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» 2018年07月05日 10時00分 公開

経営管理部門や財務部門の担当者に朗報:まだExcelを使っている? 予算管理や、月次の業績見通しの働き方改革

Excelを使った予算編成業務に不満を抱えている経営管理部門や財務部門の担当者は多いだろう。実は、予算業務には専用システムがあり、H&M、シーメンス、ロールスロイスなど、さまざまな多国籍企業に幅広く導入されている「BOARD」というCPMがある。予算編成業務にかかわる働き方改革が実現できるだけでなく、経営陣の意思決定の質を高めることに役立つというが、どのようなものなのだろうか。

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 「今年も予算編成の時期が来たか。また終電での帰宅が続くのかな……」

 こんなゆううつな気持ちになっている経営管理部門や財務部門の担当者も多いはずだ。予算は毎年の業務にもかかわらずシステム化されていない企業が多い。だが、Excelを使わずに予算編成が効率的かつスムーズに進み、経営陣の意思決定を強力にサポートする情報提供の方法がある。いったいどういうものなのだろうか。

 Aさんの事例をもとに見てみよう。Aさんは、文房具などの企画・製造を行い、百貨店や量販店を通して販売しているメーカーで予算業務を担当している。

予算編成・予実分析に感じるストレス

 Aさんを悩ませるのがExcelだ。事業部からメールで受け取ったExcelファイルをダウンロードすると、意図した結果と違っている。列や行が追加されたり、勝手に関数が変更されたりと、内容もレイアウトもレビューが必要な状態である。全部門の結果がいつ集約できるのかと考えると気が重い。予算申請額の妥当性について確認するだけでも一苦労なのに、会議報告まで、もう時間がない。またしても原因分析の時間がなくなる。挙句の果てに期限までに結果を返してくるのが一部の部門のみ…。予算の交渉どころではないのだが、役員はその実態を知らない。

 しかし経営陣も情報の量・質ともに満足しているわけではない。スピードが求められる一方で実ビジネスは変更だらけ。地域や商流ごとの販売余力、部門や商材ごとの収益性、返品や滞留在庫の昨対をはじめ、次から次へと役員から質問される。経営の方針変更をスピーディに反映する必要があるのでやむを得ないが、本音をいえば、十分な時間を使って経営企画本部としての深い意見や考察を提供したい。しかし、Aさんは、分析の前段階での「データの集計や調整に時間がかかりすぎ」と感じている。

 事業部側の責任者にもストレスがある。部下から「予算担当のBさんが異動になり、BさんのExcelについて誰が内容を理解して引き継ぐのか…」と言われ、途方に暮れている。会社データは社外へ持ち出すことができないが、残業の削減指示をされている。仕方なく部下を帰宅させ、毎日オフィスで自分が作業することになり、結局Bさんの作成したExcelファイルを作り直している。本来取り組むべき自分の業務を優先させるどころではない。

 このように、Aさんだけでなく、経営陣も事業部側も予算編成業務に不満を抱えており、非効率でおっくうな作業になっている。

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ストレスの原因はどこに?

 根本的な原因はどこにあるのだろうか?

 まずは、予算編成業務の中心がExcelであることに無理がある。Excelは個人が単独作業をするためのソフトウェアなので、事業部と予算本部で情報の報告・共有ができない。そのため、データのやりとりに手間と手作業が発生する。また、入力制限や変更制限がないため、事業部側で勝手にデータを変更(カスタマイズ)でき、結局データの解釈を巡ってすれ違いが生じるのである。さらに、Excelでは世代管理や変更履歴も管理できないため、取りまとめに途方もない手間が生じてくる。

 予算管理の在り方がビジネス環境に追い付いていない側面も課題である。顧客ニーズが多様化する現状では、半期サイクルの予算編成や見直しではスピード感に欠ける。また、計画比のずれの大半が、社外要因によって発生するため、月次や週次での見直しと模索を繰り返さなければ収益性や事業継続の判断が難しい。そして、それを定量的で、データに基づいた経営陣の意思決定としてサポートする仕組みが求められるのだ。

 つまり、Excelを中心とする予算編成の業務フローを根本的に見直す必要があるのだ。

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BOARDという解決策

 では、どういった解決策が考えられるのだろう。実は、予算業務には専用システムがあり、H&M、シーメンス、ロールスロイスなど、さまざまな多国籍企業に幅広く導入されている「BOARD」というCPMがある。日本企業でも三菱電機やNEC、イオン銀行で導入されており「BOARD」はグローバルで3000社以上の導入実績を誇っている。

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 BOARDの大きな特徴は「ビジネスインテリジェンス」「シミュレーション・計画管理」「統計解析・予測分析」という3つのグループ機能を1つの共通プラットフォームで利用できる点であり、Aさんが抱える問題も、事業部側の課題も、経営陣のジレンマもすべて解決できるようになっている。BOARDは、スイスに本社を置くCPM・BIソフトウェアベンダーで、日本法人のBOARDソフトウェア株式会社(東京都港区)に、予算業務のプロフェッショナルがスタンバイしている。※CPM=コーポレートパフォーマンスマネジメント、経営管理。

 具体的に見ていこう。

 BOARDはクラウド環境で利用できる。事業部側の責任者、Aさん、経営陣など、権限のある関係者がすべて場所を問わずにアクセスできる。サービスの魅力について、BOARD ソフトウェアビジネスデベロップメントマネジャーの古賀定雄氏が解説する。

 「現場責任者は自部門の予算や収益の状況などをBOARDに直接入力できます。Excelとほぼ同じ操作性を実現しているので、違和感なく作業ができます。また、Excelとは違い、共通のフォーマットにリアルタイムで入力できるので、勝手に行や列を入力するといったこともなく、データの一貫性が担保されるのです」

 データの内容確認をスムーズにできる“財務版SNS”ともいうべきビジネスチャットも充実している。BOARDのチャット機能は、メールでも電話でもできない適度な情報共有が、対象予算データの関係者間でできるため、共通理解をいち早く進めることが可能である。修正してほしい予算箇所にコメントをつければ、相手に自分の意図が的確に伝えられる。UIも洗練されており、ストレスなく操作でき、時差や距離の壁を越えて本社と各支社のコミュニケーションが円滑になる。チャットのメリットは、プライベートで使用するFacebookやLINEで多くの人が体感しているが、同じことがビジネスでも発生するのだ。

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 経営陣にとってもうれしい機能がある。Aさんや事業部側の担当者が入力した数字をもとに、商品ごとの原価、収益性、在庫状況、エリア別の販売動向などがリアルタイムで反映される。問い合わせを都度Aさんに行うことなく、自分で気になるデータをチェックすることで、経営判断や戦略の修正ができる。BOARDソフトウェアの古賀定雄氏は「例えば、自社で製造した文房具の収益性や、どのチャネル(商流)で売れるのかといったことがすぐに可視化されるため、強化したいチャネル向け販促などの行動につながります。分析力が向上するだけでなく、行動も早くなるのです」と、具体的な使い方を提案する。

 また、過去の実績を参考にしたり、現在の計画を策定したりしながら、将来の予測もできるようになるBI・予測分析機能も充実している。

ビジネスを加速させるBOARDの柔軟性と拡張性

 このように、Aさんとその関係者の働き方改革につながるだけでなく、データの精度や鮮度向上による経営支援の強化が望めるBOARDだが、さらにビジネスを“進化”させるような機能も充実している。

 例えば、自社のビジネスモデルにあわせて対応業務を柔軟に追加したり、修正できたりする点だ。他社のCPMではアプリケーションの拡張性に技術的な制限がともなう場合も多くあるが、BOARDであれば「原価予算」「販売予算」「在庫管理」「生産管理」「経費予算」「連結会計」といった業務機能を追加することができる。

 自社のデータを検証・比較する“新しい比較視点”も容易に追加できる。Aさんの会社では、文房具を製造して、さまざまなチャネルを通して販売しているが、各商品の販売数量や総売上高、将来の売り上げ予想を表示すると同時に、各チャネル別の売上高も表示できる。ある商品の売り上げを修正すると、瞬時にほかの数字にも反映されるので、さまざまな観点から販売戦略をシミュレーションできるのだ。

 また、柔軟性が高いので、他のアプリケーションへの展開も可能だ。

 例えば「サプライチェーン」や「マーチャンダイジング」「プロジェクト管理」などへの拡張事例が多数ある。冒頭で、BOARDが世界中の幅広い業種の企業に取り入れられていると解説したが、その理由は経営管理というあらゆる企業が必要とするシステムを提供しているだけではなく、自由度の高いツールキットアプローチによる柔軟な拡張性を一貫性のあるデータで管理することによりさまざまなシステムへの拡張利用ができる点にあったのだ。

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利用継続率が高い理由

 さまざまな言語に対応しているのも魅力だ。中国語や韓国語、タイ語、アラビア語などにも対応しており、そのカバーする範囲言語はWindowsとほぼ同じだ。海外の工場や支社で働く現地社員とのやりとりもスムーズになる。この幅広い言語対応と、前述したスムーズなUI機能のおかげでBOARD導入企業の利用継続率は90%以上にのぼる。

 Aさんにとってうれしい機能もある。会社の規模が増大すると、各部門に割り振る人数や予算配賦のルールが複雑化してくるが、市場や戦略の変化に伴う変更対応も簡便化できる。

photo BOARD ソフトウェアビジネスデベロップメントマネジャーの古賀定雄氏

 ここで挙げたようなCPMの機能を拡張・変更しようとした場合、外部のベンダーに発注してプログラムを新たに組んでもらわなければいけないこともある。BOARD ソフトウェアの古賀定雄氏は「BOARDはノンプログラミングで構築できるため、変化に伴う修正対応が可能で、さまざまなアプリケーションを構築する工数も大幅に削減できます。また、データを統合管理できるので、データの一貫性を担保できます。この利便性・一貫性のおかげで、ビジネス環境の変化に伴う修正や、海外支社や部門が利用しやすい機能を“データの一貫性”を担保しつつ自由に“デザイン”することが可能になります」と解説する。

 このように、「BI」「予算・経営管理」「アプリケーション開発ツール」という3つの顔を持つBOARDがあれば、予算編成業務にかかわる働き方改革が実現できるだけでなく、経営陣の意思決定の質を高めることに役立つ。ぜひ、BOARDの導入を検討してはいかがだろうか。予算のプロたちが各社の個別要件にちょうど良い仕組み化を提案してくれる。

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提供:BOARD Software株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2018年8月4日