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» 2016年06月01日 10時00分 UPDATE

さらば、手入力作業:残業は当たり前? もう「入力業務」に苦しみたくない!

ペーパーレスが叫ばれて久しいが、いまだ多くの企業では伝票や報告書など紙書類を中心に仕事が回っている。そこで発生するのが、紙に書かれた数字などのデータをシステムに入力する業務である。この作業に貴重な時間を取られている担当者は少なくない。そうした彼らを手助けする方法はないものだろうか……。

[PR/ITmedia]
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 カタカタカタ……。カチカチカチ……。午後10時を回り、オフィスにはもう人がほとんどいなくなった中、黙々とPC画面に向かってキーボードを叩いてはマウスをクリックする社員。仕事の効率化やコスト削減などを目的に企業でペーパーレスが叫ばれるようになって久しいが、どこ吹く風。この社員の机の脇には膨大な紙書類が積み上がっている。

 読者の皆さんにとっても、これは決して見慣れない光景ではないはずだ。特に経理や総務などの管理部門、営業事務などの人たちは日常茶飯事と言えるかもしれない。つまり、手書きの伝票や報告書といった紙書類に書かれている数字などの情報をPC(システム)へ一つ一つデジタル入力する業務が依然として企業に根強く残っているのである。

 けれども、これは当然、企業のビジネスにおいて利益を生み出すようなメイン業務となるものではないため、多くの担当者は通常の業務が終わった後に、入力作業を行っているのが実態である。月末や年度末になるとその対応に忙殺され、残業の日々が続くのだ。

 ここでこうした入力業務に悲鳴を上げる現場の実例を少しのぞいてみよう。

月に200時間も入力業務に追われる……

 全国で数百店舗を展開するある小売業では、いまだ紙を中心とした業務が根強く残っている。例えば、店舗ごとのスタッフ管理や小口精算、伝票処理などを本社の管理部門で担当していて、人事が届出書および申請書のシステム入力を月200時間、経理が小口精算入力を月80時間、商品管理部が伝票入力を月30時間かけて行っている。小口精算は毎日のように処理が発生し、月間でその入力枚数は400を超えるという。電子化された情報であってもシステムへのインタフェースがないため、結局は画面から入力しなければならないという。作業量の多さも然ることながら、膨大な紙書類を保管するスペースの確保にも同社は頭を悩ませている。

 また、産業廃棄物の収集などを行っている会社では、トラックドライバーから日々上がってくる作業報告書を日報システムに入力、その数は一日1500枚に上り、処理時間はすべての営業所を合せると毎日延べ20時間におよぶ。入力済みの紙書類については、法律で5年間の保存が義務付けられているため、ダンボール箱に日ごとに保管しているというが、もし過去の書類が必要になった場合、これだけの膨大な量から特定の1枚を探し出すのは非常に時間がかかり、いかに骨の折れる作業であるかは容易に想像がつくだろう。

 もう1つの例を見てみよう。「月末月初は忙しくて残業続き。特に決算のあった翌月は多忙を極めます」――。こう吐露するのは、インターネット関連企業の経理担当者である。現在、請求書などの経費伝票を月に100枚以上処理しているが、社員からは締め切りギリギリでの提出が多いため、手が空いたときなどにコツコツ作業することが難しく、まとめて一気に作業するしかないのだという。ピーク時には朝から晩までかけて一日中、入力業務せざるを得ないのである。

入力業務を支援するスキャナOCR連携ソリューションとは?

 あくまでこれらは一例にすぎず、各社それぞれの事情もあるだろう。しかし、紙書類からの入力業務が担当者の大きな負担になっているのは間違いない。こうした業務から解放する手段はないのだろうか。

 その一助となるのが、伝票・日報自動入力ソリューションだ。これは、PFUの業務用イメージスキャナ「fiシリーズ」と、手書き文字を高精度に認識するソフトウェア帳票OCR「DynaEye EX」、アシリレラの自動入力ソリューション「ロボ・オペレータ」を組み合わせたものである。

機器・ソフトウェア一覧 機器・ソフトウェア一覧

 業務用イメージスキャナfiシリーズはコンパクトモデルから標準的な据え置きモデル、多様な原稿をそのまま置いて高速で読み取り可能なモデルなど幅広いラインアップを用意。DynaEye EXは、イメージスキャナとPCを用意するだけでOCR業務を行なうことができ、手書き数字や英字、カタカナ、漢字といったさまざまな文字や、手書きマーク、バーコードに対応する。

 具体的なソリューションの流れはこうだ。まずイメージスキャナで紙書類をスキャニングしてデジタル化する。それをDynaEye EXで文字認識させてPCにデータを取り込み、細かな修正などをかけて、最後に、例えば経費伝票入力であれば、連携する経費精算システムにロボ・オペレータを使って自動入力する。

 このソリューションを利用することで、スキャニングからシステム入力まで、最大75%の作業量を削減できる(*)。また自動化することで単純な入力ミスはなくなる上、入力データ量が多ければ夜間に作業させておくことも可能だ。最初からすべて手作業で行うのと比べて、その業務効率の高さは圧倒的であることに異存はないはずだろう。(*導入先の業務内容により削減率は異なります)

システム改修などの投資は不要

 同ソリューションの最大の特徴は、完全にペーパーレス化するのではなく、既存の紙運用による業務は残しつつも、そこから派生するシステム入力業務のプロセスをデジタルに変えることで全体を効率化する点である。多くのビジネスパーソンにとって現状の業務のやり方がまったく変わってしまうというのは大きな抵抗感がある。そうした問題を払しょくできるのだ。

 また、システム入力についてはロボ・オペレータの画像認識技術を活用することで、既存システムを改修する必要なく、基幹システム・ブラウザ・表計算ソフト・AS/400のようなレガシーシステムへの自転入力も可能。

 大規模な設備投資が可能であれば、システムを改修して連携ソリューションを作ったり、タブレット端末を導入したり、システムそのものを刷新したりと、紙による業務をどんどんデジタル化できる。ただしそれには数千万円規模となるため、多くの企業は現在でも紙の伝票や日報などを中心で業務を回している。

 さらに設備投資が縮小されていく中、数千万円どころか数百万円規模のコストでも厳しいのが実情である。そのためシステム改修などを不要とする同ソリューションは、特にコストをかけて業務改善を図れない企業にとって大きな価値をもたらすという。

業務部門主導で導入、成果をすぐに実感

 一方で、実に簡易的なソリューションで、システム開発もいらないため、導入は業務部門主導で行えるという利点がある。設定画面のGUI(グラフィカルユーザーインタフェース)は分かりやすく業務ユーザでも設定できる。もちろんシステムエンジニアなどによる導入・運用サポートも用意されている。

ソリューション導入前後の効果比較 ソリューション導入前後の効果比較

 一般的にこうしたITソリューションを企業が導入する際、必ずと言っていいほど情報システム部門がかかわってくる。業務部門としてはすぐに業務を効率化したいと思っていても、情報システム部門が多忙などですぐに対応できず、結局ソリューション導入まで数カ月かかってしまうというケースは少なくない。

 今回のソリューションは業務部門主導で導入作業を進めることができる上、OCRや自動入力の設定を含めて1〜2日程度で完了するため、すぐにその成果を体感することが可能となるのだ。

 企業を取り巻くビジネス環境の変化は目まぐるしく、業務の無駄や非効率性を極力排除していかなければ勝ち残っていけない時代になった。そこで単純なデータ入力業務から脱却し、経理や人事など各担当者は力を入れるべき本来の仕事に打ち込むことが重要なのだ。それが企業の競争力を高めることにつながるのだから――。

※伝票・日報自動入力ソリューションはPFUビジネスフォアランナー株式会社と株式会社アシリレラの共同で開発したソリューションです。当ソリューションは株式会社富士通マーケティング及びパートナー企業からご提供致します。
※参考価格:100万円〜(導入費用は除く)
※当ソリューションに関するお問い合わせ先はこちらまで

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提供:PFUビジネスフォアランナー株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2016年6月30日

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