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» 2014年12月25日 10時00分 UPDATE

「仕事のやり取りはだいたいLINE」「メールはほとんど使わない」――大企業にはびこる“シャドーIT”の実態とは?

FacebookやLINEなど、企業が管理していない個人向けソーシャルツールで仕事上のやり取りをするビジネスパーソンが増えつつある。そんな“シャドーIT”の実態とは? 匿名インタビューで彼らの本音を探った。

[PR/ITmedia]
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 ビジネスシーンで長年主流だったメールでのやり取り。だが現在、会社公式のメールではなく「Facebookメッセンジャー」「LINE」などの個人向けソーシャルサービスを“勝手に”使って仕事をする人が増えつつあるのをご存じだろうか。

 こうした非公式ITツールの業務利用は「シャドーIT」とも呼ばれ、情報漏えいなどさまざまなセキュリティ事故をもたらすリスクがあるとされている。彼らはなぜ、会社で用意されているメールではなく非公認のツールに手を染めてしまうのだろうか。

 今回、大企業で働く現役ビジネスパーソン4人に匿名インタビューする機会を得た。「社内コミュニケーション環境への不満は?」「会社非公認ツールを使い始めたきっかけは?」――そんな受け答えを通じ、ビジネスシーンにはびこるシャドーITの実態を探ってみたい。

社内とのやり取りで「メールはほとんど使っていません」

 匿名インタビューに応じてくれたのは、スポーツメーカーでマーケティングを担当しているAさん(30代)、テレビ局の報道部で働くBさん(20代)、運輸会社で事務員として働くCさん(30代)、自動車メーカーの開発部門で働くDさん(30代)の4人。いずれも従業員1000人以上の大企業に勤めるビジネスパーソンだ。

 このうち会社非公式のコミュニケーションツールを業務で使っていると答えたのはAさん、Bさん、Dさんの3人。使用ツールはそれぞれ次の通りだ。

  • Aさん(スポーツメーカー):Facebook、Twitter、LINE、Instagram
  • Bさん(テレビ局):Facebook、Twitter、LINE
  • Dさん(自動車メーカー):Skype、Meetingzone、GoToMeeting、iPhoneのメッセンジャー

 利用シーンはどうだろうか。まずAさんとBさんで共通していたのが、「同僚とのコミュニケーション」で会社に許可されていない個人向けツールを使っているということ。特に、テレビ局に勤めるBさんは「社内メンバーとのコミュニケーションの多くを個人所有のスマートフォンとLINEで行っている」という。

photo ※写真はイメージです

 「仕事柄、社外で活動しているメンバーが多く、彼らとのコミュニケーション手段はLINEが中心。何より複数人で情報を共有しやすいし、メールと比べて画像も添付しやすい。会社のメールは添付データの容量制限があったり、社外などでスマートデバイスから確認できないこともあるので、メールは“急がなくてもいい社外とのやり取り”くらいにしか使っていない」(Bさん)

 Aさんも、本来なら会社公式メールを使うべきシーンでFacebookメッセンジャーやLINEを使うことがあるという。その理由は「気軽なやり取りだから」というが、裏を返せば「メールでは気軽にコミュニケーションしにくい」と感じているとも言えそうだ。

禁止ツールを「こっそり隠れて使っています」――社内セキュリティも裏目に

 一方、社外とのコミュニケーションで無許可ツールが使われているケースもある。自動車メーカーの開発部門で働くDさんは、海外の取引先とやり取りするために、仕方なく会社に許可されていないコミュニケーションソフトを使った経験があるという。

photo ※写真はイメージです

 「これらの非公式ソフトはそもそも、会社のPCにインストールすること自体がセキュリティポリシーで禁止されているので、仕方なく自分のPCやスマートフォンにインストールして使っている」とDさんは言う。「本来なら個人所有デバイスの業務利用自体が禁止事項なので、こっそり隠れてコミュニケーションしているのが実情です」(Dさん)

 なお、この中で唯一会社非公認のツールを使っていなかったCさん(運輸業)は、そもそも仕事関係者とITツールを使ってスムーズにコミュニケーションすること自体を諦めてしまっているようだ。

 「うちの会社は対内的なコミュニケーションシステム環境が全く整備されていません。しかも保守的な社風なので、会社にそうしたシステムの導入を期待するのは諦めています」(Cさん)。

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6割超のビジネスパーソンが「LINEを仕事のやり取りで使っている」

 一般的に、個人向けの無料サービスは法人向けツールと比べて企業のセキュリティポリシーを適用しづらい場合が多く、それによるセキュリティ事故も実際にしばしば起きている。

 例えば、2013年に環境省がGoogleの一般向けサービス「Googleグループ」で機密情報を誤って公開してしまっていた事件も記憶に新しいだろう。また、LINEで一時期頻発した“アカウント乗っ取り”では、2014年10月までに657件の相談や被害が警視庁に寄せられたという

 今回は匿名インタビューに協力してくれた4人のうち3人が“シャドーIT”を使っているという結果だったが、その他の企業ではどうだろうか。調査会社のMMD研究所が2014年4月に発表した調査結果によれば、「LINEを仕事関係者とのやり取りで使っている」というビジネスパーソンは6割超に上っている。

photo ビジネスパーソンが仕事関連の人とのコミュニケーションで利用しているツール(出典:MMD研究所)

 一方、「仕事でLINEを利用している」と答えたビジネスパーソンのうち44.2%は「プライベート用なのであまり仕事仲間・取引先の人とは使いたくない」と考えているという結果もある。つまり彼らは好き好んでシャドーITに手を染めているのではなく、「会社が便利なツールを用意してくれないから“仕方なく”非公式の個人向けツールを使っている」という実情がありそうだ。

photo 仕事関係の人とLINEでやり取りすることに対して感じること(出典:MMD研究所)

 会社から用意されているメールでは不十分だが、かといって個人向けSNSも業務では満足して使えていない――そんなビジネスパーソンの“満たされないニーズ”に応えられる企業内コミュニケーション基盤とはどのようなものだろうか。インタビューの中で挙がったコメントから“社内コミュニケーションツールに求められる条件”をいくつかピックアップしてみよう。

  1. 複数のメンバーで情報をやり取りしやすい(Bさん)
  2. ファイルを共有しやすい(Bさん)
  3. スマートデバイスでも利用しやすい(Bさん)
  4. (メールを送るまでもない)ライトなやり取りも行える(Aさん)

これらのニーズを満たす、メールに代わるツールとは?

 社内でのやり取りをスムーズにする方法は、会社で許可されていない個人向けソーシャルツールに手を染めることだけではない。もっと便利に、かつ安心してできる社内コミュニケーションの例が「グループウェア」を活用することだ。

 例えばサイボウズが提供している大企業向けグループウェア「ガルーン」は、一般的なグループウェア機能(メールやスケジューラなど)に加え、部署を超えた社内コミュニケーションを活性化させるための仕組みが用意されている。以下ではその特徴を見てみよう。

ポイントその1:複数のメンバーで情報をやり取りしやすい

 ガルーンでは、部署を超えた複数のメンバーを招待してコミュニケーションできるSNS機能「スペース」を搭載。スペースはプロジェクトごとに簡単に作成できるので、「このプロジェクトに必要なのはこの人」とピックアップし、チーム内でメッセージやファイルをやり取りできる。

photo スペースの画面イメージ

 議題別にスレッドを作ってやり取りしたり、スペース内での文字検索もできるため「あの情報はどこだっけ?」と困るシーンがないのもポイントだ。また、スペースごとに「公開」「非公開」を設定できるので、公開前の情報は機密メンバーのみでやり取りする――といったセキュアな使い方もできる。

ポイントその2:必要な情報をすぐに得られる

 複数のメンバーで情報を共有しやすくするための仕組みも備えている。その特徴的な例が高度なファイル共有機能だ。

photo ファイル共有画面

 ガルーンでは複数のファイルをドラッグ&ドロップ操作で一度にアップロード/ダウンロードできるほか、バージョン管理機能によって常に最新のファイルを複数メンバーと共有できる。こうした点は、多くの個人向けメッセンジャーサービスなどでは得られないメリットと言えるだろう。

ポイントその3:スマートデバイスでも利用できる

 ガルーンでは、スマートフォンのブラウザ向け画面や専用アプリ「サイボウズ KUNAI」(iOS/Android)経由で、スマートフォンからでもガルーン内のさまざまな機能を利用できる。

photophotophoto スマートフォンブラウザでのメール利用画面、スケジュール画面、ワークフロー画面(左から)

 スケジュール確認やワークフロー決裁はもちろんのこと、外出先からメールに素早く返事したり、「スペース」内のやり取りに参加することもできる。もちろん、スマートフォンから画像をアップロードしてメンバー間で即座に共有することも可能だ。

ポイントその4:“メール未満”の気軽なやり取りもスムーズに

 社内メンバーとのやり取りでは「わざわざメールを打つまででもないし……」というシーンがたびたびある。そんな時もガルーンなら、スペースでやり取りしている相手のコメントに「いいね!」ボタンなどを気軽に押せるリアクション機能を備えている。

photo リアクション機能

 リアクションの言葉は「いいね!」だけでなく「確認しました」など企業文化に合わせたものに変更することもできる。「部長が長いメッセージをくれたけど返事するのが面倒……」という時にもボタン一発でコミュニケーションが完結するのは、意外と便利だ。

おまけ:会社にとっても導入しやすい

 Cさんの会社のように、どんなに便利なツールがあっても社内のセキュリティポリシーを満たさず導入に至らないという場合もある。その点、ガルーンは導入形態を選べるほか、ログ管理やアクセス権の機能を備えているため、企業にとっても安心して利用しやすいサービスとなっている。

 導入方法としては通常のオンプレミス型に加え、社内にサーバ環境を用意する必要のないクラウド型も用意。「うちはセキュリティが厳しいからオンプレミスで」「うちは導入・運用の手間を省きたいのでクラウド型で」と、企業ごとのニーズや方針に合わせて導入の仕方を選べるようになっている。


 個人向けコミュニケーションツールがますます高度化して便利になる中、そうしたツールを会社非公認のまま業務で使ってしまう“シャドーIT”は今後も増えていくだろう。

 シャドーITをきっかけとする情報漏えい事故などを招いてしまってからでは後の祭り。そうならないためにもメール中心の社内コミュニケーションをいま一度見直し、自分の会社の業務にとって最適な情報共有手段を考えてみてはいかがだろうか。

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