職場の“黒子”が生産性を左右する カギは「省スペース」と「高耐久」：変わらないプリンタへのニーズ

職場に不可欠なプリンタ。その重要性について、それほど真剣に考えたことは少ないかもしれない。だが、その性能によって業務効率が左右されることは紛れもない事実である。そこで今、プリンタに対する、とあるニーズが盛り上がっている。それは――。

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　ペーパレス化が進みながらも、今なお社内のあちこちで目にする紙文書。その種類は提案資料や報告書、各種の通達文書など目的の数だけ存在し、書式も同様の理由からさまざまだ。これらの非定型文書の印刷を一手に担っているのが、言わずと知れたプリンタや複合機である。

　今やあって当たり前の存在である。だが、その業務で担う役割は思いのほか大きい。事実、プリンタの故障によって、「これでは仕事にならない！」と嘆きつつ、違う部署のプリンタまで足を運ぶといった覚えは誰しもあるだろう。「たかが」プリンタならぬ、「されど」プリンタというわけである。

　この点を踏まえ、働きやすい職場作りの一環として、プリンタの選定や配置法、モノクロかカラーか、レーザーかインクジェットか、フロアごとの配置か“島”ごとの配置か――の検討が長らく重ねられてきた。

　そして今、昔ながらの“とある”プリンタへのニーズが、現場を中心に大きな盛り上がりを見せている。それを要約して説明すれば、長らく変わらぬ“省スペース性”と“高耐久性”を兼ね備えたプリンタである。

長らく変わらぬプリンタへのニーズは“省スペース性”と“高耐久性”である

ニーズが盛り上がるこれだけの理由

　「省スペース性」と「高耐久性」のニーズの高さは、前者は国内オフィスやテナントの賃貸料の高さ、後者も故障時の手間を考えれば当然と言える。ただし、これらが今、改めて強く求められる理由を探ると、別の要因も浮かび上がる。まず挙げられるのが、役所の事務書類に代表されるように、印刷物の判型がほぼ絞られてきたことだ。事実、近年ではA3判のような大型の書類を、一般的なオフィスや店舗で見かけることはほとんどない。

　ここで念頭に置くべきなのが、印刷方式を問わず、印刷物の判型が大きくなるほど構造上、プリンタの大型化が避けられないことである。

　一方で、判型を絞れば、同一用紙を収容するトレイは判型の数だけ増え、必然的に用紙補充の手間も確実に軽減される。ユーザーが高耐久性に求める理由は、一重に無駄な作業を負いたくないことにあり、そこには当然、用紙補給の手間なども含まれる。

　さらに、働き方改革の機運の盛り上がりも関係している。プリンタは社員のほぼ全員が利用するだけに、その見直しを通じた環境改善は全社業務の効率向上に直結し、また、プリンタのリプレースはコストや手間の面でも、社内制度や新システムの導入などよりも圧倒的に乗り出しやすい。

　これらを背景に、A4判以下のサイズのみ対応による小型化を実現し、かつ、雑務の無駄を省けるプリンタが“合理的”な選択肢と考えられるようになったと考えてほぼ間違いない。付け加えれば、選択対象はインクジェット式のインク切れや、印刷物のにじみなど問題からレーザー式のプリンタに絞られることになる。

働き改革を支援する“6つ”の能力

　予算に余裕の乏しい中堅・中小企業では、従来、プリンタの選定に当たり、機能面で“妥協”せざるを得ないことも多かった。だが、技術革新やメーカーの努力により、両者を高いレベルで満たし、かつ手頃に入手できる製品が登場したことも、ニーズの盛り上がりと決して無関係ではないだろう。

　その代表格であり、10〜50人程度のSOHOや中小・中堅企業から特に支持を集めている製品――それが、コンパクトにもかかわらず高い耐久性と拡張性を可能にしたブラザー販売のモノクロプリンタ「HL-L6400DW」なのである。

「HL-L6400DW」

　HL-L6400DWで特筆されるのは次の6つの全てを満たしていることだ。

• 400×396×288mm（W×D×H）という「省スペース性」
• 装置寿命が従来比2倍の60万枚という「高耐久性」
• 最大2650枚分まで給紙枚数を増設できる高い「拡張性」
• 1分間に約50枚印刷できる「高速性」
• プリントコスト約2円/枚の「低廉性」
• フロントオペレーションによる給紙・排紙、トナーの交換の「容易性」

　これらのメリットは次のようなシーンを思い浮かべるとより理解しやすいはずである。

　例えば街中の診療所。領収書や処方箋、レセプト（診療報酬明細書）など、患者に手渡す書類は数も種類も多く、手渡す頻度も多い。だが、HL-L6400DWであれば1枚目の印刷にかかる時間も7.5秒と極めて速く、増設トレイにより用紙の使い分けも簡単で、用紙補給のための作業中断も格段に少なくなる。

　結果、患者を待たせる時間を確実に短縮でき、スタッフの負担も軽減される。また、飲食店や小売店では、大半のスペースが飲食や商品陳列に利用され、残された空間はレジ周辺に限られる。だが、ブラザーのレーザープリンタは、そのコンパクトサイズに加え、給紙・排紙、トナーの交換を前面で行えることでレジ下などにも収納できる。また、無線LANでの接続も標準で可能なことから、見苦しくなりがちな配線を一掃できる。

コンパクトに設置ができる「省スペース性」

　販促用のPOPやメニューなどは、当然、カラーの方が見栄えがする。また、小売店や飲食店などでは取引先とのやりとりにFAXも欠かせず、スペースの問題も残る。

　そこでブラザーの強みは、豊富な製品ラインアップだ。事実、コンパクトさと高耐久性はそのままに、カラー印刷も可能なカラーレーザープリンタ「HL-L8360CDW」や、FAX・コピー・スキャン機能も備えたカラーレーザー複合機「MFC-L9570CDW」など、多様なニーズに合致する製品を幅広く取りそろえている。

　HL-L6400DWをはじめとする同社のプリンタ製品群は、ランニングコストも含め、“攻め”の効率化を実現するのである。

ノウハウに裏打ちされたコストバランスも高評価

　「当社グループは長年にわたりSOHO向けプリンタ開発を手掛け、そこでのノウハウの蓄積が製品に存分に反映されています。加えて、本体価格とランニングコストのバランスでも、他社と一線を画していると自負しており、その点が導入の決め手になったとの声も数多く頂戴しています」（ブラザー販売）

　ブラザー製品の導入により成果を収めた企業もすでに数多い。その1社が飲食店をフランチャイズ展開する物語コーポレーションである。同社のホルモン焼き肉店「源の屋」の人形町店では、バックヤードの効率化のために、既存の家庭用インクジェットプリンタとファクスをブラザー製品のカラーレーザー複合機「MFC-L9570CDW」にリプレース。

　結果、省スペース化に加え、月間500〜1000枚の書類出力の大幅なスピードアップを実現するとともに、消耗品の交換回数が減ったことで、業務効率化にも確実に寄与しているという。

　また、京都でホテル業などを展開する京湯元 ハトヤ瑞鳳閣では大型のモノクロコピー機をブラザーのカラーレーザー複合機に切り替えることで1つ分のデスクスペースを新たに確保。スペースの有効活用による生産性向上を実現しているという。

　ブラザー販売は、今後、顧客の声を開発に生かすための連携強化し、中堅・中小企業から大企業までのニーズの深掘りを通じ、さらなる売り上げ拡大を目指す計画。働き方改革の取り組みが今後、さらに多様化する中で、同社の腕の見せ所はこれからが本番だ。