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» 2018年01月23日 10時00分 公開

9割の社員が効果を実感!:だからソフトバンクの生産性は高い! “独自ノウハウ”の「ファイル管理・共有サービス」出現

働き方改革の実現に向け、“文書管理”の見直しが急務となっている。ただし、それが一筋縄ではいかない取り組みでもあることは、これまでを振り返ることで容易に理解できるはずだ。この状況を打開するために脚光を浴びているのが、ソフトバンクの法人事業組織が自社利用しているファイル管理・共有サービス「PrimeLibrary」である。秘密はソフトバンクのノウハウに裏打ちされた使い勝手にある。

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時代を経ても変わらぬ文書管理の難しさ

 規模の大小を問わず、あらゆる企業が直面する厄介事の1つに「文書管理」がある。「必要な書類が見つからない」「ようやく見つけたと思ったら、実は古くて使えないものだった」という経験は誰しもあるはずだ。

 仕事と書類は切っても切れない関係だ。契約書はもちろん、手順書や提案資料、報告書に社内向けの通達文書――。それらを抜きに業務は成り立たず、結果として社内のあちこちで書類が溢れる。また、新たな書類も日々、作成されることで、状況の悪化を招いている。

 改善策はいくつも考案されてきた。“紙”時代の文書管理を出発点に、文書ファイルを集約管理するファイルサーバや、キーワードによる文書ファイルの検索機能、多様な社内情報の“ハブ”となる社内ポータルなどのツールは今や広く知られるところだ。

 だが、状況はいまだに変わらない。その根本には管理ルールの徹底が実は思いのほか難しいことがある。書類の“中身”は時代に応じて変わり、過去のルールが今にそぐわなくなることも実務ではしばしばだ。また、人手での作業には分類法の不徹底や人的ミスなどによる誤分類も避けられない。こうした状況では、たとえファイルサーバなどで文書を集約管理しても探す手間は確実に増し続ける。

photo 文章管理はいまだに煩雑なまま

業務効率化、働き方改革を阻む“壁”

 コストの問題もある。書類の検索性は各種検索機能や社内ポータルで確かに高められるものの、導入には少なからぬコストが必要となる。ただし、費用対効果の明確な算出が難しいことが導入の“壁”となっている。

 皮肉なことにIT化も原因の1つだ。企業では課題解決のために多様なシステムが導入され、ここにきてSNSや無料ストレージなど、シャドーITの利用も広がっている。そのこと自体は否定すべきことではないが、一方では社員が勝手にそれらを保管庫とすることで、文書が分散してしまう事態も招いている。こうなっては情報共有も簡単ではない。

 文書の検索性は業務効率に大きな影響を及ぼす。生産性の向上、ひいては働き方改革の実現が強く叫ばれる中、その改善は経営課題の1つに位置付けられるほどだ。

 では、どうすれば状況を改善できるのか。確実に言えるのは、「文書管理ルールの徹底」と「文書の検索性」の2つは、文書の全社活用の観点から絶対に外せない条件となることだ。

 ここで、「そんな当たり前のことは既に知っている。だが、それが難しいのだ」と憤る方も多いだろう。それは問題の根深さからもご指摘の通りだ。ただし、その点まで考慮された管理ツールが実はすでに存在するとすればどうだろう。それこそ、ソフトバンクのファイル管理・共有サービス「PrimeLibrary」なのである。

手間を感じさせない使い勝手

photo 「PrimeLibrary」

 PrimeLibraryは多様な文書ファイルを整理し、管理・活用するためのクラウド型サービスである。その“肝”といえるのが、文書管理の煩わしさを感じさせない使い勝手の良さだ。

 文書管理では分類の目安として文書に付与するキーワード、言い換えれば属性情報が検索性を大きく左右する。だが、付与を現場に任せるほど、異なる言葉が同じ意味に使われるなど、管理ルールが曖昧になりやすい。

 対してPrimeLibraryでは、「対象商品」「対象部門」「内容」「登録日時」など、文書管理の属性が事前にいくつも用意され、クリック操作だけで属性登録を完了することが可能だ。つまり、登録時の曖昧さが抜本的に排されているのだ

 もちろん、属性の追加や変更も可能。それだけ、ルールを現状に合致したものに保ちやすい。これらは一見すると些細(ささい)なようだが、厳格なルール運用の点で意義は決して小さくない。

 一方でいくらルールを厳守しても、登録文書が増えれば当然、検索性は低下する。そこで力を発揮するのが、視認性を高めるための細かな仕掛けだ。確認画面でファイルは一覧として表示されるが、実はその表示方法や属性情報と密にリンクしており、例えば枠の色やサムネイル画像を見るだけで、どの商品や部門を対象にした情報かがひと目で把握できるようにすることも可能だ。プレビューも一覧画面からワンクリックだけで簡単に確認できる。

photo サムネイル画像を見るだけで資料の種類が分かる

 検索性自体も高く、登録した属性情報やファイル形式による絞り込みのほか、キーワードによる検索も可能。それらを組み合わせれば、より迅速に必要な情報にたどり着ける。

 ポータルのように特定の情報を目立たせることもポイントだ。周知徹底すべき情報やアクセスの多い資料を、あたかもバナー広告やランキングのように表示でき、確実な連絡などにつなげられる。こうした「分かりやすさ」は、単なる検索機能にはない独自の価値だ。

ソフトバンクの文書管理ノウハウを集約

 PrimeLibraryの機能の数々は、実はソフトバンク社内での文書管理のノウハウに裏打ちされたものである。同社では多くの企業と同様、ほんの数年前まで社員がポータルやコミュニケーションツールなどでファイルを分散管理する状況にあったという。そうした中、資料管理と知見共有を目的に進化してきたのがPrimeLibraryの前身となるシステムだ。そこで管理される資料は今や9000以上を数え、ダウンロード回数は月に10万を突破するほどである。

 開発を一貫して指揮してきたソフトバンクの法人統括 ICTイノベーション本部の伊藤寛氏は、「機能改善の過程では現場から数々の要望やクレームが寄せられ、例えば業務系文書も管理対象に含めた際には、資料の急増による検索精度の大幅な低下で非難を浴びたこともありました。ただし、これらの改善を着実に推し進めてきたことが使い勝手の良さにつながっています。事実、サービス化に至った理由も、営業時などで顧客の目に留まり、うちでも使いたいとの声がいくつも寄せられたからなのです」と頬を緩ませる。

 もっとも、PrimeLibraryといえど、社内に分散した大量の情報を一気に集約するのは労力的に至難の技だ。そこで伊藤氏が提案するのが、共有の必要性を判断基準とした段階的な集約である。

 法人事業戦略本部 マーケティング統括部の齋藤貴義氏も「あらゆる書類を網羅する管理ルールは一筋縄では作れません。だからこそ、共有の必要性が高いものから順次進めるのが現実的な手法でしょう。管理ルールの追加や変更は後からでも行えます。限られた部門でしか利用されないのであれば、あえて集約しないという選択肢もあり、そのノウハウも私たちであれば提供できるのです」と説明した。

photo 社員の9割が効果を実感

活用法はアイデア次第!

 イニシャルコストを低く抑えられるのもメリットの1つだ。料金は最安価の容量が5GBの「ライトプラン」で月額11万8000円(税別)と、極めて費用対効果に優れた水準にある。

 伊藤氏は「ストレージ容量は5GB単位で拡張でき、書類が増え続ける状況にも容易に対応できます。また、各種文書は、いわば企業にとって大切な資産であり、十分なセキュリティ対策も必要となりますが、VPN接続などのオプションサービスのほか、各種設定によるIPアドレスなどを基にしたアクセス制御、ファイルのダウンロードの可否設定などの仕組みにより、安全性も担保されているのです」と力を込める。

 ファイルの保管と管理が目的のシンプルなサービスだけに活用法も幅広い。とある小売チェーンでは資料動画の配布方法をDVDからPrimeLibraryに置き換えることで配布コストを格段に圧縮。また、営業スタッフに配布していたiPadとの親和性の高さに着目し、リモートアクセスと組み合わせた営業支援ツールとして採用されたほか、ノウハウ共有やペーパレス化などに役立てられているケースもあるという。

photo 齋藤貴義氏(左)と伊藤寛氏(右)

 ここまでの説明で「うちでも使えるだろうか」とPlimeLibraryに興味を持たれた方も少なくないだろう。ならば、ソフトバンクが2月16日に開催予定のPrimeLibraryのセミナーにぜひ足を向けて見てはいかがだろうか。セミナーでは機能のさらに詳細な説明やいくつもの事例紹介も予定されている。実際の使い方を目にすれば、言葉で表現しきれない良さまで理解できるはずである。

 文書管理の手法は企業ごとにさまざまだ。そうした中、PrimeLibraryが現状の改善(例えばルールの徹底をしやすくする、文書共有をしやすくする、低コストで費用対効果が高いなど)に確実に寄与することだけは間違いない。

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提供:ソフトバンク株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2018年2月16日

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