページ機能」が新たに搭載された。この機能を使えば、大見出し（アウトラインレベル1）の配下にある階層をひとまとめにしてページ分割できるため、リポートスタイルの社内文書をプレゼン用の配布資料に簡単に作り替えることができる。

　また、PowerPointへの書き出し機能と併用すれば大見出しごとに1枚のスライドへと書き出せるため、その後のPowerPointでのスライド作成作業も容易になる。

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　他の人に文書をチェックしてもらったり、複数の人間で文書を校正する場合に便利なのが「文書比較機能」。変更前と後の文書を比較し、違う点だけを抜き出してくれるので、どのような修正が加えられたのが一目瞭然となる。また、時系列に沿って相違点だけをピックアップする「更新履歴」なども、それぞれの更新ファイルを比較すれば簡単に作成できる。

文書比較機能を使えば、相違点だけを抜き出して比較文書の既存または新規シートに書き出せる

　一太郎2006では相違点の指摘レベルが行単位から単語単位へと高められたため、変更前と後の相違点がすぐにわかるようになり、校正作業の効率化に貢献している。

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　一太郎2006はWord文書との互換精度がさらに向上し、Word文書を読み込んだときの文字や罫線のレイアウトもより正確に再現できるようになった。

　具体的な強化ポイントは、（1）罫線セルの高さをより正確に再現、（2）行間罫線の位置をWordに近づける設定を追加、（3）罫線表と罫線表の間にあるテキストの配置、（4）罫線セル内にある枠の位置の配置、（5）罫線表の上で折り返すテキストの配置──で、これによりWord文書中の表も、レイアウトが崩れることなくスムースに一太郎に取り込めるようになった。Word文書中の表を一太郎上で罫線操作できるため、よりきれいに表を整形・レイアウトできるといったメリットも生じる。

Word文書（左）を一太郎2006（右）で開いた例

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　一太郎2006では、「1,2,3,5,7」のような任意のページや「1-3,5,7」といったページ範囲と任意のページとの組み合わせで印刷ページを指定できるようになった。一太郎で作成したプレゼン用資料の一部だけを印刷したいときなどに重宝するだろう。

任意のページやページ範囲とページ範囲と任意のページとの組み合わせで印刷ページを指定できる