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» 2015年11月30日 10時00分 UPDATE

情シスに直談判(2):目指せ、イケてるタブレット会議! 「デジサインTab」を編集部で使ってみた

「USBメモリ使用禁止」という危機をどうにか乗り越えた新人記者・スズキ。しかし彼の悩みがなくなったわけではなく、また新たな敵(?)が彼を悩ませていたのです……。

[PR/ITmedia]
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photo ストレスのせいか、全く仕事がはかどらない……

編集部・スズキ: はぁ、仕事が全然はかどらない……。なんでだ……。

 ITmedia ビジネスオンライン編集部に配属されて数カ月。高いコミュ力が求められる取材や締切に追われて記事を書くことが、ここまで大変だとは想定外だったけど、最近はようやく仕事にも慣れてきた。「USBメモリ使用禁止」という危機も乗り越え、これで仕事がはかどるかと思ったけど、そういえば、問題はほかにもあった。

 今僕の一番ストレスがたまる時間……“あの問題”をどうにかしない限り、きっと僕の仕事がはかどることはない(もしかすると自分の能力が足りないのかもしれないが)。ここは一つ、今回も情シスのイシノさんに交渉してみるしかない。

「会議室が足りないんです!」

スズキ: イシノさん、ウチの会社は会議室が少なすぎです! どうにかしてください!

情報システム部門・イシノ: うわ、びっくりした。いきなりどうしたの?

スズキ: 会議室が足りなくて、全然会議ができないんですよ。空いている会議室を探すのだって、どれだけ時間がかかっていることか。僕の時間を返してください!

イシノ: 確かに最近、一気に社員が増えたからね……。でも、オフィスはもうパンパンだし、すぐに会議室を増やすことはできないよ。

スズキ: 会議室を取れない僕らがどうなっているか知ってますか!? 執務室の脇で、大変な思いで会議をしているんですよ。もうガマンできません!

photo 会議室を取れない僕らは、執務スペース端の狭いスペースに追いやられていた。大人数で小さなディスプレイをのぞきこむような状況で、とてもではないが会議がうまく進むはずがなかった

イシノ: うーん。確かにこれは……。でもなぁ……。

スズキ: こうなったら仕方ない。この間「どこキャビ」を試すとき、大塚商会の人に「『デジサインTab』を使ったら、もっとスマートに会議ができる」とイイ話を聞きました。お試しだったらタダらしいですし、ちょっと使ってみます。僕らがカッコいい会議ができると分かったら検討してくださいよ。

イシノ: え? またこのパターン?

スズキ: あ、この間手に入れたSurface Pro 3を使えば、カッコいい感じで会議できそうだ。やっぱり自分天才だな。それじゃ、よろしくお願いします!

イシノ: 個人情報や機密情報が入ったファイルは使わないでよ……って行っちゃった。まあ、社内で使うぶんにはいいか……。

会議がまったく“はかどらない”理由

 やや強引だったかもしれないが、それだけストレスがたまっていた……ということにしておこう。会議室を使わない打ち合わせは大変だが、実は会議室で行う会議にもいろいろな問題があるのだ。

 ウチの会社は大体の会議室にディスプレイもあるし、そこそこ設備は充実していると思うけど、やはり全員でディスプレイをのぞきこむ形になると、「見づらい。拡大して」といった声が出てくる。ディスプレイから遠い席の人はまず画面が見えない。

 「だったら資料のデータを共有して、各自のノートPCで見ればいいじゃん」と思うかもしれないが、それはそれで問題が出てくる。資料を見ているフリをして、メールやSNSを見ている輩がいるのだ(でも自分もやったことがある)。プロジェクターを使う手もあるが、会議室の数だけプロジェクターがあるわけではない(1台しかない)。

 「デジサインTab」は営業資料などのコンテンツを一括で複数の端末にプッシュ配信できるコンテンツマネジメントツールという。はっきり言ってしまえば、普通は編集部で使うことはないのだが、最近追加されたという“画面操作の同期機能(ペーパーレスミーティング機能)”が会議に使えるらしいのだ。

photo 「デジサインTab」の画面。営業用のコンテンツなどをプッシュ配信できるコンテンツマネジメントツールだ

 ドキュメントを複数の端末へ配信し、ページめくりや拡大縮小などの操作を同期できるという。確かにこれを使えば、プロジェクターを使わなくとも全員が同じ画面を見ることになるし、説明もしやすそうだ。いわゆる“内職”も防げる。

 ちなみに、編集長のゴトウさんにもデジサインTabの試用を相談してみたところ、案外すんなりと話が通ってしまって驚いた。どうやら、編集長も窮屈な会議にうんざりしていたらしい。アカウントをもらい、アプリをダウンロードすれば始められるので、まずは実験と称し、別部署からもWindowsタブレットをかき集め、編集会議で使ってみることにした。

“タブレット会議”本番、その結果は?

 ついに実験本番の日。全員タブレットで会議をするのが初ということもあって、どことなく全員のテンションが高い。これはうまくいく気がする……! プレゼンを始める前に、全ての端末を同一LAN上に接続するという前準備は必要なものの、社内会議であれば問題ない。早速僕はプレゼンを始めた。

photo ペーパーレスミーティング機能を使うには、全ての端末を同一LAN上に接続し、ペーパーレスミーティングを行うためのルームを作成、他の人にルームに参加してもらうという仕組みだ

スズキ: しばらく進めていた、記事ページのソーシャルボタンデザインの件ですが、デザイン変更案ができましたので、こちらを見てください。

 いつもなら、ここで全員が小さなディスプレイをのぞき込んで混乱が起きるところだが、今回は全員がタブレットを見ているからスムーズに進められる。拡大・縮小といったアクションや注目ポイントのハイライト、手書きのメモを使った情報共有もできるため、いつもより質問も多く出てきている。

編集長・ゴトウ: ここ、記事のPDF化のボタンを追加したのはなんで?

スズキ: あ、それは別の調査でPDF化のニーズが高いことが分かったので、目立たせるようにした次第です。

photo 手書きのメモを使った情報共有もできる。僕の場合、使うのはもちろんSurface Pro 3付属のペンだ

 カンペキだ。なんか自分もいつもよりうまくプレゼンができている気がする。アイデアが書きこめることを生かして、企画のブレインストーミングにも使えそうだ。ここのスペース、ホワイトボードがなくて真剣に困ってたんだよな。他の議題についても議論が活発に進み、いつもより少し短い時間で会議は終わった。効率よく会議が進めば、時間の節約にもなるのか。僕たちは今までなんてムダな時間を……。

ゴトウ: なかなか良かったじゃない。やっぱり集中して会議をするとはかどるわね。で、今回も確か“お試し”なんでしょ。コレはいつ正式に導入されるわけ?

スズキ: 今回もイシノさんを説得できたらって感じなんですよね。ゴトウさんからもオススメしておいてください(笑)

スズキ、情シス・イシノと直接対決(交渉)!

スズキ: お疲れさまです、イシノさん。デジサインTabを使ったタブレット会議は完璧でしたよ。これからはタブレットで会議の時代ですね、間違いない。こんな感じで会議ができたんですよ。

photo タブレットを使った会議で活発な議論が生まれた!

イシノ: えー。ちょっとさすがにこれは“盛り”すぎじゃないの?

スズキ: いやいや、本当に効果があったんですってば。会議の時間も短くなりましたし、懸案の“会議室不足”問題に効果が出るかもしれませんよ。

イシノ: うーん。でもちょっと数値化できない話だし、上を説得するのが難しいんだよなあ。

スズキ: もともとは営業資料をタブレットで見せるツールですからね。営業資料の印刷を減らせるというメリットもあるはずです。イシノさん、情シスとして“ペーパーレス”のミッションを持っていませんでしたっけ。

イシノ: (ギクッ)……確かに、それで昔タブレットでの会議を考えたこともあったよ。

スズキ: そうなんですか!?

イシノ: うち、全社員にタブレットを貸与してるじゃない? あれの活用法を考えろっていうミッションがあってね。でも、会議システムを全社員に使わせようとすると意外と高くて、コスト削減の観点だけだとトントンか不利になってしまうことが多いんだ。でも人が増えた今なら……。

スズキ: はあ、そういうものなんですか(よく分からないけど)。営業資料の方はどうですか?

イシノ: ウチの営業は大体クライアントに合わせて商品を提案するから、その全てのバリエーションを管理ツールに入れるのは、あまり現実的ではないかな。それでも媒体資料とか料金表とかベーシックかつよく使うものや、挙げるとキリがないような、めったに使わない雑多な資料を入れておくのは有効かもね。それに……。

スズキ: それに?

photo 配信するコンテンツを登録する管理画面。簡単な操作で一括管理ができる

イシノ: PCとかのクライアント端末に資料を入れて持っていく人もいるらしいんだけど、ファイルサーバの資料が更新されているのに気付かなくて、旧バージョンを持っていくっていうミスがたまにあるらしくてさ。一括で管理するとメリットが出る部分もあるかもね。

スズキ: お!そしたら?

イシノ: 分かった分かった、ちょっと検討してみるよ。モバイルの通信環境をどうするかとかいろいろ問題はあるんだけど、まずは営業にもニーズを確認してみないとね。


 お手軽にタブレット会議が実現できる「デジサインTab」。実際に使ってみて、どうにか今回も交渉は成功(?)したようです。タブレットでの会議をやってみたいと思ったら、僕のように情シスに聞いてみてはいかがでしょう。紙の印刷を減らしたいと悩む情シスにはササる提案になるはずですよ。

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提供:株式会社大塚商会
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2015年12月30日

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