「テレワークOKでも、会社で働きます……」 働き方改革で本当に必要なのは“ツール”だけではない？
「“働く人”が減っている」──15歳以上で労働する能力と意思を持つ日本の「労働力人口」が、人口減少や少子高齢化によって2006年から下降し続けている。このままでは、経済力やイノベーションの停滞につながる可能性も。そこで国を挙げて進められているのがおなじみの「働き方改革」だ。その取り組みを成功させるには、着目すべきポイントがいくつかある。巨大PCメーカーのレノボが、テレワーク導入の失敗から学んだ正しい取り組み方とは？
制度だけでは実現しない「働き方改革」
内閣府の調査によると、2013年時点で日本には6500万人の労働力人口がいる。ただし、これは65歳以上の高齢者労働力を含めたもの。2030年代以降は6000万人、2060年代以降は5000万人を割るとの試算もある。国際的にもこの減少率は大きく、国力の低下に対する危機感は言うまでもない。一人一人の生産性を向上し、新たなビジネス創出を止めないために、業務の効率化と負担の軽減が急がれている。
働き方改革の取り組みとして、柔軟な働き方による長時間労働の是正や職場環境の改善などが挙げられるが、具体的な特効薬としては「テレワークの導入」がある。実際に早くから取り組んできた企業は、制度だけでは成功しない、実情が見えてきたようだ。
4カ月でテレワーク利用者が90％→30％に
PCメーカーのレノボ・ジャパンは、2016年3月にテレワーク制度を正式導入し、90％以上の高い利用率を誇っていた。しかし、その4カ月後には30％程度まで大きく減少。「外で働いていい」といわれているにもかかわらず、会社で仕事をする人が多数を占めていたのだ。「テレワークしたい」と日頃から思っている人にとっては、信じられない話かもしれない。
同社が社内で調査した結果、依然としてテレワーク制度に賛成する社員は80％を超えており、意識と行動に大きなギャップがあったという。テレワークがうまくいかない理由、それは会社内の文化にあった。調査で浮き彫りになったのは「上司がテレワークに否定的」「上司や同僚がテレワークをしないため実施しづらい」といったものだ。
そこでテレワークを企業文化として根付かせるために行ったのが、「テレワーク実施のリマインドを兼ねたイベント開催」「トップダウンでのメッセージ発信」「テレワーク・デーの定期的な実施」といったものだ。これらを行ったところ、テレワークをする社員が倍増したという。ツールを導入するだけでなく、継続的な取り組みで社員の意識を変えていくことが重要なのだ。
テレワークの注意点
レノボは、テレワークを社内で推奨する中で、デバイスの選択肢を広げる取り組みも行ってきた。PCを持ち運んで使うことを考慮し、薄型軽量のPCを選択できるようにしたのだ。
そういったニーズに応えられるモデルといえば、強靱（きょうじん）で超軽量なカーボンボディーを採用した「ThinkPad X1 Carbon」や、スリムで丈夫、長時間バッテリー駆動が売りの「ThinkPad T470s」などが挙げられる。いずれも、ビジネスに適した最新の「Windows 10 Pro」や、高性能プロセッサ、広い作業領域の14型ディスプレイを搭載し、モバイル用途からデスクワークまで幅広く活用できる。
LTEに対応するデバイスを選択すれば、ネット接続に関するストレスとも無縁だ。通常はノートPCとモバイルルーターを組み合わせて使うケースが多いが、「充電が面倒」「デバイス数が増えて管理が煩雑」と負荷が増えるのが実情だ。
ThinkPad X1 Carbonのように、単体でLTE接続に対応するノートPCを選択すれば、モバイルルーターの充電を気にすることなく、いつでもどこでもネット接続が実現する。
一方、こういった強力なツールを活用してテレワークを実施するようになると、気を付けなければならないポイントも増える。中でも「情報漏えい対策」は重要な1つだ。モバイルPCを外で使う機会が増えると、本体の紛失や、画面をのぞき見されるリスクが高まる。警視庁によると、東京23区では年間30万件弱の携帯電話やスマートデバイス、ノートPCが紛失され、約半数が返還されていないという。
もし悪意のある第三者によってデータが抜き取られてしまったら……。会社の信用を失うだけでなく、賠償責任へと発展する可能性もある。だからこそ、万が一に備えたセキュリティ対策が重要なのだ。
有効な対策は「データの暗号化」だ。レノボが提案する「SecureDoc for Lenovo」は、PCに搭載されているストレージを丸ごと暗号化できるほか、「BitLocker」のようなOS標準機能で暗号化されたPCの状態をプラットフォーム問わず一元管理できる。
さらに「Absolute Data & Device Security」を使った盗難対策もオススメだ。PCやタブレット、スマートフォンなどが盗難や紛失に遭ったとき、リモートからデータを削除したり、アクセスをロックしたりできる。先ほどのLTE対応PCと組み合わせれば、さらに強力な環境を整えられるだろう。
PCを外に持ち出して使うなら、人の隙や油断を突いてデータを奪い取ろうとする「ソーシャルエンジニアリング」にも気を配る必要がある。電車の中でノートPCを開いて作業をしている人を見たことがあるだろうか。原始的な方法ではあるが、のぞき込みによって会社の機密情報が奪われる可能性も否定できない。左右からののぞき見を防止する「セキュリティフィルター」の導入も無視できないものだ。
シングルディスプレイは、年間約12日の作業時間を無駄に？
外での働き方を考えるのと同時に、オフィスの作業効率を上げるための取り組みも忘れてはならない。大画面ディスプレイはウィンドウの切り替え、移動、サイズ変更、スクロールなどの操作負荷軽減が期待できるというが、さらに効率化を考えれば、デュアルディスプレイを採用するのが得策だ。
レノボは、マルチモニターに適したディスプレイとして「ThinkVision」シリーズを展開する。ベゼルが狭いデザインを採用する「ThinkVision P27h-10」なら、27型QHD（2560×1440ピクセル）の広大な領域によって、効率的に作業を進められる。薄型デザインによってデスクスペースを広々使えるのも大きなメリットだ。
小さな会議室でビッグな話をしよう
モバイルデバイスの活用なツールの普及によって、遠隔地とビデオ会議を行うことも増えてきた。移動時間や交通費が削減できる一方で、細かなニュアンスが伝わらない点を諦めてはいないだろうか。言葉やテキストでは伝わらないもどかしさは、ツールでカバーできる。
近年、大きな会議室に大勢の社員が集まる会議スタイルから、小規模なミーティングスペースに集まって打ち合わせを行うスタイルが増えてきた。しかし、そういったスペースは簡易的な設備しかなく、急増するビデオ会議などを十分に行うのは難しい。
そこでレノボが提案するのは、高性能なポータブルスピーカーフォンだ。「Jabra SPEAK 510」は、どこでも気軽に持ち運べるコンパクトサイズで、明瞭な音声によって会議に出席する全員の声がはっきりと聞き取れる。
2018年春以降には、タッチ操作によってSkype for Businessを利用できる専用デバイス「ThinkSmart Hub 500」も登場する。OSに「Windows 10 IoT Enterprise」を採用することで、PCの管理体系の中で運用できるのも管理者側のメリットだ。
Windows 10で使える「Windows Ink」は、PCの画面上に手書き文字やイラストを書き込めるOSの標準機能だ。画面を共有しながら相手と打ち合わせを行うとき、分かりやすくスピーディーに情報共有が可能だ。
ペンが使えるデバイスはかなり増えているが、細やかな描画や反応速度でなければ機能を存分には発揮できない。自由なスタイルで使える13.3型のマルチモードPC「ThinkPad Yoga 370」は、PC本体に収納できる筆圧2048段階対応のアクティブペンに対応。着脱可能なフルサイズキーボードを搭載する「ThinkPad X1 Tablet」は、クリエイティブ用途にも強力な筆圧4096段階のアクティブペンに対応し、滑らかな書き味で思いのままに表現できる。
働き方改革は多様なワークスタイルを許容することで人手不足を解消しようという試み。レノボは、社員の業務効率を高めるさまざまなデバイスによって生産性向上にあらゆる角度から貢献する。あなたも今の働き方を、デバイスと意識の両面から見つめ直してみてはいかがだろうか。
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提供：レノボ・ジャパン株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia NEWS編集部／掲載内容有効期限：2018年2月8日
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