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» 2016年03月01日 10時00分 UPDATE

まだ使ってないの? 名刺管理サービスの活用がビジネスを左右する理由とは?

近年、「名刺管理サービス」を導入する企業が増えてきている。なぜいま、名刺管理への関心が高まっているのか。そのサービスは企業のどんな課題を解決してくれるだろうか。名刺管理サービスの“いま”をお伝えする。

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多くの企業が名刺という貴重な情報資産を放置している

 仕事で1人の社員が年間に数100枚もの名刺をもらうのは珍しいことではない。営業であれば数1000枚かもしれない。

 本来、企業にとって名刺情報というのは、ステークホルダーを表す貴重な情報資産だ。しかし、多くの企業は社員それぞれの属人化した名刺管理に任せてしまっている実情がある。社員が退職すればその名刺は捨てられるか、あるいは転職先に流れてしまっているのだ。

 そうした中、最近ではそれが大きな機会損失につながるとして危機感を持つ企業も増えてきている。その証拠に、企業から注目を集めているのが「名刺管理サービス」だ。

 個人向けの名刺管理アプリは日本だけでも数100万人が利用しており、法人向け名刺管理サービスを導入した企業も1万社〜2万社はあるといわれている。市民権を得たというにはまだまだの規模だが、感度の高い企業の多くが導入し始めているのは確かだ。

 名刺管理サービスは企業のどのような課題を解決してくれるのか、具体的に見ていきたい。

photo いま、名刺管理サービスに注目が集まっている

名刺情報を人脈データベースへ

 まず分かりやすいのはペーパーレス化の推進だ。紙の名刺情報が増えることは管理コストの増大につながる。名刺をバインダーに整理するのは一苦労だし、その中から特定の名刺を取り出すのはもっと大変だ。この作業にどれだけの労力を使っているだろうか。

 名刺管理サービスではOCR技術により、スマホで写真を撮るだけで簡単に名刺情報をデータ化できてしまう。出会った時期や参加してくれたイベントなどの付加情報を追加で入力することもできるのも魅力的だ。

photo アプリを開いて名刺を撮影するだけでデータ化できる

 名刺は会社によってテンプレートやフォントが異なるため、OCRでも100%完璧に読み取れるとはいえないが、専用のオペレーターが手動でデータを修正してくれるサービスもあるので安心して使用できる。

 そして、名刺管理サービスで得られる最大のメリットは名刺情報の共有にある。

 社内で名刺情報を一元管理し共有できれば、人脈データベースができ上がり、関係者の情報をいつでも誰でも取り出せるようになるのだ。これにより営業効率は大幅に上がる。

 例えば新規顧客を獲得するため、ある企業の担当者にコンタクトを取りたいとき、その人と名刺交換した人が社内にいれば、その人経由で紹介してもらうことができる。問い合わせ窓口から電話するよりもコンタクト率は格段に上がるだろう。

 他にも、セミナーなどのイベントを告知するときの送信リストとして活用できたり、人事異動によって顧客情報などを引き継ぐときにも、アプリ上で簡単に行える。部署内やチーム内など限定的に共有することも可能なため、全社員に共有するのは気が引けるという場合でも問題ない。

 紙の名刺で管理している場合、その情報を活用・共有するときには、わざわざ手入力する必要があった。名刺管理サービスはその無駄なコストを省いてくれるのだ。

 このように名刺情報を社内に人脈データベースとして構築することで多くのメリットを享受できる。また、名刺管理を一元化することで得られるもう1つのメリットは、セキュリティレベルの向上だ。

 名刺をもらったら名刺管理サービスに登録するという文化が社内に定着すれば、名刺を紙で持っておく理由がなくなる。そうすれば、名刺を紛失するリスクも大きく減るだろう。また、社員の転職に伴い、名刺が社外に持ちだされるリスクにも対応できる。

 名刺は紛れもない個人情報である。名刺管理の一元化によるセキュリティレベルの向上は、会社の信頼性を高めるという点でも貢献してくれるだろう。

まず試すなら「CAMCARD BUSINESS」が良いワケ

 今回は使い勝手良さとコスト面で定評のある、キングソフト社の「CAMCARD BUSINESS」のサービスについて具体的に紹介しよう。

photo

 CAMCARD BUSINESSは、専用のスマホアプリを開いて名刺を撮影するだけで簡単に名刺情報を取り込むことができる。名刺情報のデータ化は1枚5秒程度。アプリはiOSとAndroidに対応しており、もちろんスキャナを使い、複数枚を一括で取り込むことも可能だ。

 また、OCRの認識率は約95%と高い数字を誇る。それでもうまく認識されない場合は、オペレータに手動修正を任せることができ、最短5分で修正してくれるという。

 キングソフトのエグゼクティブオフィサー、大畠茂信氏は「初見でも簡単に使いこなせるこのシンプルさが一番の特徴。これなら使い方に困ることなくスムーズに社内への導入を実現できる」と説明した。

photo 大畠茂信氏

 さらに、Excel形式でエクスポートすれば独自に名簿を作れたり、メーリングリストに追加したりすることもできる他、『Salesforce』『Microsoft Dynamics CRM』『SugarCRM』『Google Apps』といった営業支援システム(SFA)との連携も可能だ。

 「多くの営業は、顧客情報を営業支援システムなどで管理するとき、顧客の名刺情報を手入力する必要があったが、この名刺管理サービスとの連携によってその手間暇をなくし、大幅に生産性を上げることができる」(大畠氏)

 導入費用が他社製品と比べ格段に安いことも社内導入へのハードルを下げている大きな要素だ。

 CAMCARD BUSINESSでは「STANDARD」(1ユーザー月額、税別1200円)、「PROFESSIONAL」(同、2000円)と大企業向けの「ENTERPRISE」(同、300円)の3つの料金プランを用意。競合他社のサービスと比べて、なんと約3分の1以下のコストで導入することができる。

photo 他社製品と比べて格段に安い

 STANDARDは月20枚まで、PROFESSIONALは月50枚までオペーレータによる手動修正サービスがつく。(それ以上は有料オプション)。どちらも5ユーザー以上から可能。大企業向けのプランであるENTERPRISEは手動修正サービスはなく、最低100ユーザー以上からとなる。

 導入は最低5ユーザーから導入できるため、まずは特定の部署や役職の社員だけが使うというようにスモールスタートするのもいいだろう。もちろん、ENTERPRISEプランを使って全社導入するのも名刺共有の効果を最大化できるのでオススメだ。

 今回紹介したCAMCARD BUSINESSも、いまなら10日間の無料トライアルを実施中だ。名刺管理サービスの導入を検討しているなら、まずは導入ハードルの低いCAMCARD BUSINESSを試してみるべきだろう。

photo まずはCAMCARD BUSINESSから

 特にいまは、部署異動が多いシーズンだ。新たな名刺交換や後任への引き継ぎが頻繁になるこの時期に、名刺をきちんと一元管理できていれば引き継ぎがスムーズになる。

 人事異動が多くなる4月に向けて、ぜひ人脈データベースの構築に挑戦してみてほしい。

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提供:キングソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2016年3月31日

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