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» 2018年01月09日 10時00分 公開

会議の強力な味方:ポリコムの“コンテンツ共有ツール”が「プレゼン力」を高める理由

いかに相手を説得し納得させるかがビジネスの成否を左右する。だが、経験豊富なビジネスパーソンであれば、そこでの会議におけるツールの“限界”もこれまでの経験から数多く学んできたはずである。そんな諸兄に朗報だ。既存のツールの弱点を補完する画期的な新製品が登場したのである。その製品とは……。

[PR/ITmedia]
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 人を納得させるのは難しい。それは顧客だけでなく、社内を相手にしても同様だ。営業の席、または部門での会議、あるいは同僚との打ち合わせ――。これらの場で、思うように上手く説明ができずに悔しい思いをした経験は、社会人ならば一度ならずあるはずだ。

 今日の各種会議用ツールは、先人たちのこうした苦労があったからこそ生まれた。今やそれらを使うことで、遠く離れた相手とも顔を会わせて、映像や音声なども盛り込んだ資料を使いつつ、説得力のあるプレゼンや、スムーズな情報共有が可能になった。何の変哲もない手元のPCも、使い方次第で立派な会議ツールとなる。

 しかし、それでもなお、説得は難しいし「せっかくのチャンスを逃してしまった」というのは往々に聞く話だ。その際に、説得材料がなければ諦めもつく。だが、例えば予想の範ちゅうを超えた議論のために資料からデータが抜け落ちていたり、判断に大きな影響がある写真がスマホにあるものの、一度に大勢には披露できなかったりなど、資料を十分に活用できないことは日々のビジネスで少なくない。

 つまり、既存のツールは、いまだ改善の余地が残されていると言える。

photo 既存の会議用ツールにはまだまだ課題が……

 もっとも、今や多くの会議室にディスプレイが配置されている。ならば、それらと端末とを接続するだけで、状況を打開できる――こう考えるのは早計だ。

 言葉にすると簡単だが、それが意外に厄介なのだ。まず、端末との接続は煩雑で、時に対応ケーブルが用意されていないこともある。また、接続後は設定作業が必要だが、使い慣れないためにスムーズにいかないこともしばしばだ。

 昔と比べれば些細(ささい)な苦労とも言える。しかし、これらがタイムリーな情報共有を難しくしていることも、また事実である、その面倒さは「あえて発言を手控える」ことも招きかねない。

 だが、「必要は発明の母」とはよく言ったものである。実はこの状況を抜本的な打開するツールが、ビデオ会議メーカーのリーディングカンパニーであるポリコムから既にリリースされているのだ。ディスプレイと組み合わせることで、端末内の手軽な資料共有を実現した「Polycom Pano」(以下、Pano)がそれである。

photo 「Polycom Pano」

スムーズな共有のための“これだけ”の工夫

 Panoを端的に説明すれば、端末のデスクトップや各種ファイルをディスプレイで共有するための“ハブ”に該当するハードウェア製品だ。ディスプレイと事前に接続しておくことで、最大4台までの端末の情報をPano経由でディスプレイに一度に表示することが可能である。

 つまり、話す人が変わるたびにケーブルを抜き、接続端末の切り替える……というあのムダな時間がなくなるのだ。特に、発言者が複数に渡る大人数での会議が多い場合、かなり便利になる。

 ただ、Panoの良さを伝えるには、この一般的な機能説明ではいささか不十分だ。その一番の魅力は、必要なタイミングに、誰でもスムーズな資料共有ができる細かな作り込みにある。

 例えば端末との接続では、HDMIケーブルに加え、MiracastやAirPlay、専用ソフトウェア「Pano App」による無線接続にも対応。これによりWindowsやMac OS、iOS、Androidなどの一般的な端末と、無線による接続が極めて簡単に行えるようになっている。具体的には、Pano本体のセットアップ後にディスプレイに表示される「接続先名」と「セキュリティコード」を基に、スマホでのWi-Fi接続と同じ感覚で作業を行うだけだ。

 利用時には複数資料を同時に、しかも手間なく共有できることも見逃せない。ディスプレイに資料が表示されている際に他の端末で資料を追加すると、資料が2つ並んだ状態に自動的に切り替わる。3つ表示する場合は上に2つと下に1つ、4つなら4分割といった具合だ。

photo 最大4台の端末画面をPano経由で手軽にディスプレイに表示できる

 これまで、ディスプレイとケーブル接続できる端末は1つに限られ、そのことが、資料比較などでネックとなっていた。読者もそのような経験があるはずだ。だが、Panoはこの問題が解消し、画質も4K対応とデザイン性の検討でも十分なレベルにある。

 また、表示方式の自動切り替えによって、参加者は気兼ねなく新たな資料を提出できるようになり、議論のさらなる深化も期待できる。なお、各資料は、「Pano トレイ」で一元管理されており、表示場所の変更や表示/非表示などを手作業で設定することもできる。

 手軽に導入できる点も魅力的だ。実際に使ってみると、Pano本体のセットアップも非常に簡単であり、ディスプレイなどとの物理的な接続、ウィザードによる各種設定を含めて、10分前後で完了した。コードを差し込むだけなので、特別なITリテラシーも必要ない。情報システム部門などに頼らなくても使えるのは非常に便利だと感じた。

 著者はMiracastを使用してスマホやタブレットの画面情報を映してみた。煩わしい設定も必要なく、アプリを開けばすぐにPanoと連動してくれる。編集部では、特集ページなどのデザインを会議で決めるのだが、Panoを使用することで、PC向けデザインとスマホ向けデザインの両方を見ながら議論できる。議論の質が向上とすると同時に、効率的な会議を実現できると感じた。

業務効率化にも寄与

 タッチディスプレイと組み合わせれば、使い勝手はますます向上する。Panoには電子黒板機能なども標準で備えており、タッチ操作で線を描いたり消したりといったほか、資料の拡大/縮小や移動、スクリーンショットの撮影も簡単に行える。

 会議中、論点をホワイトボードに書き出していったが、「余白がなくなってしまった」というのが長丁場の会議ではよくあることだ。その場合にも、画面の大きさを変更することで簡単に対応できるほか、適宜撮影した画面のスクリーンショット撮影は、議事録代わりに活用できる。

 ポリコムが手掛けているだけに、当然、同社のビデオ会議製品「Polycom RealPresence Group」との連携にも対応。HDMIケーブルで接続することで、複数ディスプレイのうち1つを資料共有用として利用できるようになる。

 マイクロソフトのクラウドサービス「Microsoft OneDrive for Business」との連携もポイントだ。実はPanoには、機器の設定管理のための「Polycom Cloud」の無料アカウントが用意されており、登録によってOneDrive上の資料をPanoApp経由で最大4つまで同時に表示できるようになる。つまり、各種資料をわざわざ端末で携行しなくてもよくなるわけだ。

 これらの結果、大人数での情報共有はより容易かつ身近なものとなる。結果、ケーブル接続や資料切り替えの手間も同時に解消されることで、業務の効率化も着実に進む。しかも、利用にあたっては既存環境にPanoを追加するだけで良いので、過去のIT投資が無駄にならないこともうれしいところだ。

さまざまシーンでの活用が期待できる

 Panoの活用シーンはさまざまだ。例えばモノづくりの現場では、多くの協力会社との協業が欠かせないが、Panoはその仕組みから、社外を巻き込んだ情報共有に極めて有効である。各種資料を同時に表示することで、教育機関では教育の質の向上にもつなげられる。利用の度に発行されるアクセスコードにより、表示させるディスプレイを確実に限定でき、医療分野などでの高い機密性が求められる用途にも役立てられる。既にここまでの説明から、具体的な使い方を思い浮かべた方も多いことだろう。

 Panoは2017年7月の発売からまだ半年も経っていないが、既に大手企業などから引き合いが寄せられている。今後は中小から大企業まで、幅広く支持されることになることはほぼ確実だ。

 企業が競争を勝ち抜くうえで、一層の情報共有の高度化や業務効率化が大切になることに異論を挟む向きはないはずだ。そのための現実的かつ身近な策として、Panoをぜひ一度、検討してみてはいかがだろうか。

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提供:ポリコムジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2018年2月8日

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