マイナンバー対応のアウトソーシングサービスが注目を集めるわけ

いよいよ施行された「マイナンバー制度」。対応に追われている担当者も多いはずである。だが、いざ作業に着手したことで、いかに煩わしいのかが改めて理解できただろう。そこで注目を集めているのが、マイナンバー対応のアウトソーシングサービスだ。

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本格期を迎えたマイナンバー対応

　2016年1月から本格施行された「社会保障・税番号制度（マイナンバー制度）」。行政機関に提出する源泉徴収や支払調書などにマイナンバーの記載を義務付ける同制度への対応が、大企業のみならず、中堅・中小企業にも急速に広がっている。各種帳票は今年末に向け本格化し、残り時間を考えると、対策はもはや“待ったなし”の状況なのだ。

　だが、いざ運用段階に入り、その大変さを痛感している担当者も多いだろう。対策は、法定調書等にマイナンバーを記載するためのシステム改修だけでなく、安全管理のための専用の作業部屋の用意や、社員教育など広範にわたるからだ。

　これらを踏まえ、企業の負荷を軽減すべく2015年7月から日立システムズが開始したのが「マイナンバー対応BPOサービス」だ。これによりマイナンバー管理の各種業務を外部に切り出すことで運用の手間を大幅に削減できる。顧客数は既に200社を突破するほどニーズが高まっているのである。

社外からのマイナンバー収集に求められる心遣い

　マイナンバー対応BPOサービスは、BPOセンター、データセンターなどの運用ノウハウや、日立製作所が開発したマイナンバー管理システムなどの幅広い実績、技術を集約したフルアウトソーシングサービスである。マイナンバー収集・登録から廃棄までの管理、顧客の印刷指示に基づく関連帳票の出力処理などを包括的に請け負うため、顧客企業の現行業務を大きく変えることなくマイナンバーの管理・運用体制を整備できるのが特徴だ。

　現在、社員のマイナンバー収集が完了したが、社外関係者のマイナンバーの対策に未着手で検討を始める企業が多くなってきている。社外の収集相手は企業にとって大切なステークホルダーであり、またさまざまな立場の方がいるため、マイナンバー収集の効率的かつ丁寧な収集方法の検討や、より高度なセキュリティ対策が必要となるだろう。そうした中、マイナンバー対応BPOサービスでは、郵送によるマイナンバー収集を基本としている。

日立システムズ 産業・流通事業グループ マイナンバーサービス統括本部 担当部長の石塚郁人氏

　日立システムズの産業・流通事業グループ マイナンバーサービス統括本部で担当部長を務める石塚郁人氏は、「重要なマンナンバーの提供を幅広い層の方々にお願いするということや、収集手段の準備などのお客さまの負担を軽減するという観点から、最も一般的であり、自治体からの通知カード配布にも使用されている郵送でのやり取りが最適な方法だと判断しました」と強調する。

　また、収集したマイナンバーは、指静脈認証や監視カメラ、電子キーなどによる入退室の管理など極めて気密性の高い独立区画によりセキュリティを高めた「マイナンバーBPOセンター」に集められる。そこではスーパーバイザーの監視の下で、専任スタッフによる登録作業が行われ、日立システムズの堅牢なデータセンターに設置されている「マイナンバー管理センター」内の「マイナンバー管理システム」にマイナンバーデータが登録される。マイナンバー管理システムは、高度なネットワークセキュリティによる情報漏洩対策が施されている上、第三者が利用できないよう高度な手法で暗号化したIDデータとしてマイナンバーを管理しており内部からの漏洩に対しても高度な技術的安全管理措置がとられている。

　日立システムズ 営業統括本部 マイナンバー拡販プロジェクト プロモーション担当の藤井大輔氏は「各施設の緊密な連携を通じ、マイナンバーBPOサービスでは、マイナンバーの運用管理の極めて高度なセキュリティ対策が実現しています。」と力を込める。

マイナンバー対応をきっかけに、業務全体を見直す

　マイナンバー対応では、業界ごとに特有の課題がある。例えば、メーカーの工場では、全員にはPCが配布されておらず、専用システムからのマイナンバー収集は難しい。とはいえ、各工場にて取りまとめ責任者が対面でマイナンバーと本人確認を実施すると本社側の取りまとめ担当者のみならず、各工場でのマイナンバーに接する機会が発生するため、安全管理の対象範囲が広がってしまう。

　また、出版業界においては支払先の作家の情報がペンネームしかなく、本人確認方法の検討に苦労しているなど、それぞれの業界で悩みの形はさまざまだ。

　このような業界ごとのお悩み・課題にも200社の実績を生かし日立システムズは解決のノウハウを蓄積している。

業務運用の課題と解決策

　自社で運用する場合、マイナンバー対応の専任者を決めたとしても、異動や退職に伴う体制変更が発生し、引継・教育などにより安定した運用を行うことは難しい。また関連する法制度の改定により対策の見直しが必要になるかもしれない。それもマイナンバー対応BPOサービスを導入すれば気にする必要はなくなるのだ。

日立システムズ 営業統括本部 マイナンバー拡販プロジェクト プロモーション担当の藤井大輔氏

　また、マイナンバー対応を機に、現行業務の洗い出しを行い、効率化に着手しようとする企業は少なくない。将来的には、マイナンバーの利用範囲の拡大や、個人情報保護法へのマイナンバー法の統合と法改正も控えており、それを見据えた業務効率化は、企業にとって見落とせない課題となる。その中でマイナンバーの関連業務と結び付きの深い給与計算業務のアウトソーシングを検討する企業も増えている。そうしたニーズに対応すべく、日立システムズでは給与計算サービスを手掛ける日立トリプルウィンと協業し、給与計算や年末調整など、関連業務を請け負える体制も整えた。

　「公官庁への帳票の提出などは、自社の担当者以外には、社会保険労務士や税理士などの有資格者しか行えません。日立トリプルウィンとの連携により、そのネットワークの活用が可能となり、より業務に踏み込んだ支援も行えるようになったのです」（石塚氏）

　ここまで説明した通り、マイナンバー制度への対応は一時的な対策のみならず継続的な運用と見直しが必要になる。一度アウトソーシングしてしまえば、自社でシステムや運用を見直す手間は不要だ。マイナンバー対応をきっかけに、リソースを有効活用し、より積極的な業務改善に舵を切ってみてはいかがだろうか。

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