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2016年02月24日 10時00分 UPDATE

新人記者がチャレンジ:“完全ペーパーレス”で仕事はかどる? 1週間「紙禁止」で無理やり働いてみた

仕事がいまいちはかどらないITmediaの新人記者・ヤマダ。無駄な作業が目立つ彼に、先輩記者(♀)が提案したのは「1週間の『紙』禁止」だった。果たしてその結果は……?

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 「ヤマダくん、1週間『紙』禁止でいこう!」「ええっ……!」――。

 ボクは入社からもうすぐ1年たつのに、いまだに効率よく仕事をこなせていない新人記者・ヤマダ。原稿を書くのも遅ければ、誤字脱字のミスも多く、必要な資料を紛失してしまうこともしばしばある。

 そんなミスをやらかすたび、先輩記者のYさん(♀)に「次から気をつけてね」とやさしくやさし〜く注意されてきた。しかしそれでも改善の兆しがみられないボクを見かねたY先輩が提案したのが「完全ペーパーレス生活」だ。

photo 普段はやさし〜いY先輩も、ボクの手際の悪さに業を煮やしたらしい。

 「ヤマダくんさぁ、紙に依存しすぎだと思うのよね。それで無駄な作業が多くなったり、余計に時間を浪費してるんじゃないかな」

 確かに、ボクの机にはビッシリとメモが貼られ、たくさんの印刷物が山積みになっている。アイティメディア社内には「ペーパーレス推進委員会」があり、稟議(りんぎ)書や会議資料は電子化が進んでいるが、さすがに新人記者の机の上までは目が及ばないようだ。

 一方、仕事ができるY先輩の机を見ると、PCのほかには最低限の本や書類があるくらいで、きれいに片付いている。Y先輩いわく「ヤマダくんみたいにたくさんのメモや書類を取っておいても、どうせ全部見ないでしょ」とのこと。正論すぎてぐうの音も出ません……。

 「“IT”と名の付く会社に入って、しかもデジタルネイティブ世代のはずのヤマダくんが、時代の流れに逆らってどうするのよ。この際、紙を使うのを禁止にして仕事全体のやり方を見直してみれば?」――そんなこんなで1週間の紙禁止生活がスタートしたのだった。

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片付けその1:「そのメモ、スマホでいいんじゃない?」

 「ねぇヤマダくん、そのメモって必要なの?」。先輩がまず目を付けたのは、机の上にペタペタと貼られた大量のメモ類だ。

photo ボクだって「先輩のアドバイスを忘れまい」と思って、メモを貼っているんですよ!

 なかなか仕事を覚えられないボクも、決してさぼっているわけではない。先輩のアドバイスを律儀にメモして壁に貼り付けたり、タスクを忘れないように付箋に書き込んだりと、自分なりに努力はしているのだ。しかし、あまりにメモが多すぎて散乱してしまっているのも事実。「こんなにあっても見てないよね。撤去撤去」と、問答無用で捨てることに。

 「でも、これじゃあ仕事が覚えられないですよ」。そんなボクを見ながら「やれやれ」といった顔をしながらY先輩が取り出したのはスマートフォンだ。

photo メモアプリを使えば、仕事内容もチェックリストにまとめられる。

 「OneNoteやEvernoteとかのメモアプリを使えば、仕事内容をチェックリストにまとめて、いつでも見直しできるでしょ? それに周りの先輩から新しく教わったことも、音声認識機能を使ってその場で入力すれば楽ちんだし」

 確かに言われたとおり試してみると、「原稿を提出する前に確認すべきこと」「メールマガジン入稿時の手順」などと、目的別で異なるリストを作れて分かりやすい。新しい項目を追加したり、古い内容を削除したりするのも簡単で、「今どのメモを見返せばいいんだっけ」と悩むこともなくなった。

 その日のうちに片付けなければいけないタスクはリマインダー機能を使って管理する。外出先からも確認できるので、社内に帰ってから「しまった、やることがあったの忘れてた……!」と戦慄(せんりつ)する恐れもなくなり一安心だ。

片付けその2:「この資料、一番下に何があるか覚えてる?」

photo 机に山積みになった書類。今にも崩れてきそうだ。

 「ヤマダくん。この資料さ、一番下に何があるか覚えてる?」

 「お……覚えてないです……」

 「じゃ、捨てよっか」

 メモ類が片付いた今、先輩の次なるターゲットは机に山積みになっている大量の書類だ。

photo 「一番下に何があるか覚えてる?」 さすがのY先輩も顔がこわばる。

 もともと片付けが苦手なことに加え、「いつか使うかもしれないから」と手元に置いておいた資料たち。しかし、これだけ山積みになっていると、必要な資料がどこにあるのか分からず、毎度がさごそと紙の山をあさるハメになっていたのだ。確かにこれは無駄と言われても仕方ない。でも……

 「ちょ、ちょっと待ってください! それは捨てないでください!」

photo もしかして、そのまま全部捨てようとしてる!? 「ちょ、ちょっと待ってください!」

 ――そう、山積みの書類の中には、紛失したら困る大事な資料も紛れ込んでいるのだ。ちょっとした手違いで、大切な書類がなくなってしまうかもしれない。われながらそんな危険な環境で仕事をしていたとは……。

 「う〜ん、困ったね。この山積みの書類の中には、どうせ取材先でもらった名刺とかも紛れてるんでしょ? ウチの会社はプライバシーマークを取っているわけだし、セキュリティの点からもこのまま放っておくわけにはいかないよね」

 「でも、大事な書類と捨てる書類、名刺なんかを仕分けしていたら、日が暮れちゃいますよ……」。とことんダメなボクにあきれ顔のY先輩が「しょうがないなぁ」と自分が使っているスキャナを貸してくれた。

photo いつ使うかわからない書類たちも、スキャナをフル活用すれば“断捨離”できそうだ。

 貸してもらったScanSnapを使い、大事な書類をすべて取り込んだことで、一気に机の上が片付いた。

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片付けその3:プレゼン資料の下書きは……?

 机の上がきれいに片付き、すっきりとした気分で仕事に取りかかることに。リマインダーをチェックすると、大事な仕事があったことを思い出した。

 「そうだった、あしたの編集会議で提案する特集企画の資料を今日中に作らないと!」。急いで机の引き出しからメモ帳を取り出し、プレゼン資料の下書きを始めようとすると……ビリビリビリッ!!

photo 下書きを破り始めるY先輩、無慈悲です……。

 「ヤマダくん、紙はダメだって言ったよね」

 「えっ、これもダメなんですか」

 「当たり前だよ。まずは徹底的に紙の無駄を省いて、キミの意識から変えていかないと」

photo 手書き機能を使えば、カラーのイラストも残せる。

 Y先輩の言うことももっともだが、ボクにだって言い分はある。プレゼン資料を作るには図やイラストなど、文字以外の要素も必要だ。単なるメモ書きと異なり、紙に下書きしながら考えたほうが効率がいいのは明らかだろう。

 「うん、フリーハンドで下書きはしたほうがいいよね。でも、ヤマダくんが今使っているメモアプリには“手書き機能”もあるんだよ?」

 確かによく見てみると手書き機能がある。今回のようなプレゼンの下書きはもちろんのこと、とっさに浮かんだアイデアを書きとめるのにも便利そうだ。紙と違って周りの先輩にファイルを送るのも簡単だし、これならなくしてしまう心配もない。

片付けその4:原稿チェックで「ヤマダくん、アウト!」

 その翌日。気合いを込めて作った企画書のおかげで特集案がなんとか通ったボクは、さっそく特集記事の原稿を書き始めた。すっきりとした机のせいか、心なしか仕事もはかどる。キーボードの打鍵音を軽快に響かせ、自分にしてはなかなかのスピードで1本目の原稿を書き上げることができた。

 「さて、原稿を先輩にチェックしてもらわないと」と、おもむろに印刷機に向かい、校正用の原稿を印刷しようとしたその時……

photo いよいよ怒りを通り越して、あきれ顔になってしまったY先輩

 「ヤマダくん、アウトー!」

 「えっ、これもダメなんですか」

 「当然でしょ。なんのためにチャットツールがあると思ってるの」

 そう言われてみればその通りだ。ChatWorkやHipChat、Slackなどのチャットツールを使えば、わざわざ印刷することなくファイルをやり取りできる。ここではSlackを使ってファイルを送り、社外にいる編集長に原稿を無事チェックしてもらうことができた。

photo チャットツールを活用して、編集長とやり取りも簡単に。

今なら本当に「完全ペーパーレス」で仕事できるかも

photo 1週間後のヤマダくんのメモアプリ。タスクやスケジュールの管理も問題なさそうだ。

 「紙禁止」という過酷な条件で仕事をし始めてから1週間。最初は不安だらけだったが、スマートフォンやクラウドサービスなどのITツールが進歩した今、紙を使わなくても普段どおり仕事ができることが分かってきた。

 そればかりか、Y先輩や編集長から「最近、仕事が早くなってきたね」とほめられるようになってきたのもうれしいところ。あなたの職場でも「これって本当に紙を使う必要があるだろうか」と見直し、仕事環境を改善してみてはいかがでしょう?

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年3月31日

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