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商談を成功に導く？　コンビニのマルチコピー機活用法とは：そうか、その手があったか

コンビニに設置されたマルチコピー機でビジネスの生産性を高めようという動きが広がっている。コンビニのマルチコピー機にはどんな活用法があり、ビジネスにどう生かせるというのだろうか……。

» 2016年02月25日 10時00分公開

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　書類をコピーするためだけに会社に戻る――。こんな事態に悩まされた経験のある人は少なくないだろう。

　実はいま、こうした課題の解決を含め、コンビニに設置されたマルチコピー機でビジネスの生産性を高めようという動きが広がっている。どのように活用し、ビジネスにどう生かせているのだろうか。進化したコンビニのマルチコピー機のサービスについてお伝えしよう。

コンビニのマルチコピー機、実はこんなに進化している

　コンビニの店内に、ほぼ必ずといっていいほど設置されているマルチコピー機。読者の皆さんは、普段どれだけ利用する機会があるだろうか？

　もともとコンビニにモノクロのコピー機が置かれるようになったのは、1980年代。その後、カラー化やデジタル化、セキュリティの強化、FAX機能や写真プリント機能の実現といったように、飛躍的に進化を遂げていった。今や単なるコピー機というよりは、ネットワークにつながった最先端の情報端末とでもいうべき高度な機能を備えつつある。

　例えば、USBメモリやSDカードなどに保存されたドキュメントの内容をプリントアウトできたり、最近ではスマートフォンに保存されたコンテンツをアプリ経由で転送してプリントアウトできるようにもなっている。また、写真のプリントやコピー機能も備えており、写真専用用紙へプリントが可能だ。さらに、紙の書類やメモの内容をスキャンして、JPEGやPDFのファイルに出力するスキャナ機能もある。

　出張や外回りの多いビジネスパースンの中には、頻繁にお世話になっている方も多いことだろう。

　本稿では、コンビニ設置のマルチコピー機で約6割のシェアがあるという、シャープのマルチコピー機を例にとり、“コンビニのマルチコピー機ならでは”の機能やメリットについて紹介する。

ビジネスの機動力を高めるシャープの「ネットワークプリント」とは

　シャープのマルチコピー機の大きな特徴は、機器単体としての機能だけにあるのではなく、ネットワークを介してさまざまなサービスが提供される点にある。例えば、さまざまなコンテンツ業者のサービスと連携することで、新聞記事や地図、履歴書、楽譜、ブロマイドといった多様なコンテンツをコンビニの店頭でプリントアウトできるようになっている。

コンビニに置かれているシャープのマルチコピー機

　また数年前からは、地方自治体のネットワークと接続することで、住民票の写しや印鑑登録証明書などをマルチコピー機から出力できるサービスも開始した。まだ全ての自治体がこのサービスに対応しているわけではないが、今後マイナンバー制度が根付くにつれ、こうした行政サービスを導入する自治体が増えてくることが予想される。

　何といっても、ビジネスパースンにとって最も注目すべきサービスは「ネットワークプリントサービス」だ。これは、出力するデータをあらかじめインターネット経由でクラウド上にアップロードしておけば、コンビニに設置されているシャープのマルチコピー機でプリントアウトできるというものだ。

　出力するデータをわざわざUSBメモリやSDカードに移して持ち運び必要もなく、簡単にネットワーク経由でコンビニのマルチコピー機に転送できるこのサービスは、個人用途においてもさまざまなシーンで重宝されるだろう。しかし、その真価はビジネスシーンにおいてこそ発揮される。

　外回りや出張が多く、オフィスに戻る時間がなかなかとれないビジネスパースンにとって、商談で使う資料をプリントアウトするためだけにオフィスに戻るのは極めて非効率だ。

　その点、必要な資料を「ネットワークプリント」にアップロードすれば、いつどこにいても、シャープのマルチコピー機が設置された全国3万1000店舗のコンビニで資料をプリントアウトできるようになる。これにより、生産性が大幅アップすることは間違いなしだ。

　このサービスには、個人向けサービスの「ネットワークプリント」と、法人向けサービスの「ネットワークプリント for Biz」の2種類がある。「ネットワークプリント for Biz」には、法人での利用に合わせて、管理者が各ユーザーのファイルの保管日数などを設定・確認できたり、各ユーザーのアップロード・プリントアウトした日などの履歴を確認できたりなどの機能が用意されている。

　現場ユーザーの利便性を高めつつ、同時に企業用途においては必須の管理要件にも十分応えることができるのだ。

最寄りのコンビニで最新の資料をプリントアウトできる

　とはいえ、いざ実際にこのサービスを使うとなると、具体的な利用シーンやメリットがなかなかイメージできないかもしれない。また、セキュリティやガバナンスなどの点で不安を覚える方もいるだろう。そこでここからは、実際に「ネットワークプリント for Biz」を導入して、そのメリットを存分に生かしている企業の事例を紹介してみる。

外回りの多い営業担当の生産性を大幅に向上

　商談の成否を大きく左右するプレゼン資料や見積書。個々のクライアントに合わせて、適宜内容をカスタマイズするなどして、なるべく新鮮な情報を反映させたい。さらに踏み込んで、クライアントの細かな要望を反映させたドキュメントをその場ですぐ提供できれば、受注の確率はさらにアップするだろう。

　製薬会社の営業担当であるMRは、まさにそうしたニーズを切実に抱える業種だ。クライアントである病院の医師は、日々診察で忙しく、なかなかまとまった商談の時間をとることができない。そのため、限られた時間内でいかにタイムリーな情報を提供し、相手の要望に沿った資料をその場で提示できるかが商談の鍵を握る。

　そのため、某大手製薬メーカーでは一部のMRにモバイルプリンタを支給していた。営業先でクライアントの医師の要望を聞き、その内容を反映させた商談資料をすぐにプリントアウトして手渡す。こうしたスピード感で、ライバルメーカーより半歩でも先んじようとしていたのだ。

　しかし一方で、モバイルプリンタが万が一故障したときは、そのメンテナンスにかなりの手間とコストが掛かるのが長年の課題だった。また、USBメモリに資料を保管して持ち運ぶ運用も行われていたが、これは紛失によって機密情報が社外へ流出するリスクが大きい。

　こうした課題を解決するために導入したのが、ネットワークプリント for Bizだった。最寄りのコンビニで最新の資料をいつでもプリントアウトできるため、モバイルプリンタやUSBメモリを持ち歩く必要がなくなり、資料を用意するためだけに会社に戻る必要も一切なくなった。クライアントに常に最新資料を提供できるため、商機損失も減らすことができ、MRの生産性は大幅に向上したという。

顧客との書類のやりとりを大幅に効率化

　某法律事務所では、顧客である依頼人との書類のやりとりにネットワークプリント for Bizを活用している。法律事務所では一般的に、訴訟手続きに必要なさまざまな書類を、郵送でやりとりする。しかし膨大な書類の郵送には、書類のプリントアウト、梱包、投函に手間が掛かり、加えて書類を受け取る側にとっても、不在時の受け取りなどの手間が強いられていた。

　特に、訴訟関連の書類は時間の要件が極めてシビア。裁判所への提出期限が厳密に定められており、少しでも遅れると受理してくれなくなる。そのため、限られた時間の中で確実に依頼人とやりとりしなければならない。そのためには、郵送にかかる手間や時間は決して無視できないのである。

　そこで、ネットワークプリント for Bizの出番だ。事務所側は、依頼人に送りたい書類のデータをアップロードし、これをプリントアウトするために必要なIDとパスワードを依頼人にメールで通知する。後は、それを受け取った依頼人が都合のよい時間に最寄のコンビニでこのIDとパスワードを使ってプリントデータをプリントアウトできる。

　これなら、常に最短の時間と手間で書類を依頼人に受け渡すことができ、サービス品質の向上にもつながる。また前述の管理機能により、依頼人がプリントアウトを行った履歴を確認できるため、受領確認にもなる。

　ちなみに、重要な訴訟書類をコンビニでプリントアウトすることに、セキュリティ上の懸念を覚える方もいるかもしれない。しかしネットワークプリント for Bizのサービスは、強固なセキュリティ基盤の上に成り立っており、情報漏えいの心配はほぼないと考えていいだろう。

　このように、普段コンビニでなにげなく目にするマルチコピー機には、実はビジネスパースンの生産性を劇的に向上させる可能性が秘められている。ここで紹介したネットワークプリント for Bizは、さらなるサービス内容の拡充を進めており、今後は料金をまとめて後払いできる課金サービスや、アカウントをグループに分けて管理できる機能などがまもなく実現される予定だ。