これでマイナンバー対策は万全！ 「分業」「手書き不要」で担当者の負担をなくすソリューションとは？

2016年1月からスタートしたマイナンバー制度。企業のマイナンバー取扱担当者はガイドラインに準拠した方法できちんと管理、運用する必要があり、大きな負担がのしかかる……。そんなマイナンバー取扱担当者を助けてくれるソリューションを紹介する。

[PR／ITmedia]

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　2016年1月からスタートしたマイナンバー制度。会社は従業員の社会保険の手続きや源泉徴収、納税などの手続きに際して、ガイドラインに準拠した方法で従業員などからマイナンバーを収集し、運用しなければならない。そのマイナンバー運用の実務を実際に行うのは、会社から任命されたマイナンバー取扱担当者。通常は給与支払い業務の担当者が務めることが多い。

　マイナンバー取扱担当者はマイナンバーの運用における「基本方針の策定」「取扱規程の策定」などを行い、セキュリティ対策を万全にした上で業務を遂行しなければならない。

　対象者のマイナンバーを漏れなく収集するだけでも大変だが、集めたマイナンバーを行政に提出した後も安全に保管して管理する必要がある。マイナンバーを漏えいすれば、個人情報保護法違反よりも重い罰則を受けることになり、そのプレッシャーは大きい。

　マイナンバーへの対応において特に大変だといわれているのは、300人〜500人の中堅企業のマイナンバー取扱担当者である。従業員規模が十数人程度の小規模企業であれば、収集・運用するマイナンバーの数が少なくて済むので、そこまで手間暇がかからない。そして、人的、資金的資源が豊富な大企業であればマイナンバー取扱担当者を増やす、マイナンバー対策本部を設けるなど、万全なマイナンバー対策の体制を整えやすい。

　しかし、上記の中堅企業は大企業ほど潤沢なリソースがないにもかかわらず、高いセキュリティ基準で運用しなければならないため、マイナンバー取扱担当者の負担は大きい。

　そんな苦労の連続のマイナンバー取扱担当者を助けてくれるマイナンバーソリューションを紹介しよう。大塚商会の「らくらくマイナンバー対応システム」だ。

“分業”によってマイナンバー取扱担当者の負担を軽減

　らくらくマイナンバー対応システムの特徴は、マイナンバー業務の分業を可能にすることでマイナンバー取扱担当者の負担を減らし、マイナンバーの「取得」「保管」「利用」「廃棄」までの全てのプロセスを一貫してサポートしてくれる。

　「取得」「保管」プロセスでは、まず総務や人事といった一般事務担当者がシステムからメールで従業員にマイナンバーの提供依頼を出す。従業員はそのメールに記載されているURLから、イントラネット環境のらくらくマイナンバー対応システムの申請処理画面に飛ぶことができ、マイナンバーの入力と通知カード、本人確認書類のデジタルコピーを添付すれば申請完了だ。マイナンバーの登録状況はシステムから一目で確認でき、一般事務担当者が未提供者への催促も行える。

　ただし、マイナンバー取扱担当者以外の人にはマイナンバーが表示されない仕組みになっているので、セキュリティ面でも問題なく分業できる。

一般事務担当者がマイナンバーの提供依頼、収集を行うことができる

　最後にマイナンバー取扱担当者がマイナンバーと添付書類を確認して入力ミスがないかをチェックするという流れだ。一般事務担当者などができる作業を増やすことでマイナンバー取扱担当者の負担を軽減させてくれるのである。

複合機との連携で、手書きの手間を省く

　次に「利用」プロセスだ。「源泉徴収票」や「雇用保険被保険者資格取得届」などマイナンバーの記載が必要とされる書類は80種類以上あるといわれている。ここで重要になるのが、一般的な業務ソフトで対応できるのは一部の書類だけということ。例えば、使っている人事給与ソフトが未対応、あるいは一部の書類しかマイナンバーに対応していなければ“手書き”で対応する必要があるのだ。

　そうなると、マイナンバー取扱担当者は名前と保険番号などを基にマイナンバーを手書きで書類に転記した後、マイナンバー利用履歴管理台帳に「利用日付」「利用書類名」「利用社員名」「担当者名」を記入し記録を残す……といったような面倒な作業を行うことになる上に、手作業によって生じる記載ミスやセキュリティリスクも懸念される。

　だが、らくらくマイナンバー対応システムを使えばこの課題を解決できる。人事給与ソフトなどの業務ソフトが一部の書類しか対応していないために本来であれば手書き対応となってしまう書類でも、複合機と連携することでその課題を解消し、マイナンバー取扱担当者の負担を一気に軽減できるのだ。その手順を説明しよう。

　まず、一般事務担当者がマイナンバーを記入していない書類を複合機でスキャンし、らくらくマイナンバー対応システムに取り込む。すると、その書類のキー項目をOCR（光学文字認識）変換し、手書きされた情報と社員情報の紐付けを行ってくれる。

マイナンバー取扱担当者以外の人は、マイナンバーを見ることができないので安心だ

　例えば、雇用保険被保険者資格取得届の場合、名前と生年月日をキー項目としてOCR変換される。社員情報とうまく紐づけされているか一般事務担当者が確認し、もし誤りがあれば訂正するといった流れだ。

OCR変換した情報と社員情報を自動で紐づけしてくれる

　最後に、らくらくマイナンバー対応システムがマイナンバーデータベースからマイナンバーを当て込んで印字してくれた書類をマイナンバー担当者が印刷すれば終了だ。また、その際は「誰が」「いつ」「どの書類を」といったログも自動で残すことができる。

マイナンバー取扱担当者はシステムが当て込んだ書類を確認して印刷するだけで済むのだ

　手書きによる転記の必要がなくなると同時に、一般事務担当者が手書き書類のデータ化までを行い、マイナンバー付きの書類を出力する作業をマイナンバー取扱担当者が行うという分業も可能になるのだ。

　「廃棄」プロセスでは、退職して不要になった従業員のマイナンバーをマイナンバーデータベースから削除できる機能はもちろんのこと、キャビネットなどに保管したマイナンバー書類の廃棄のタイミングをアラートしてくれる機能もある。

「取得」「保管」「利用」「廃棄」まで一貫したサポートでマイナンバー取扱担当者の負担を大幅に軽減

トータルソリューションでサポート　

　らくらくマイナンバー対応システムは、従業員から郵送などの方法で取得したマイナンバーをマイナンバー取扱担当者が登録する場合に最適な「スタンダード版」とLAN環境にあるPCなどの端末から、従業員本人が直接登録する場合に最適な「プレミア版」を用意。

　価格は「スタンダード版」が10万円（税別）と「プレミア type A」が15万円（同）、「プレミア type B」が28万円（同）、「プレミア type C」が56万円（同）で、他のマイナンバーソリューションに比べて安いところも魅力的だ。

　また、大塚商会ならマイナンバー運用における基本方針、取扱規程等の策定などのサポートや、マイナンバー制度に関する「コンサルティングサービス」「教育支援サービス」「セキュリティ対策サービス」のトータルソリューションでサポートを提供している。

　マイナンバー対策はあらゆる企業がやらなければならないこと。まだ何もマイナンバー対策ができていないという企業でも、大塚商会なら全てをサポートしてくれるので手っ取り早いし、安心だ。ぜひ大塚商会のマイナンバーソリューションを活用してみてはいかがだろうか。