ある会社の挑戦 業務効率が上がり、働き方も変わった！ 法人向け「Office 365」は中小企業の味方：人材不足に効く、働き方改革

中堅・中小企業にとって、切実な問題になっているのが「人材」の確保だ。いま政府が力を入れている「働き方改革」は、人材不足対策にも有効な施策として推進されている側面がある。ITを活用することで課題を解決し、業務の効率化と柔軟な働き方を実現したとある企業のケースを紹介しよう。

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　中堅・中小企業にとって、切実な問題になっているのが「人材」の確保だ。中小企業庁が発表している「中小企業白書」（2015年度版）によると、中小企業の人材不足は2011年以降、悪化の一途をたどっている。

　特に、企業規模が小さくなればなるほど人材の不足感が深刻になっているという。こうした状況を懸念し、中小企業白書では「景気回復基調の中で、中小企業・小規模事業者の健全な成長の阻害要因となる可能性がある」と指摘している。

　いま政府が力を入れている「働き方改革」。これは大企業だけをターゲットにしたものではなく、むしろ中小企業の人材不足対策にも有効な施策として推進されている側面もある。

　実際、中小企業白書によると、出産などで退職した女性の復職先として中小企業・小規模事業者が重要な役割を果たしているという。人手不足に悩む中小企業が従来の働き方を変え、魅力ある労働環境を作ることができれば、新たな人材を獲得するためにも、優秀な社員をつなぎとめておくためにも、大きな強みになるはずだ。

　働き方改革を進めたい中小企業の味方になってくれるのがITだ。在宅勤務や、業務効率化を実現するためにはITの導入が欠かせない。だが中小企業では、ITに詳しい従業員がいない上、投資に見合う効果が得られるのか不安もあり、導入に踏み切れないという企業も多いだろう。

　そこで、ITを活用することで課題を解決し、業務の効率化と柔軟な働き方を実現したケースを紹介したい。この企業は古い仕組みを一新し、業務を大きく改善した上、在宅勤務の制度も整備。新卒採用にも乗り出している。

　この企業が導入したのは、法人向け「Office 365」だ。「Word」「Excel」といった、おなじみのアプリケーションに加え、ビジネスの効率向上と働き方改革に効く、さまざまな機能やサービスがセットになっている。これが個人向けと同等のコストで導入できるのも大きな特長だ。

業務の生産性向上と柔軟な働き方を生み出す「Office 365」

　Office 365を導入した株式会社日本綜合経営協会（以下、日本綜合経営協会）の代表取締役 岩鼻宏樹氏を招き、日本マイクロソフト SMB営業統括本部 SMBマーケティング本部 本部長 川瀬透氏との対談を通じて、中堅・中小企業にとってのOffice 365の価値について語ってもらった。自社の課題を感じている方はぜひ参考にしてほしい。

古い専用システム、すぐに容量がいっぱいになるメール……

株式会社日本綜合経営協会の代表取締役 岩鼻宏樹氏。「Office 365」を導入して会社を変えたという

川瀬氏：　まずは、日本綜合経営協会様が行われている事業の内容について教えていただけるでしょうか。

岩鼻氏：　弊社はクライアントの依頼に応じて、講演会やイベントの講師を紹介・派遣するサービスを提供する企業です。創業は1975年と古く、講師派遣に特化した日本初の企業ですが、企業規模は小さく、従業員数は十数名ほどですが、新卒採用もしています。

川瀬氏：　御社は現在、Office 365をお使いだとうかがっておりますが、それ以前はどのようなシステムやITツールを使っておられたのでしょうか？

岩鼻氏：　従来は、OfficeはPCに付属していたものをそのまま使い、メールは業者が提供するメールサービスを利用していました。社内の情報共有は紙の回覧板を使い、ハンコを押して回覧するなど、全体としてはかなり旧態依然とした状況でした。

川瀬氏：　多くの中小企業が、今なおそうした状態だと思います。

岩鼻氏：　加えて、講師のプロフィールやスケジュールを管理するために、20年前に開発した独自システムを運用し続けてきました。これも大変使いづらく、いつか改善したいと考えていました。

　このシステムは、オフィス内に設置したサーバで稼働し、多額のコストがかかっていました。サーバのリース期間が残り1年を切ったころに、「もうサーバのお守りはしたくない、次はぜひクラウドでできないだろうか」と検討を始めました。

　ちょうど同じころ、従業員の1人が病気にかかってしまい、在宅勤務制度の必要性も感じ始めていました。以前、社内で運用していたサーバに自宅からリモートアクセスして在宅勤務できないかと試してみたこともあったのですが、レスポンスが悪すぎて「これではとても仕事にはならない」と断念しました。

　またメールを社外から読むことができず、メールボックス容量もすぐいっぱいになってしまうので、頻繁にメールを削除しないと新規メールが受信できなくなってしまうので、重要なメールを受信するために、まず削除から始めなければならないという非効率な状況でした。

「Office 365」が仕事を変えた

岩鼻氏：　そんな時にOffice 365を知りました。スマートフォンからクラウドにアクセスし、メールやファイルをどこからでも見ることができるとのことで、在宅勤務にも適していると思いました。

Office 365のメール環境なら、自宅や出先からも安全にメールを利用できる。メールボックス容量も充実だ

岩鼻氏：　そこでOffice 365を社内に導入して、従業員に使い方に慣れてもらってから、講師管理システムもクラウド化して、本格的な在宅勤務の仕組みに移行しようと考えたのです。2015年1月、全員分のOffice 365を導入したのに合わせ、PCも一新し、さらに社員用にiPhoneも持たせることにしました。

法人向けOffice 365とは？

　「Word」「Excel」「PowerPoint」といったOfficeアプリケーションと、安全なオンラインストレージ、スマートフォンで利用できるモバイルアプリや、メール機能、予定表機能などもセットになっている、企業向けOffice製品。

　料金は月額／年額で支払う定額制になっており、必要十分な機能を備える「Office 365 Business」は月額900円（年間契約の場合）、メール機能やオンライン会議機能などもそろう「Office 365 Business Premium」は月額1360円（同）などのプランがある。

川瀬氏：　具体的にはOffice 365をどのように活用されているのでしょうか？

岩鼻氏：　「Word」や「Excel」といったOfficeアプリケーションはもちろんですが、オンラインストレージ「OneDrive for Business」、個人向けOfficeには含まれていない「Outlook」によるメール機能や予定表、文書管理などのクラウドアプリケーションも積極的に活用しています。

　弊社が受注した講演会等の予定表を、かつてはB3の紙の予定表に私が書き込み、オフィス内で管理していたため、社外からは参照できませんでした。しかしOffice 365の導入後は、どこにいても全従業員が全ての講演会等の予定表をPCやiPhoneから参照できるようになりました。

　また講師プロフィールを記載したファイルをオンラインストレージに置いて全員で共有したり、文書管理サーバに講師の情報を登録して一元管理しています。

　さらには、PCデータのバックアップをオンラインストレージ上にとり、いざというときでも事業を継続できる体制を整えています。こうして災害対策にも万全を期している点は、クライアントや講師の方々の信頼を得る上でも重要ですね。

安全にファイルを共有できる「OneDrive for Business」

　Office 365 Businessに付属するオンラインストレージ「OneDrive for Business」は、1TB（テラバイト）という大容量のファイル保管スペースをオンライン上に提供。ファイルをチームで共有し、編集することもでき、スマートフォンなどで出先からアクセスして利用することもできる。アクセス制限などをきめ細かに行うことができる上、強固なセキュリティに守られているため、安心して業務利用できるようになっている。

使い慣れたツールで在宅勤務も実現

日本マイクロソフト SMB営業統括本部 SMBマーケティング本部 本部長 川瀬透氏

川瀬氏：　こうしてお話をうかがうと、中小企業としてはかなり本格的にOffice 365を活用されていますが、社内ではどなたがこうした使い方を考えていらっしゃるのでしょうか？

岩鼻氏：　私自身は技術の細かいことはあまり分からないのですが、幸い社内に詳しい人間が1人いるので、その者と社外のアドバイザー、それに私を交えた3人で具体的な活用方法を検討しています。

川瀬氏：　御社のように、経営者が積極的に取り組みをリードし、かつ周囲にITに詳しいスタッフがいるというのは、ある意味理想的な環境ですね。残念ながら、多くの中小企業のお客様では、ここまで進んだ取り組みはまだ難しいのが実情でしょう。多くの若い従業員の方々は、プライベートではスマートフォンを自在に使いこなしているにも関わらず、会社に来ると旧態依然とした仕組みを強いられており、なかなかポテンシャルを発揮できずにいます。

岩鼻氏：　その点、Office 365の導入後は、場所を問わずスマートフォンからメールを使えるようになりましたし、オンラインストレージ上に保存されたドキュメントに自宅からアクセスすれば、会社にいるのとほぼ同じ環境で仕事ができるようになりました。

　それに、ツールのインタフェースが使い慣れているWindowsのものですから、導入当初こそ作業手順が変わることに不満が漏れることもありましたが、皆あっという間に慣れてくれました。

川瀬氏：　多くのOffice 365ユーザー様からは、Officeアプリケーションのバージョンが常に統一できる点にメリットを感じていただいているようです。

岩鼻氏：　まったく同感です。かつては、PCを購入するたびに異なるバージョンのOfficeを導入した結果、さまざまなバージョンが社内で混在していました。そのため、利用法やトラブル対応に関する知識がなかなか共有できませんでしたが、Office 365の導入後は常に最新バージョンに統一されるようになり、知識やノウハウの共有が進んだとともに、面倒なバージョンアップ作業からも解放されました。

常に最新のバージョンが使える

　Office 365のアップデートは「無料」。常に最新のOffice製品を使い続けることができる。数年ごとに費用を支払ってアップグレードする必要がなくなる上、社内で使っている異なるバージョン同士のOfficeでファイルを読めなかったり、バージョンが違うので使い方が分からないといったことがなくなるのだ。

　またスマートフォン用Officeアプリも常に最新版を利用でき、出先などからの仕事に威力を発揮してくれるだろう。

働き方改革には不可欠な「現場の理解と信頼関係」

川瀬氏：　多くの中小企業にとって、優秀な人材をつなぎとめておくためのワークスタイル変革の取り組みは切実な課題になってきていると感じます。特に女性は結婚や出産、子育て、介護などのイベントで職を離れざるを得ないケースが多いですから、ただでさえ人材獲得が困難な中小企業にとっては、こうした方々に在宅勤務の環境を提供して少しでも長く働き続けてもらうことが、今後のビジネスの成長や継続に欠かせなくなってくるでしょう。

岩鼻氏：　人材問題は中小企業ほど切実です。弊社ではOffice 365の導入をきっかけに、就業規則の改定まで踏み切りました。かつては在宅勤務の制度はありませんでしたし、時短勤務も会社に出勤することを前提としていました。しかし今年の3月からは、在宅勤務の制度を正式に就業規則に盛り込みました。

川瀬氏：　多くの企業では、在宅勤務の必要性は重々承知していても、業務現場での心理的なハードルが障壁となって、なかなか制度化まで踏み込めないところが多いようです。在宅勤務者や時短勤務者に対して、どうしても「本当にあの人たちは自宅で働いているのか？」「自分は毎日出勤しているのに……」といった疑念が生じてしまうんですね。ですから御社のケースのように、経営者が粘り強く「こうした新しい働き方は、いいことなんだ！」と言い続けることが重要なんだと思います。

岩鼻氏：　それはとてもよく分かります。加えて、「在宅勤務は決して人ごとではないんだ！」ということを周知させることも重要だと思います。将来誰しもが、子育てや介護のために在宅勤務せざるを得ないケースに直面する可能性があります。そんな時、周囲から「本当に自宅でちゃんと働いているのか？」と疑われたら、絶対に嫌ですよね。

在席状況も分かる「Skype for Business」

　メッセージングアプリとしておなじみ「Skype」のビジネス版が「Skype for Business」だ。チャットを通じて簡単に連絡を取り合うことができ、ユーザーの在席状況も表示できる。オンライン会議を行う機能も備えており、在宅勤務であっても同じオフィスにいるかのようにコミュニケーションできるだろう。

川瀬氏：　今後、何かOffice 365を使って新たなことを始める計画はありますか？

岩鼻氏：　まだまだOffice 365のほんの一部の機能しか使いこなせていませんから、もっといろんな機能を使いこなしていきたいですね。例えばWeb会議の機能を使って、在宅勤務者が社内の会議に自宅から参加できるような仕組みが実現できればいいなと考えています。

川瀬氏：　ありがとうございました。

Office 365で会社が変わる

購入・導入は個人向け製品並みの手軽さ

　法人向けOffice 365は個人向け製品と同様の手軽さで購入して利用でき、Officeアプリケーションだけではなく、中小企業が持つ業務遂行上の課題を解決するためのさまざまな機能を備えている。導入後も電話などによる手厚いサポートを用意しているため、ITに詳しい人材がいない企業でも心強い。

　Office 365のWebサイトでは、企業が必要とする機能を知るための情報がそろっているほか、導入前の疑問点を電話やチャットで質問できる購入前相談も行っている。気軽に相談してみることで、自社が抱える課題を解決する糸口が見えてくるかもしれない。まずはOffice 365のWebサイトをチェックしてみてはいかがだろうか。