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» 2017年09月28日 10時00分 公開

紙の手書きはもう古い? 「PDF+電子サイン」が企業ビジネスにもたらすこれだけのインパクト

紙文書への署名または記名・捺印による契約は、古くから日本に根付く商慣習である。それは紙ならではの利便性の高さでもあるが、逆にそのことが契約のデジタル化を阻む大きな要因となっている。この課題克服の鍵は、デジタル化されたサインが、本当に本人のものかどうかを証明する仕組みだ。その実現方法とはいったいどのようなものなのだろうか?

[PR/ITmedia]
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従来は紙での契約が主流だったが

 契約書に目を通し、問題がなければ所定欄に署名または記名・捺印する。日本で各種契約を行う際に、当たり前のように見られる光景だ。読者の皆さんもきっと経験したことがあるはずである。

 紙にインクで書かれた文書は、長期にわたって内容の可読性を維持でき、書き換えも難しい。また、紙は持ち運びも容易で、折りたたんだり、筒状に丸めて保管できたりと扱いも容易だ。署名もペンを自身の手で走らせるだけ。つまり、紙媒体での契約はそれだけ信頼性や利便性が高いのだ。筆跡鑑定により高い精度で本人確認が行えるため、法律上も本人の署名があれば私文書として成立する。さらに、自身の印鑑を捺印するのは、真正性をさらに高めるための日本独自の商慣習だ。

 ただし、そんな便利な紙も大量となれば扱いが大変だ。保管時の手間はもちろん、重量も増し、容量もかさみ、必要なものを見つけ出すのも一苦労である。そこで、多くの企業が取り組んできたのが文書の電子化だ。これにより紙を一掃でき、検索性も格段に高められ、さらに各種ネットワークを介して文書データを転送したり、場所を問わず閲覧したりといったことも可能となる。ひいては、コスト削減や業務効率化など、多様なメリットを享受できる。

 2005年には保存義務のある文書の電子化を認める「e-文書法」が施行され、法制面も整備された。加えて、近年のスマートフォンやタブレットPCなどの普及を追い風に、そういったスマートデバイスを業務で利活用する動きが加速している。ある調査会社の調べでは、業務効率化を目的にスマートフォンやタブレットを導入する企業が増えており、今や文書の電子化は単なるコスト削減にとどまらない。

デジタル技術ならではのリスク

 ただし、業務における完全な文書の電子化にはまだ障壁があった。契約書に関しては、技術的にはタブレットと電子ペンなどで自筆のサインが可能になったにも関わらず、今なお紙ベースで行われることが大半だ。その結果、各種業務の電子化が進みながらも契約書がボトルネックとなり、業務全体の効率向上を阻む事態を招いている。

 主な理由に挙げられるのが偽造リスクだという。スカイコムの技術本部 SE部で課長を務める新栄大助氏は、「デジタルデータは複製や改変が行いやすく、相手にサインや捺印を複製、悪用されない仕組みを構築するのは、相当のコストを覚悟しなければいけません。もちろん電子署名法に基づく認定された電子証明書でも、本人性の保証や改ざん有無の検知は可能ですが、個人顧客まで電子証明書が普及していないのが実状です。そのため、今なお紙の契約書が広く利用されています。加えて、紙への署名または記名・捺印は商慣習としても広く根付いていており、心理的な面での抵抗感が大きなことも電子化を阻む一因に挙げられます」(新栄氏)

 ただし、確実に潮目は変わってきていると新栄氏。近年になり宅配便の受け取りや、クレジットカード決済などで電子サインが利用される機会が増え、人々の心理的な抵抗も薄らぎつつある。残る課題は偽造リスクだが、ITの革新によって対応手段はすでいくつも登場している。中でも、多くの人々が慣れ親しんだPDFファイルへの電子サインデータの埋め込みによって信頼性と利便性を高いレベルで両立し、金融機関を中心にユーザーの裾野を拡大し続けているのが、スカイコムの「SkyPDFシリーズ」である。

タブレット端末で表示したPDFドキュメントに手書き文字入力/電子サインが行える「SkyPDFソリューション」 タブレット端末で表示したPDFドキュメントに手書き文字入力/電子サインが行える「SkyPDFソリューション」

多様なデータから電子サインの真正性を担保

 PDFは古くから文書ファイルとしてビジネス現場で使われてきたもので、08年に国際標準化機構によってISOと指定されたファイル形式だ。文書の「見読性」「保存性」「真正性」「原本性」が保証されていることから、PDFへの電子サインの記述が契約書の電子化の切り札になると早い段階から期待されてきた。

 だが、そこには課題も残されていた。単に電子サインを加えただけでは、悪用されたものでないことの証明が困難なことだ。これを抜きには、契約の真正性の担保は不可能である。

SkyPDF

 実のところ、電子サインをうたう商品の中には、契約書と電子サインの画像データや付随する情報を紐づけた管理にとどまっているものが少なくない。対して、SkyPDFソリューションは、データをファイル自体に埋め込むPDFの「コンテナ機能」を活用し、サイン時の筆跡や筆圧、ストロークの速度、さらに位置情報や日時などをファイルそのものに格納しているのだ。新栄氏は、「それらのデータに基づく多角的な本人確認によって、たとえサイン自体は極めて類似していても、不審点をあぶり出し、偽造されたものか否かを高い精度で判別できます。データは暗号化しているため、だまし通すことは現実的に不可能と言えるのです」と胸を張る。

 しかも、デジタルデータの利便性は継承されている。契約書の中には、記入スペースが限られているものも少なくない。だが、SkyPDFソリューションでは書いた文字サイズの変更にも対応。記入時には大きな欄を用意し、縮小して欄内に配置することで、記入の苦労を軽減できる。もちろんその場合でも、サインの真正性は担保されたままだ。

「一括入力/一括サイン」「手書き文字認識」「PDFフォーム」といった機能で手間を抜本軽減

 例えば、金融や自動車などの商品では、関連サービスなども含めて購入時に契約書が何枚にもなることが一般的だ。だが、自分の名前や住所を何度も書くのは骨の折れる作業である。これについてもSkyPDFソリューションでは、複数帳票に名前や住所、サインを記入する必要がある場合、1度の記入で済ませる(転記する)ことができる。

 また、手書きで入力した文字を認識してテキスト化することで名前や住所の入力、それらのフリガナ自動入力といった入力補助・支援や、ホストへ受け渡すデータとしての役割を果たすとともに、ホストから受け渡された顧客情報を、各種フォームコントロール(テキストフィールド、ラジオボタン、チェックボックスなど)を配置したPDF帳票にセットし、初期表示データとして扱うことができるなど、入力時の手間や負担を大幅に軽減できる。

 近年になり消費者保護の観点から、契約内容が分かりにくい商品は、販売時における十分な説明が企業に義務付けられようになった。これを受け、契約時には契約書に加え、事前説明を確認する書類へのサインが行われることも増えたが、SkyPDFソリューションを使えば、それらの書類にサインした時間が正確に分かるため、十分な説明があったかを推し測ることが可能。ひいては、不適切な行為への改善活動にもつなげられる。

 「金融商品などは種類が多岐にわたり、説明を受けている中で消費者が別の商品に目移りすることもしばしばです。その過程で、商品ごとに書類にお客様の同意を示すサインをもらうことで、契約後にトラブルが生じた際にも、サインした時間から商品説明に問題がないことを示す証跡としても利用できるわけです」(新栄氏)

 ここまでの説明から、SkyPDFソリューションは契約の電子化に加え、ガバナンス強化にも力を発揮することが理解できたはずである。加えて見逃せないのが、社内業務への応用を通じた自社効率化ツールとしても大いに活用を見込めることである。

 大企業では部門や業務の目的に応じて、いくつものシステムが存在し、各システムで情報を重複管理していることが一般的だ。ただし、たとえ情報が重複していても、管理は個別に行われているため、情報に変更が加わった際にはシステムの数だけ人手での修正作業が発生していた。

 そこにSky PDFソリューションを使って、帳票の作成、情報の入出力を基盤化してシステム構築を行うことで、各システムに横串を刺した一元的なデータ管理が実現し、一度の修正のみで全システムへの反映が可能となる。その効果はシステムや顧客の数が多いほど必然的に大きくなる。預かり系、融資系、勘定系、顧客情報管理(CRM)など、社内に分断されたシステムがいくつも存在し、抱える顧客の数も他業種より圧倒的に多い金融機関でSkyPDFソリューションの導入が多い理由も、まさにその点にあるのだ。

 新栄氏は、「金融機関は帳票の数は他業種と比べ物にならないほど多く、その入力のほとんどが人手頼りであったことが、本来業務である顧客開拓や商品説明により多くの時間を割けないという状況を生み出していました。また、融資などの審査方法も極めて複雑で、専任の担当者が不在の場合には業務が止まらざるを得ませんでした。しかし、SkyPDFソリューションであれば、紙からの入力作業を大幅に削減でき、それだけ人材を“稼ぐ”業務にあてられます。また、アプリケーションとの連携による審査の自動化により、業務も確実に迅速化できます」と力を込める。

ペーパーレス化によるメリットはアイデアの数だけ

 紙ベースの業務改革としても有効だ。例えば、機器メンテナンスなどフィールド業務を生業とする企業では、マニュアルや設計図面を電子化し、作業の都度、作業内容や作業員の気付きを書き加えることで、現場と設計部門とのナレッジ共有やコラボレーションに役立てている。作業完了時の確認の電子サインを本部に自動転送することで、わざわざオフィスに戻らずとも作業進ちょくを本部でリアルタイムに確認できるなど、活用法はアイデアの数だけ存在する。

 「SkyPDFソリューションを使えば、ペーパーレス化が遅れ、全社業務のボトルネックとなっていた契約などの業務の電子化によって、全社的な業務効率化が実現します。加えて、ペーパーレス化によるBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)も進めやすく、他社との厳しい競争に勝ち抜くための競争力の獲得にもつなげられるわけです」(新栄氏)

 SkyPDFソリューションの活用により、企業のペーパーレス化は新たなステージに突入しているのだ。


 同社は10月26日・27日の2日間、東京国際フォーラムで開催される「FIT2017」に出展する。SkyPDF電子サインソリューションを実際に目で見て触れられる機会なので、興味を持った方は、ぜひ訪れてみてほしい。

FIT2017 金融国際情報技術展

「金融業務におけるPDF&電子サインの実用化」をテーマに「タブレット×PDF+電子サインでBPR推進」をコンセプトとした、スカイコムの「SkyPDF 電子帳票+電子サインソリューション」を、「窓口業務」「渉外業務」「帳票OpenAPI」の3つの構成で、事例とともにデモ実演を交えて紹介する。

日時:2017年10月26日(木)〜27日(金)

場所:東京国際フォーラム(東京・有楽町)

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提供:株式会社スカイコム
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2017年10月27日

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2017年10月26日(木)〜27日(金)
東京国際フォーラム(東京・有楽町)

「タブレット×PDF+電子サインでBPR推進」をコンセプトとした、スカイコムの『SkyPDF 電子帳票+電子サインソリューション』を、「窓口業務」「渉外業務」「帳票OpenAPI」の3つのテーマ構成で、事例とともにデモ実演を交えてご紹介いたします