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» 2018年03月30日 10時00分 公開

「Web会議」で生き残る会社、生き残れない会社 あなたはどっち?

[PR/ITmedia]
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 人材も資金も時間も限られているビジネスの世界で、少しでも業務の効率化を図ることは企業にとって大きな課題になっている。社内にいながら遠隔地と会議を行うために、映像と音声を使ったWeb会議を活用するのも方法の1つ。しかし、現場にいる社員が「使いやすい」と思うような環境を整えなければ、仕事の効率やアウトプットの質は逆に落ちてしまうだろう。

 Web会議の環境をしっかり整えた会社とそうでない会社、両社にどんな差が生まれるのかを見比べてみよう。

あなたの会社はどちらになりたいか?

 舞台はとある企業の小さな会議室。写真には、2対1で取引先とWeb会議を行おうとしている2つのシチュエーションが並んでいる。右側に映る2人は、普段使っているノートPCに外部ディスプレイとスピーカーフォンを接続して会議を始めようとしている。一方、左側の2人はテーブルに置かれた専用デバイスを使ってWeb会議をするようだ。

photo 小規模会議室向けの専用デバイスを使う2人(左)と、使わない2人(右)

 専用デバイスの画面上には、予定していたオンライン会議リストが表示される。目的の会議名を選択すれば、即会議スタート。専用デバイスに接続された会議室のディスプレイには相手の顔が映り、スムーズに会議が始まった。

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 一方、ノートPCでWeb会議を行おうとしていた右側の2人は、部屋のディスプレイやスピーカーフォンとうまくつながらず、なかなか会議が始まらない。そうしている間にも時間は刻々と過ぎ、相手を待たせる状況に……。

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 こんな光景は少し大げさに映ることもあるだろう。しかし、会議の場でこういった経験がある人は少なくないはずだ。貴重な時間を業務の本質ではないところに浪費してしまう──それではせっかく効率化を目的として始めたWeb会議の意味が無い。

 そんな状況を解消するためにレノボ・ジャパンが投入した新製品が、小規模会議室向けの専用デバイス「ThinkSmart Hub 500」だ。Web会議に必要な機能を1台のマシンにまとめたもので、会議室に常設して使う。記事冒頭のシチュエーションでスムーズにWeb会議を始めていた2人が使っていたのもこのデバイスだ。

Web会議でも、まるで普通の会議に

 ThinkSmart Hub 500は、左右に回転する11.6型のタッチ対応フルHDディスプレイ、会議室用途に適した高音質スピーカー、部屋のどこにいても集音しやすい全方位型マイクなどを搭載。OSは特定用途向けエディションの「Windows 10 IoT Enterprise」を採用し、日本マイクロソフトが提供するビジネス向け統合コミュニケーションプラットフォーム「Skype for Business」を使ってWeb会議ができる。Windows 10デバイスなので、IT管理者は通常のPCと同じ系統で管理できるのも特長だ。

photo 「ThinkSmart Hub 500」

 本体にはHDMI出力×2、HDMI入力、LANコネクター、USB 3.0×4、ステレオイヤフォンジャックの入出力インタフェースを搭載。USBポートにWindows 10対応のWebカメラ、HDMIポートに外部ディスプレイをつなげることで、相手の映像を大きく映しながらビデオを使ったWeb会議が実現できる。

 ディスプレイはHDMIで2枚まで接続可能。2拠点の映像をそれぞれ表示したり、本体のHDMI入力ポートに接続したPC画面を複数の相手と共有しながら見たりするなど、柔軟な使い方ができる。

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直感的なインタフェースで誰でも使いやすい

 ThinkSmart Hub 500は、Skype for Businessを会議室で利用するのに適したインタフェース「Skype Room System」に対応。シンプルで直感的な操作感を目指したインタフェースによって誰でも簡単にWeb会議を始められるので、「導入したはいいが、結局誰も使っていない」という状況は避けられるはずだ。

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 頻繁にメンバーが入れ替わるプロジェクトベースでの業務や、テレワークが普及している企業では、4〜6人程度の人数で気軽にコミュニケーションできる小会議室「ハドルルーム」の需要が増えているという。レノボ・ジャパンが顧客企業40社に行った調査によれば、働き方の多様化に伴ってハドルルームの増設を検討している顧客は89%にも上っている。

 社内の会議室が細分化されていく一方で、7割近くのハドルルームが外部とのコミュニケーション環境を備えていないことも同社の調査で明らかになった。全ての部屋に大規模な会議システムを導入することは、コスト面でも大きなハードルになるためだ。

photo (写真は設置イメージです)

 これからの時代は働き方改革の推進などによって会議室のスマート化はほぼ必須となるだろう。ThinkSmart Hub 500であれば、PC並の価格でWeb会議システムを会議室に導入できる。Web会議を会社に定着させたいと思っている人は、レノボ・ジャパンを頼ってみてはいかがだろうか。

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