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2016年03月01日 10時00分 UPDATE

部下の遅刻に「ゆとり乙w」、上司にスタンプも当たり前 社会人たちの“お仕事チャット”の中身がすごかった

[PR/ITmedia]
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 突然ですがみなさん、職場の同僚や取引先との連絡はどのようにしていますか? 数年前までは電話やメールを使っていたけれど、最近ではLINEやFacebookメッセンジャーなどのチャットツールで気軽にやり取りしている――という人も多いのではないでしょうか。

 そこで今回ITmedia ニュースでは、さまざまな職場で働く社会人のみなさんに「“お仕事チャット”を見せてください!」と直撃。その中身が予想以上に面白かったので、この場で紹介したいと思います。

※プライバシーに配慮し、チャットは実際の画面をベースにデフォルメしています。

ケース1 地方公務員・マサシさん(20代後半)の場合

 20代後半のマサシさんは、とある地方の町役場で広報を担当している若手職員。職場ではメールのほか、掲示板機能を備えたグループウェアなどを公式ツールとして導入しているそうですが、メンバーたちの間では個人向けチャットツールのグループ上でやり取りすることのほうが多いとのことです。

 それではさっそく直撃してみましょう――「あなたのお仕事チャット、見せてください!」。

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 ラーメンにメガネ、浸かっちゃってる……! 見ているこちらがほっこりするようなネタ投稿から、比較的まじめな業務連絡まで、さまざまなやり取りをグループチャットで行っているそう。しかしなぜ、職場のメールや掲示板ではなくチャットツールなのでしょうか?

マサシさん やっぱり楽だからですかね。大事な業務連絡はメールや掲示板にも流していますが、気軽なやり取りや日常的な業務連絡などは個人用チャットツールですることが多いです。普段持ち歩いているスマートフォンからいつでもチェックできるし、プッシュで通知が届くので緊急連絡を見逃すこともありませんから。

 ――夕方以降にメールで緊急連絡を送っても、メンバーが確認するのは翌日になってしまうことはよくありますよね。誰もが日ごろからチェックしているスマートフォンにプッシュ通知で連絡が来れば、大切な仕事の連絡を見落とすこともありませんね。

マサシさん あと、メールにありがちな「お疲れさまです」とか「どうぞよろしくお願いします」みたいな定型文がいらないのも楽でいいです。

 ――確かに! 業務連絡手段として定着しているメールには“ちゃんとした書き方”が求められますが、それに時間がかかってしまうんですよね。チャットツールならその心配もなさそうです。しかし、そうした業務情報を個人用ツールで連絡してしまって、情報漏えいなどの心配はないのでしょうか?

マサシさん 私たちの部署は広報課なので基本的に「外に出すための情報」をメインに扱っており、個人情報など外に漏れるとまずい情報はあまり取り扱っていません。まれに職場外の人とチャットツールで連絡を取り合うことはありますが、特に個人情報のやり取りには配慮しながら業務連絡をしています。

 ――個人用チャットを便利に使いつつ、ちゃんとセキュリティ面も考慮しているようですね。マサシさん、どうもありがとうございました!

ケース2 大企業の営業スタッフ・エミさんの場合

 続いてのお相手は、社員数1000人を超える大企業で営業スタッフとして働いている20代中盤のエミさん。職場では営業メンバーや内勤社員のほか、上司(営業部長)とのやり取りで個人用チャットツールを使うことが多いそうです。

 それでは聞いてみましょう。「あなたのお仕事チャット、見せてください!」。

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 ……ちょっとエミさん、30分って遅刻しすぎじゃないですか!? それにしても上司の反応も「ゆとり乙w」って! チャットの文面からも、部長が部下思いのいい上司なのだろうということが伝わってきます。

 しかし先ほどのマサシさんと比べても、エミさんは業務でチャットツールをフル活用しているようですね。エミさん、こういうやり取りはメールじゃ駄目なんでしょうか?

エミさん うう……遅刻が多くてすみません。でも、電車遅延などで少しだけ遅れてしまう場合に職場のメーリングリストに一斉連絡するのも大げさですよね。その点チャットツールだと気軽に連絡できて便利なんです。

 ――画面には「30分遅れます」とあったような……(見なかったことにしておきます)。でも確かに、メールや掲示板に流すまでもない連絡にはチャットツールが便利ですよね。それ以外にもメリットはあるのでしょうか?

エミさん 私が一番便利だと感じているのは、メンバーが何人もいる時の「連携の速さ」ですね。メールだと返事を出すのに遅ければ1日かかってしまうこともありますが、チャットツールなら「既読」表示やスタンプなどですぐにレスポンスできます。例えばこの連絡などは「外勤営業→外勤営業→内勤社員」の連絡が10分で済んでいるんです。

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 ――3人間の連絡が10分で済むのは速い! 個人としても便利なのはもちろんですが、メンバーの1人が連絡を止まってしまってチーム全体が身動きできなくなる――という事態を防ぎ、チーム全体の業務のスピードアップにつながりそうですね。

エミさん そうなんです。それに、メールと違ってチャットツールではスタンプで気持ちを伝えやすいので、メンバー間やチームの雰囲気がよくなる気がします。今見返すと仕事の愚痴なども気軽に吐き出しちゃっていて恥ずかしいですが(笑)。

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 ――職場メンバーなのに堅苦しくなく、いい雰囲気で仕事を進められているのが画面からも伝わってきます。共通のミッションを追いかける仕事メンバーだからこそ、互いに気持ちを伝え合うのが大切ですよね。エミさん、どうもありがとうございました。

「仕事用チャット」はもはや必需品? 個人向けツールに代わる選択肢は

 こうして直撃取材をしてみると、快く画面を見せてくれたマサシさんやエミさんの他にも「仕事でチャットツールを使っている」という人はたくさんいました。

 例えば小学校教諭のヒデさん(30代前半)は、「個人情報を扱わないよう気をつけながら、業務連絡や学年担当の話し合いなどにチャットツールを使っている」といいます。もはや「仕事でチャットツールを使う」ということは当たり前になっているのかもしれません。

 とはいえ企業にとっては、社員がどのようなツールでどんなやり取りをしているか管理したり、万一のセキュリティリスクに備えたい――という本音もあるでしょう。そんなニーズに応えるべく、「LINE」の兄弟会社・ワークスモバイルジャパンがこのほど提供を始めたのが、LINEの使い勝手を踏襲したビジネス向けコミュニケーションツール「Works Mobile」です。

photo Works Mobile

 ワークスモバイルジャパンは、2015年に創業したばかりのLINEの兄弟会社。モバイル端末に最適化された使いやすさで新しい働き方を支援する、ビジネス向けコミュニケーションツールを提供しています。

 そんな同社が今年1月に提供をスタートしたのがWorks Mobileです。以下ではその特長や活用メリットを見ていきましょう。

「既読」や「スタンプ」も! LINEの使いやすさをビジネスに

photo 仕事で使いやすそうなスタンプがたくさん

 Works Mobileの大きな特長の1つは、LINEを踏襲したUI(ユーザーインタフェース)を採用したトーク機能です。相手からのメッセージに目を通せば「既読」マークが付くのはもちろん、メッセージを複数人に送った際に、誰が読んだか既読チェックをすることも可能。LINEでもおなじみのスタンプ(9セット、約400種類)を使うこともできます。

 スタンプは、ブラウンやコニーなどLINEでおなじみのキャラクターのほか、Works Mobile独自に用意されたビジネスで使いやすそうなものもズラリ。これならエミさんのような遅刻連絡もスムーズに行えることでしょう。

 また、PCに加えてスマートフォン(iOS/Android)でもフル機能を使えるのもポイントです。LINEでおなじみとなった無料通話機能も搭載されており、スマホ←→スマホはもちろん、PC←→PCや、スマホ←→PCの間でも無料通話を掛けることが可能です。これなら内線電話がいらなくなってしまうかも?

 LINEのUIを踏襲したトーク機能だけではなく、Works Mobileならではのオリジナル機能も。例えば「カレンダー」機能では、スマホからでも任意のメンバーを招待し、会議室などの設備予約や顧客往訪などの予定を入れられます。さらに、会社のドメインを設定でき、スマホに最適化された「メール」機能を備えるほか、1ユーザー当たり最大1テラバイトのクラウドストレージ機能も用意しています。

 これらの機能は1つのアプリ上で全て使えるので、仕事のコミュニケーションのほとんどをWorks Mobileのアプリだけで実現できると言えるでしょう。

photophoto カレンダー機能
photo メール機能
photo クラウドストレージ機能も

 中でも便利そうなのが、メンバーを組織階層別に管理できる「アドレス帳」機能です。例えば「第1営業部」「第2営業部」「企画部」といった具合に所属組織ごとにメンバーを登録すれば、組織図をたどるようにして簡単にメンバーを探して1ステップでチャット(トーク)や無料通話ができるほか、部門全体にも簡単にグループチャットや会議設定、メール送信が行えるようになっています。さらに「ホーム」と呼ばれる掲示板を使えば、全社や特定のユーザーグループに連絡事項を一斉周知することも可能です。

photophoto アドレス帳

充実の管理機能 データセンターも国内に

 Works Mobileのメリットは使いやすさだけではありません。企業の情報システム担当者が心配になるポイントを押さえた充実の管理機能も用意されているのです。

 例えば先ほど紹介した「アドレス帳」は、管理者が一括管理でき、組織内で人事異動などがあった際には即座に反映できます。個人用チャットツールにありがちな「やめた社員がいつまでもグループチャットに残り続けている」といった事態を回避できるのは、法人向けツールならではのメリットと言えるでしょう。

 さらに、簡易的なMDM(モバイル端末管理)機能も搭載。Works Mobileのアプリをインストールしたモバイル端末内のデータは、管理者用のコンソールから遠隔消去できるようになっています。クラウドストレージ機能などのログも全て取得しているため、情報漏えいリスクを未然に低減できるのもメリットです。

photo 管理画面

 このほか、Works Mobile上でのやり取りには全てHTTPSによるネットワーク暗号化が施されているほか、情報セキュリティ規格「ISO/IEC 27001」や個人情報関連サービスに関する内部統制管理システムの国際認証「SOC2」「SOC3」「SysTrust」に準拠。Works Mobile上のデータは全て日本国内のデータセンターで管理されており、個人用ツールにはない安心感をもって企業が導入できるようになっています。

中古車販売のガリバーなどが導入済み 今なら無償トライアルも

 Works Mobileは、洗練された使いやすさや充実の管理機能などが評価され、すでに国内での導入実績数が3桁に突入しているそうです。中でも中古車買取/販売大手のガリバーインターナショナルは、1000人以上の規模でWorks Mobileを導入。トークやホーム機能を活用し、店舗スタッフや本社社員のやり取りを大幅にスピードアップしたそうです。

 プランは1ユーザー当たり300円/月からのライト版のほか、500円/月からのベーシック版、1000円/月からのプレミアム版の3通りを用意。しかも今ならサービスリリースを記念し、60日間無償キャンペーンも実施しています。

photo 3つのプラン

 チャットツールを使って仕事を効率化するのが当たり前になりつつある今、連絡用ツールは電話とメールのみという企業はもはや時代遅れ。ビジネスのさらなる強化や働きやすさ向上のために、「LINEを踏襲した使いやすさ」「企業が安心して使える管理機能」を兼ね備えたWorks Mobileをお試ししてみてはいかがでしょうか?


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提供:ワークスモバイルジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年3月31日