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» 2018年04月09日 10時00分 公開

「会社のWeb会議システム環境を改善せよ!」 働き方を改革したがる上司のむちゃぶりに応えるには?

[PR/ITmedia]
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 「いま資料を送ったので見てもらえます? このあたりです!」

 ここは都内近郊のとあるIT企業。政府が掲げる「働き方改革」の一環として社外や自宅からテレワークを行う社員が増え、この会社もネット経由で映像や音声を通じてコミュニケーションできる「Web会議」を本格的に使いはじめた。運用方法は「取りあえずPCにWebカメラをつないで通話アプリを使う」というもの。

 当初は「離れていても顔を合わせてやりとりできるのは便利かも」「仕事の作業効率が爆上げだ!」と期待する声も多かったが、ふたを開けてみると、そこに以前の活気は無かった。

 「ここでーす(指さし)。見えてますかね」

photo 資料をカメラ越しに指示する光景。少し大げさだが、似たようなシチュエーションに遭遇したことはないだろうか

 「あぁ、見えてますよ(見づらい……後で確認するか)」

 「では資料をもとにアイデアを考えていきましょう」

 「えっと……うーん」

 「……」

 このようなWeb会議を繰り返すうちに「Web会議は生産性が上がらない」「議論が深まらない」──そんな認識が現場で広がってしまう。実際にWeb会議を使いはじめたことによって、顔を見合わせる従来の会議との違いが浮き彫りになったからだ。

 ところが、彼らが一度は失望したWeb会議に対して「やっぱり効率いいじゃん」と考え改めるようになった。それは、会議室に“秘策”を投入したからだった。

Web会議のシステムを使うのは誰か?

 ネットを介したWeb会議はやりにくいと思われてしまう理由の1つが、システムの使い勝手に由来するもの。ITmediaの読者でシステム導入に携わるような方は、この手のサービスやアプリに精通していることも多く、「ビデオ通話をつなげるなんて簡単なこと」と思うことだろう。

 具体的な話をすると、例えば「Web会議中に資料を相手に見せながら話をしたい」とき、詳しい人なら自身のPCから通話アプリの画面共有機能を使えば解決できると考えるだろう。しかし、誰もがその機能を即座に使いこなせるだろうか。

 または、複数人が同じ部屋でWeb会議に参加している場合、Web会議につないでいるPC以外のPCに保存されている資料を急きょ画面に映したくなった場合はどうするか。実際に人が対面している通常の会議であれば、外部ディスプレイのケーブルを目的のファイルが保存されたPCに差し替えて映し出せばそれで済む。しかし、Web会議ではそうはいかない。

 「どうする……?」──こんな考えが会議中に頭をよぎったとき、すでに会議の効率は下がっているのだ。

 実際にWeb会議のシステムを使うのは会社にいる多様な人々だ。誰もが複雑なツールをスムーズに使いこなせるわけではない。彼らは本業を遂行することが本来の業務であり、システムを使うことに価値を発揮するのが仕事ではない。新しい働き方を取り入れながら、誰もが使いやすい仕組みを用意して本業に集中してもらうことは、働き方改革を進める経営層にとって喫緊の課題といえるだろう。

というわけで……?

 「……ってITmedia NEWSに書いてあったよ。というわけで、さくっと会議室で快適なWeb会議ができる環境を整えてほしいな(ニッコリ)

 上司からそんなむちゃぶりを指示され、焦る1年目社員・ムラタ。そろそろ給与アップの時期、会社の期待には応えておきたい。「といっても何から手を付ければいいのか……」──そんな彼女の窮地を救ったのが、レノボ・ジャパンが新ブランドを立ち上げて世に送り出したオンライン会議システム「ThinkSmart Hub 500」だ。

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 ThinkSmart Hub 500は、一見すると本体のディスプレイを使ってビデオ通話を行うのかと思うだろう。実はそうではなく、会議室に設置されている外部ディスプレイと常に接続しておくことで、いつでもスムーズにWeb会議を行うためのもの。

 左右に回転する11.6型のタッチ対応フルHDディスプレイ、会議室に適した高音質スピーカー、部屋のどこにいても集音しやすい全方位型マイクなど、Web会議に求められる機能を1台にまとめた小規模会議室向けデバイスである。

 OSには特定用途向けエディションの「Windows 10 IoT Enterprise」を採用。日本マイクロソフトが提供する「Skype for Business」を使ってWeb会議が行える。本体の細かい設定を行うUI(ユーザーインタフェース)はWindows 10 PCとほぼ同様で操作しやすく、さらにIT管理者は通常のWindows 10 PCと同じ管理系統で社内管理できるのも魅力の1つだ。

実際に使って試してみた

 ThinkSmart Hub 500を試験導入したムラタは、社内の小会議室に設置して実力を試すことに。セットアップはPCと同じでシンプルだ。本体にはHDMI出力×2、HDMI入力、LANコネクター、USB 3.0×4、ステレオイヤフォンジャックの豊富な入出力インタフェースを用意している。電源のほか、会議室に備えられた外部ディスプレイをHDMIポート、Windows 10に対応する汎用のWebカメラをUSBポートにつなげばWeb会議がすぐに始められる。

photo 接続したケーブルは取り付け金具で固定できる

 ThinkSmart Hub 500を起動すると、Skype for Businessを会議室で利用するのに適した統一インタフェース「Skype Room System」が現れる。シンプルで直感的な操作を目指した画面で、多くの人が迷うことなくWeb会議を始めやすい。会議前の接続作業でだらだらと時間が失われるようなシーンを最小限に抑えられる。タッチパネルの反応も良好だ。

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 早速、「新しい会議」アイコンをタップして、会議をしたい相手のSkype for Businessアカウントを検索して呼び出してみる。

photo Web会議を行う相手を招待する
photo 相手を呼び出し中
photo 相手のPCに呼び出しのポップアップが表示された
photo 相手の映像が無事表示され、思わず立ち上がるムラタ

 相手が応答すると、ThinkSmart Hub 500に接続した外部ディスプレイには相手の映像が映し出された。このとき、ThinkSmart Hub 500の画面にはWeb会議に関する設定メニューが表示される。ここから参加者の追加、接続したカメラのオンオフ、音量ミュート、テキストチャットなどが行える。

photo USBで接続した汎用のWebカメラが一覧に表示される
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 実際にThinkSmart Hub 500を通して会話を行ってみた。スピーカーから届く相手の声はとてもクリアで、こちら側の声もしっかり相手に届く。

 「普通に会話できますね

 「聞き取れなくて相手に聞き返す、という無駄がなくなったのがすこぶる良い

 「スマートスピーカーと違って、相手が人間だから喋りやすいね

 「その例えは、分かりやすいような分かりにくいような……

 会議室内ではマイクの位置を意識して喋る必要はなく、「普通に話せば相手に伝わる」という、会議の当たり前がWeb会議でも実現できることを実感した。

 Web会議において、スピーカーとマイクの質は会議の生産性に直結する。最もこだわるべきポイントと言っても過言ではない。ThinkSmart Hub 500があれば、シンプルに1台でそれらに対応できるのが強みだ。

photo 会議室用途に適したスピーカーと全方位マイクを本体に備える

Web会議でも“普通の会議”と変わらない感覚を実現できる理由

 ThinkSmart Hub 500は、Web会議をもっと便利にするための一歩踏み込んだ機能を搭載している。それが、HDMI入力による画面共有機能だ。ディスカッション形式の会議では、議題が変わるごとに外部ディスプレイにPC画面を映し出す人が変わるといった場面に遭遇するが、ThinkSmart Hub 500であればWeb会議でも同様の使い勝手を実現できる。

 「次はカタフチさん、働き方改革に関する資料を見せてもらえますか

 「いま画面に映し出しますね

photo ディスプレイが回転するので、本体を移動させることなく使いたい人の前に画面の向きを変えられる
photo ThinkSmart Hub 500とPCをHDMIで接続する

 PCとThinkSmart Hub 500をHDMIで接続すると、相手とのビデオ通話画面にPCの画面が加わる。画面を出力するPCはSkype for Businessがインストールされている必要はなく、純粋に外部ディスプレイにつないでいるのと同じ状態だ。煩わしい操作は一切なし、本当に普通の会議と同じ感覚で相手と画面を共有できる。

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photo 相手にも出力した画面がきれいに映った

 実際にThinkSmart Hub 500をWeb会議で使ったメンバーからは、「おぉーすげー」と感嘆の声が挙がった。こういった小さな使い勝手を改善していくことで、新しい働き方が普及する足掛かりになると一同は実感するのだった。

Web会議を成功させるには、デバイス選びが重要

photo 「結構使えるじゃん」と上司もご満悦

 働き方改革によって新制度を取り入れる企業は少なくないが、最前線で働く社員が「本当に使いやすい」と思えるような環境を丁寧に整えなければ、仕事の効率やアウトプットの質は逆に落ちてしまう。本気で労働環境の改善に取り組みたいと考えているなら、ThinkSmart Hub 500を初めとする、多彩なツールがそろうレノボ・ジャパンに相談してみてはいかがだろうか。

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