ITmedia ビジネスオンライン

自社内・国内外拠点との情報共有がここまで楽になる！　その新手法とは？

情報共有とは何か？　要は連絡を密にすることで、連絡相手との齟齬（そご）を無くす作業と言える。だが、やりとりの過程では誤解や無駄が生じることもある。情報共有で重視されるコミュニケーショントラブルの回避。この自社内や拠点間での情報共有、ファイル共有をスムーズに流れることを目指しているのが、ダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud-BOX」である。

» 2016年08月23日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

外出先、自宅でもオフィスと同じ環境を提供する情報共有ツール

　IT化による書類の電子化が進みながらも、「情報共有」に悩まされる企業は今なお多い。それはとりわけ、自社内、あるいは、取引先や国内外拠点間とのやりとりで顕著だ。また、最近スマートデバイスの活用などの時間や場所にとらわれない、新しいワークスタイルを取り入れる企業も増えてきている。しかし、この場合、さまざまな場所から社内へのアクセスが発生するため、高度なセキュリティが欠かせない。

　そこで法人向けオンラインストレージが検討される。実際、企業におけるクラウドコンピューティングの浸透度は、大企業において約75％に達している。平成27年版情報通信白書によると一部でもクラウドサービスを利用していると回答した企業の割合は38.7％であり、平成25年末の33.1％から5.7ポイント上昇している。

　企業におけるクラウドコンピューティングの活用は、利用価値や効果が見えやすい、情報共有環境を支援するコラボレーション系のアプリケーション、すなわちオンラインストレージ、ビジネスチャット、オンライン会議などを中心に導入が増えている。

　ただし、データ消失のリスクやクラウド上にデータを置くことによる情報漏えいを懸念する企業は多いのも事実だ。そうした中、近年になってオンラインストレージにおいては、それらの課題を克服し、独自の付加価値によって、利用者を急増させている製品も存在する。それがダイレクトクラウドが提供する「DirectCloud-BOX」だ。

DirectCloud-BOXの主な機能

セキュアなビジネス環境の提供、社外からでも会社のデータに安全なアクセスが可能

　DirectCloud-BOXでは既存のオンラインストレージの問題点がどのように解決されているのか。複数あるがその中の1つが高度なセキュリティ機能である。

　クラウド上で安心・安全なファイル共有を実現するため、デバイス認証、IPアドレス制限、ワンタイムパスワードなどのアクセス制御機能、さらにウイルス対策を始め、通信経路、パスワード、保存するデータの暗号化などの各種セキュリティ機能が搭載されている。

　このセキュリティ機能に加えて、DirectCloud-BOXでは堅牢なインフラを提供している。具体的には、99.99％以上のストレージ耐久性を誇るAmazonのS3ストレージを採用するとともに、サーバの配置先には国内のデータセンターを選定。これによりDirectCloud-BOXは99.95％以上のサーバの可用性が実現されている。堅牢性、可用性とは、預けたデータが毀損（きそん）されない確率と、サービス停止に陥らない確率のことだ。つまり、いつでも確実にファイルのやりとりができる環境を整えることができるわけだ。

　加えてDirectCloud-BOXでは、独自の管理画面によって、IDとパスワードによる利用状況の見える化を通じた不正利用のあぶり出しや、端末ごとのアクセス制御など、セキュリティ対策のための豊富な機能をそろえている。

　これらの対策がなされていることから、自社内、国内外拠点間を問わずスムーズなファイル共有のできる環境、すなわちワークスペースの提供へと繋がっている。

情報共有の無駄をなくす「コメント投稿」「世代管理」機能で利便性が飛躍的に向上

　DirectCloud-BOXが独自の付加価値に注力し、ユーザー獲得の原動力となってきたのが、社内外との「コラボレーション」を主眼とした多様な機能群である。その1つが、ファイルをやりとりする際での「コメント投稿」機能だ。

　社内外でファイルをやりとりする目的の多くは、相手先に内容を確認してもらい、そのフィードバックを得ることにある。これまでメールや電話などによる連絡が必要とされたが情報が集約されておらず、伝達ミスなどのトラブルが発生しやすい状況が続いていた。

　それに対して、DirectCloud-BOXはファイル送信と共にコメントを送ることができるため、情報がファイルに紐付き集約される。ファイル起点での情報共有となり、同じファイルを共有されているメンバーにはメールでの「コメント投稿通知」も自動で届くことから、連絡にかかわる手間ひまを効率化してくれる。何度もファイルをやりとりする業種・業態で働く人なら、そのメリットを容易に理解できることだろう。

　また、情報のやりとり過程でファイルに変更を加えながらも、元のファイルを利用したいケースもある。DirectCloud-BOXでは全プランに10世代まで管理可能な「世代管理機能」が搭載されている。

　その利便性は非常に高く、修正前のファイルの状態にクリック操作だけで瞬時に変更できる。コラボレーションの過程では、思わぬ要因により修正の復元が求められることもしばしばだが世代管理機能により、そこでのロスを最小限に抑えることが可能になるわけだ。

細やかな共有範囲が設定可能

　近年、ワークスタイル改革の必要性が強く叫ばれているようになり、社外でも社内と変わらぬファイルへのアクセス環境の整備が強く求められている。ただし、そこでの問題点は、外出先の社員がノートPCにファイルをダウンロードすることで端末紛失による情報漏えいのリスクが避けられないことである。万一、機密情報が含まれていた場合には経営に大きなダメージを被る可能性がある。

　その点においてDirectCloud-BOXが活躍するのが、ファイルをダウンロードすることなく確認ができる「プレビュー機能」である。Office系やPDFなどのファイルをやりとりする際に、相手にファイルのダウンロードを許可せず、「閲覧」だけに制限することができる。

　また期間限定でのファイル共有をする相手には「ゲスト招待」によるアクセス権の付与により、期間を指定して特定のフォルダだけを公開することも可能となっている。このように、必要に応じて情報共有の対象範囲を簡単に設定できるので、リスクもそれだけ削減できるのである。

オンラインストレージとシームレスに連携できる各種コミュニケーションツールも充実

　DirectCloud-BOXでは、オンラインストレージでの情報共有効率をより高めることのできるコラボレーションを目的としたオプション機能も拡充させている。その1つが、「DirectCloud-VIDEOOFFICE」である。

　同サービスは、動画や音声でのコミュニケーションに力を入れており、利便性も非常に高い。例えば、ビデオ会議中、「ホワイトボード上にメモをする」「1つのファイルを参加メンバーで共有しながら打合せ」をする、といった実際の会議さながらの直感的かつスムーズな会議進行をサポートしている。

　同じく企業向けとして、社員間のコミュニケーション効率を向上させるビジネスチャット「DirectCloud-TALK」。こちらはテキスト中心のコミュニケーションツールだが、分かりやすいユーザーインタフェースを採用している。スマートデバイスに標準対応し、データ、通信、パスワードの暗号化といったセキュリティはもちろん、企業向けとしてのユーザー管理機能も充実しており、同社は今後もコミュニケーション機能の拡充を積極的に進めていく考えだ。

利用ユーザー数は無制限！　それでも安価な価格設定も実現

　ここまで述べてきた各種の機能により、DirectCloud-BOXの利便性が高いことは明らかだ。しかも、料金設定も極めて安価であり、最も利用されている「スタンダード」では、月額3万円（税込）で、社内外との共有ワークスペースと、モバイルデバイスの社外活用をサポートする。しかも、驚くことに利用ユーザー数は無制限である。

DirectCloud-BOXのコア・コンピタンス

　近年、業務部門が個人で勝手にオンラインストレージを利用するいわゆるシャドーITのリスクが問題視されている。その勝手利用のオンラインストレージをDirectCloud-BOXに置き換えることで、情報漏えいのリスクを抜本的な低減に繋がる。「ユーザー課金ではない」という安心感から全社員に導入がしやすく、シャドーIT排除の決定打となりうるオンラインストレージサービスとなっている。

　今回は情報共有だけにスポットを当てているが、DirectCloud-BOXは企業向けとして求められるLDAP認証や各種権限設定、ログ管理など多くの機能を提供している。詳しい情報はメーカーのWebサイトにて確認することお勧めする。

　繰り返しになるが、ワークスタイル改革の必要性が強く叫ばれる今、社外でも社内と同じようにファイルへアクセスし、手軽に、そして安全に作業ができる環境の実現が求められている。その意味で、DirectCloud-BOXの存在感は今後さらに高まっていくだろう。