ファイルサーバを社外から利用したい！ その「現実解」とは

他社との競争が激しさを増す中、社員間のコラボレーション強化が企業の経営課題になっている。その対応に向け、社内外を問わないファイル共有が強く求められているが、その中でも社内文書を管理するファイルサーバは、現状では社外からの利用には制限が多い。この状況を打破するための現実的な方策について探りたい。

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ファイルサーバの決定的な問題点

　ビジネスの現場では日々、環境の変化や顧客の要望に対して迅速に対応するために、業務文書の組織的な共有の徹底が強く求められている。この要請に応える上で、今やファイルサーバはあらゆる現場部門にとって欠かせない存在である。

　ファイルサーバは、社内ネットワーク内への配置だけで記憶装置を社員間で共有でき、事前にファイル管理のルールを策定することで、必要なファイルを社員がいつでも閲覧できる。言葉にすると一見地味だが、ファイルサーバが一般化する以前は、メールや記憶メディアなどを使って社員間でファイルを直接やりとりしていた。そのために手間と時間を要していたことを考えれば、ファイルサーバの存在意義は情報共有の抜本的な改善と業務効率化の両面において極めて大きいといえるだろう。

　ただし、課題も残されている。外出機会の多い営業職などであれば、外出先からファイルサーバにアクセスし、プレゼン用の資料を手直ししたり、過去の見積書を確認したりといった要望を持つはずである。

　だが、現状では情報セキュリティ対策のために、ネットワーク面で社外からのアクセスが厳格に遮断されており、外出先からのファイルサーバの利用は基本的に不可能である。

社内外の断絶を解消する新製品「DocPlug」とは

　競合他社との競争が激化する中、競争力の強化に向けて社員間のコラボレーションは経営課題に位置付けられるまでになった。ワークスタイル変革の必要性が強く叫ばれる理由も、まさにそのためだ。そして、コラボレーション強化のためには各種ファイルへの社内外を問わないシームレスな共有が不可欠だ。

　そこで、打開策もいくつか編み出されてきた。通信の暗号化により高いセキュリティを確保したVPNや、仮想デスクトップ（VDI）によるリモートアクセスが代表的なものだ。ただし、それらに共通するのが、専用装置やシステム追加が必要とされるため、環境整備に少なからず初期コストを要し、また、運用負荷も高まらざるを得ないという問題だ。

　コストをできる限り軽減しつつ、社内外を問わないファイル共有を手軽に実現できないか――。そのニーズに対する“解”ともいえる新製品が2016年7月に登場した。それが、鉄飛テクノロジーの「DocPlug」である。

　鉄飛テクノロジーの代表取締役を務める岡田国一氏は、「ファイルサーバのネットワークの“断絶”により、社外でのファイル利用は、メールへのファイル添付という旧態依然のレベルにとどまっています。つまり、ファイルサーバはネット側の進化に取り残されているわけです。DocPlugはその問題を解決します」と説明する。

「DocPlug」

　DocPlugは、既存ファイルサーバやNAS（ネットワークを通じてアクセスできる外部記憶装置）を活用し、セキュリティを確保しながら社外からファイルサーバへのアクセスを実現するソフトウェアパッケージだ。

　仕組みは至ってシンプルだ。基本的にファイルサーバとPCに専用ソフトウェアをインストールすることで、両者間でのSSLによる安全性の高い暗号化通信を通じて、社外でも社内と同様の利用環境を実現する。ハードウェアの追加は一切不要であるため、導入コストや運用負荷も抑えられることができ、社内外の断絶は抜本的に解消される。

　そのうえで、DocPlugでは機能に一工夫が凝らされている。中でも特徴的なのが、仮想ネットワークドライブ対応によって、リモート環境でファイルサーバ内のファイルを編集する際に、ファイルの閲覧のみならず編集や保存も“ファイルサーバ上”で完結して行える点である。PCにファイルをコピーして編集、そしてアップロード――という一連の煩雑な手順を排除することで、使い勝手が飛躍的に向上させた。

社外でも社内と同様の利用環境を実現

　また、ファイル編集時には同時編集を防ぐ排他機能が働くことで、ファイルの一元性を保ちつつ、効率よく共有・管理することも可能だ。

　使い方は極めて簡単で、ファイルサーバとの通信の確立後は、Windowsエクスプローラーで社内と同様の操作を行える。閲覧専用のブラウザ画面により、タブレットやスマートフォンなどによるサムネイル表示にも対応済みだ。

スマートフォンからの閲覧も簡単

容易に組織的な情報共有に乗り出すことができる

鉄飛テクノロジーの代表取締役、岡田国一氏

　近年になり、外出先から各種ファイルへのアクセス環境を整えるために、クラウド型オンラインストレージサービスが注目を集める。では、企業として果たしてどちらを選択すべきか。岡田氏の答えはこうだ。

　「両者にはそれぞれメリット、デメリットが存在し、あらゆる企業に共通する指針は残念ながら存在しないのが実情です。ただ、1ついえるのは、DocPlugでは既存のファイルサーバを活用するため、データ移行に伴う手間が一切不要なことです。つまり、それだけ容易に組織的な情報共有に乗り出すことができるわけです」

　業態により割合は異なるが、全社員が営業部門のようにリモートアクセスを必要としているわけではない。クラウドは全社員が利用できる半面で、「余分なコストを支払っている」とみることもできる。一方で、全社データを整理・集約する際には、クラウドも選択肢となり得る。DocPlugでも、クラウド上での動作を検証済みだ。

リモートアクセスで情報漏えいリスクにも対応

　これまで、外出先でファイルサーバを利用できないため、事前に大量のファイルをPCに入れて持ち歩くケースが少なくなかった。ただし、そこで問題となるのがセキュリティだ。この手法では、PCの紛失による情報漏えいリスクが避けられない。もちろん、ファイルの数が少なくても、機密度が増すほど紛失時の企業の打撃も甚大なものとなる。

　こうした事態を危惧し、社外へのファイルの持ち出しを禁じている部門や組織は多い。例えば、機密データや個人情報を扱う機会の多いメーカーの開発部門や自治体、医療機関などが挙げられる。

　DocPlugでは仮想ネットワークドライブ機能により、端末にファイルを残さない、組織的に安全なファイル共有が可能だ。岡田氏は、「社内でのファイルサーバの有効性を考慮すれば、社外でも利用しない手はありません。それを実現する手段こそ、セキュリティにも配慮したDocPlugなのです」と力を込める。

30ユーザーまでは無料　あらゆる企業規模に対応

　DocPlugの導入コストは30ユーザーまでであれば、何と無料である。また、100ユーザーまでであれば8万8000円（税込）から、それ以上のユーザーでも77万円（同）からと極めて安価な料金設定となっている。

　いずれの場合もシステム、構成が大きく変わることはない。スモールスタートで小規模から始め、効果が確認され次第、ライセンスを追加購入するといった方法がとれるほか、あらゆる規模の企業に合致したリモートアクセス環境を実現できることも魅力である。

　鉄飛テクノロジーは今後、DocPlugの文書の全文を対象としたサムネイルの自動作成や、閲覧ファイルの印刷禁止など、利便性と安全性をさらに強化していく考えだ。もちろん、ライセンス料の変更は一切ない。

　ファイルサーバの場所を問わない利用。この新たなアプローチによる競争力の強化に向け、DocPlugの活用の場は今後、さらに裾野を広がることに間違いはなさそうだ。

もっと詳しく知りたい方に

オンラインストレージ・パッケージ DocPlug

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