見積書、請求書、発注書作りを簡単にするクラウドサービスとは？：仕事を変える帳票

企業では誰もが使う帳票だが、業務ルールなどに起因するフォーマット変更に手間取った経験をお持ちの方も多いはずだ。そうした煩わしい作業からビジネスパーソンが解放されるサービスが登場した。帳票ベンダー大手のウイングアーク１ｓｔが提供するクラウドサービス「SVF Cloud」だ。

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業務部門が直面する帳票の“理想”と“現実”

　企業に勤めるビジネスパーソンにとっては身近であり、仕事を回すための書類が「帳票」だ。その種類は数多く、顧客に提出する見積書、請求書、発注書など、大企業はもちろんのこと、中堅・中小企業であっても膨大な帳票が存在するとされている。

　それらはコア業務に直結するものも多く、業務効率化の一環として、帳票作成のシステム化が以前から進められてきた。だが、そこで直面することになった課題が、帳票のフォーマットが固定された結果、微細な変更にも情報システム部門に協力を仰がねばならず、変更完了までに少なからぬ時間を要すようになったことである。

　とはいえ、ビジネスには迅速さが要求される。例えば、顧客から見積書を依頼されているのに、フォーマット変更のために数日もかかっていては話にならない。そこで、業務部門で利用が広がったのが、ExcelやWordなどの書類作成ツールによる帳票である。

　ただし、依然として課題は残されている。確かにこうしたツールによって、書類の変更は容易に行えるようになった。だが、システムでは記述しなければならない項目が自動入力されるのに、ExcelやWordでは手入力であるため、転記ミスが発生するケースも少なくない。

　システムと連携させ、こうしたツールに自動入力する方法も確かにある。ただし、これでは本末転倒だ。結局、このような仕組みの整備は情報システム部門に頼らざるを得ず、その後の変更が確実に行いにくくなるからだ。

　このように、業務部門の帳票に対する“理想”と“現実”の間には大きな溝が存在する。では、この問題にどう対処すべきなのか。その解として帳票ベンダー大手のウイングアーク１ｓｔが2015年3月から提供を開始したのが帳票クラウドサービス「SVF Cloud」である。

クラウド市場に投入する新製品をサンフランシスコで初披露

　SVF Cloudは、20年前に販売を開始して以来、現在までに1万8000社以上の導入実績を誇るウイングアーク１ｓｔの帳票基盤ソリューション「SVF」のクラウド版である。その特徴は、セールスフォース・ドットコムのCRM（顧客情報管理システム）やSFA（営業支援ツール）、「Force.com」上のアプリケーションとの連携により、クラウド上のデータを利用して、例えば、高度なITスキルを持たない営業現場の社員であっても帳票の作成や変更が容易に行える点である。

あらゆる帳票の課題を解決する「SVF」

　ウイングアーク１ｓｔの営業本部 クラウド営業統括部で統括部長を務める森脇匡紀氏は、「今後、業務システムがクラウドサービスに移行することで、業務部門が自らクラウドサービスを選定、運用するような企業が増えるでしょう。そうした際に、現場の社員にとって分かりやすく、シンプルに利用できるようなツールが不可欠になるはずです。使われる対象が変わっていることを強く意識して、今まで以上の簡便さや利便性を提供する必要があると感じています」とSVF Cloudのリリースの狙いを説明する。

　では、SVF Cloudによってどれほど帳票の作成や変更が容易に行えるのだろうか。前提として、従来の帳票ツールは一般的にエンドユーザーである業務部門からの要望を受けて情報システム部門などが「開発」するものだったが、SVF Cloudではそうした開発作業が不要で、データやレイアウトなどを「設定」するだけで済むのである。

　例えば、既存帳票のレイアウトをデザインする場合、帳票をPDFファイルにして、取り込み変換ボタンを押下するだけで、罫線や固定文字などを自動で認識し、PDFにした帳票をSVFのフォーマットに変換できる。

　それに加えて今回同社はクラウド市場に向けて新たな製品を投入予定である。今使っているExcelやWordなどで作成された帳票レイアウトのファイルを再利用し、データのマッピングを誰でも簡単に設定できるようになるという。市場ニーズに合わせ、専用の帳票ツールでレイアウトを開発するという概念を捨てたわけだ。しかもその製品は日本ではなく、サンフランシスコで開催されるセールスフォース・ドットコムのイベント「Dreamforce」（全世界から15万人が集まるクラウド最大のイベント）で初披露するという。

「SVF Web Designer」で設計した帳票サンプル（保険設計書）

テクノロジーで“難しいことを徹底的にやさしく提供する”

　もちろん世の中にはさまざまなクラウド型の帳票サービスが存在している。ただし、SVF Cloudがそれらと一味違うのは、上述したような機能を含め、ITに疎い初心者でも簡単に使えるよう、いくつもの配慮が払われている点である。

　一例を挙げれば、ExcelファイルにSalesforceのデータを埋め込むには、他サービスの多くはタグ情報を手入力する以外に方法はない。また、Salesforceの帳票を流用する場合も生成コードのコピー作業を人手で行う必要がある。そうした煩雑な作業からSVFユーザーは解放されるのである。

Salesforceの設定画面

ウイングアーク１ｓｔ 営業本部 クラウド営業統括部 統括部長の森脇匡紀氏

　「今のクラウドの帳票市場には例えばiPhoneのようなイノベーションは残念ながら起きていないと感じました。だったら自分達がiPhoneを届けてあげる必要があると考えました。ウイングアークに流れる開発のDNAにはテクノロジーで“難しいことをやさしく提供する”という考えがあります。開発メンバーを信頼していたら予想を遥かに上回る製品が出来てきてプロジェクトメンバー全員で興奮しました。早く全世界の人に、妥協を一切許さないウイングアークの製品に触れてもらいたいです。」（森脇氏）

　もちろん、帳票ベンダーとして、元の帳票ファイルの再現度にもこだわり続けてきた。機種依存文字に対してはPDFにフォントを埋め込む技術を独自開発することで、OSの違いによる誤表示への対応を図るなど、「ここまでやるか」というほどこだわりは広範にわたる。

　作成した帳票の出力法も、PDFやExcelなどのファイルとしての出力はもちろん、メールやWeb配信など各種システムもカバーした。また、今後リリース予定のダイレクトプリントでは、クラウドの仕組み上困難なプリンターへの直接印刷にも、独自技術によって対応していく計画だという。

「変わらないまま、変わる」をコンセプトに海外市場を開拓

　SVF Cloudの提供によってさらなるビジネス拡大を図るウイングアーク１ｓｔ。今後の展開として取り組んでいくのが、対応するクラウドサービスの拡充と、新規顧客の開拓である。

　前者については、Salesforceやサイボウズの「kintone」といったクラウドサービスベンダーとの連携に加えて、「Evernote Business」やクラウドストレージサービスである「box」「Dropbox」などにも対応予定だ。さらには、「SVF Cloud Web API」を公開することで、アマゾン ウェブ サービス「AWSクラウド」、マイクロソフト「Microsoft Azure」など、多様なクラウドとの連携が可能になるという。

　後者に関しては、国内はもとより、海外市場のさらなる顧客開拓に注力していくという。「情報のコミュニケーション手段として帳票（ドキュメント）を使わない市場はありません。たかが帳票、されど帳票です。」と森脇氏は言い切る。紙への利用シーンも多彩でMacやモバイル端末から印刷指示を出し、ドットプリンターやラベルプリンターへダイレクトに出力したいというニーズも運輸業や製造業では念願されており、利用シーンは日本だけにとどまらない。それらはSVF Cloudのグローバル展開を加速させる足掛かりになるだろうとみている。

　このようにさまざまなクラウドサービスとの連携や海外市場の開拓を積極的に進めていく一方で、ウイングアーク１ｓｔが磨き上げた技術力や製品に対する顧客の信頼性、あらゆるユーザーにとっての利便性の高さはこれからも変わることはない。「変わらないまま、変わる」をコンセプトに掲げるSVF Cloudは、今後も技術への投資を継続することで新たな市場を切り開き、いっそう高まるクラウド上でのドキュメント作成ニーズに挑戦していく。

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