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» 2018年09月13日 10時00分 公開

ワコムのペンタブレットでこれだけ変わる:“脱・紙文化”から始まる自治体の働き方改革

日本政府が国を挙げて推進している「働き方改革」。2018年6月には働き方改革関連法案も国会で可決・成立し、いよいよ改革に向けた動きが本格化し始めた。一方で、働き方改革がなかなか進んでいない職場もある。その背景には、“紙文化”から脱し切れていない従来型の働き方があるという。そんな状況をガラリと変容させ得るソリューションが、ワコムから提供されている。今回そのソリューションが自治体の働き方をどう変革するのかを見ていきたい。

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働き方改革を阻む“紙”という障壁

 「働き方改革のカギは、意外と身近なところに潜んでいたりします。例えば、紙をデジタルに切り替える──。それだけで、現場の業務が大きく効率化され、働き方改革につながっていくことが多くあるのです。そんなペーパーレス化の効果を、是非、自治体の方々にも享受していただきたいというのが、我々の願いです」

 こう語るのは、手書き入力タブレット(ペンタブレット)のリーディングプロバイダー、ワコムの吉川祐司氏(ビジネス ソリューション Japan BSセールス パブリック マネージャー)だ。

 同氏によれば、自治体窓口では多く見られる紙という媒体が職員の作業負担に大きな影響を与えているという。

ワコム ビジネス ソリューション Japan BSセールス パブリック マネージャーの吉川祐司氏 ワコム ビジネス ソリューション Japan BSセールス パブリック マネージャーの吉川祐司氏

 「例えば、自治体においては、地域住民が来庁時に記入した紙帳票の内容を、手作業でシステムに転記(入力)するという単純作業が多く発生しているはずです。紙のデジタル化、あるいは、業務のペーパーレス化を推し進めれば、こうした単純作業に費やす労力や時間を大幅に削減することが可能になるのです」(吉川氏)

 また、紙文書は検索性が悪く、保管している文書が大量になると、必要な文書を探し当て、取り出すのにも相当の労力と時間がかかる。

 「紙に頼った業務を続けていると、紙文書が大量に蓄積されていきます。実際、自治体においても、同じ種類の書類を時系列で綴じた分厚いファイルが何十冊も段ボール箱に入っていて、その段ボールが何箱もあるといった状況でしょう。オフィスビルの1部屋分が紙文書の保管場所として使われていることも珍しくありません。紙文書のデジタル化には、そうした保管スペースを劇的に小さくできる、あるいは“ゼロ”ベースにできる可能性がありますし、膨大な書類の中から、特定のファイルを引き出す手間もドラスティックに低減できるはずです」(吉川氏)

液晶ペンタブレットの窓口業務利用

 デジタル化の利点は自治体も気付いてはいるだろうが、紙の書類をなかなか削減できない理由の一つは、彼らの顧客に当たる地域住民は年齢やバックグラウンドも多種多様であり、すべての住民がITに慣れ親しんでいるわけではないからだ。

 民間企業の場合、ITに不慣れな一部の社員に不便を強いてでも、ペーパーレス化の施策を推し進めることが可能だ。だが、自治体の場合はそうではない。ITに不慣れな住民のために、“アナログ”な対応もしっかりと残しておかなければならない。そのため、申請受付のデジタル化を不用意に進めると、アナログとデジタルの2系統の業務フローを並行して回していかなければならなくなり、かえって職員の負担増を招く可能性もある。

 こうした問題を解決すべく、ワコムでは、大きく2通りのペーパーレス化のソリューションを提案している。一つは、液晶ペンタブレットを活用した、完全に紙を使わないソリューションであり、もう一つはスマートパッド上に紙の帳票を置いて(利用者に)記入させるというスタイルである。ここで改めて言及するが、ワコムの液晶ペンタブレットは、デザイナーやイラストレーターによるイラスト制作やCG制作などの用途で広く利用されている製品だ。

ワコムの液晶ペンタブレット ワコムの液晶ペンタブレット

 法人においては、窓口業務のペーパーレス化の施策として、デジタルの書類をワコムの液晶ペンタブレットに表示させ、手書き入力で画面上に署名するといった用途によく使われている。

 「当社の液晶ペンタブレットの場合、汎用タブレットのタッチ画面にタッチペンでデータを記入させるのとは違い、指や手のひらが触れても反応しないため、誤入力を避けられるといった利点があります。これは、タブレットの扱いに慣れてない高齢の方にとって特に有効な機能で、その点でも、自治体での窓口業務にフィットした仕組みと言えます」(吉川氏)

 こうした利点に着目し、2019年1月に某自治体ではすでにワコム製品の導入が決まっている。吉川氏によれば、この自治体では、転入窓口における電子的なサイン用にペンタブレットを活用する予定であるという。

 「この自治体では、転入者が多く、転入手続きの効率化を図ることが課題の1つでした。新庁舎に導入いただくシステムでは、転入者が持参した前住所の転出届や本人確認書類を元に職員があらかじめ申請書をデータ作成し、ペンタブレットに表示させます。その内容を転入者に確認してもらい、確認後に電子ペンでサインを手書き入力することで手続を完了させるというわけです。こうした電子サイン用端末としての活用は、金融・保険、宿泊施設などですでに導入されており、実績も豊富です」(吉川氏)

自治体窓口業務でのペンタブレットの利用イメージ 自治体窓口業務でのペンタブレットの利用イメージ

アナログ的なやり方をそのままにデジタルに移行

 一方、紙を併用することができるのは、ボールペンタイプのスタイラスペンとバインダーから成る「ワコム クリップボード PHU-111」というスマートパッドだ。

ワコムのスマートパッド「ワコム クリップボード PHU-111」 ワコムのスマートパッド「ワコム クリップボード PHU-111」

 この製品では、バインダーの上に紙帳票を置き、ペンで記入して使う。ペンで紙に記入された内容は電子データとして接続されたデバイス側に読み込まれる。さらに、別途テキスト変換エンジンを利用することで、手書き文字をテキスト変換することも可能だ。

 このソリューションの利点の1つは、紙の書類は以前と同じように保管・管理することができ、利用者側にも「デジタル化」を意識させずに済むという点だ。

 さらに、このソリューションの場合、デジタル化されるのはペンで記入された部分のみとなるため、手書きの書類をそのままスキャンする方法に比べるとテキスト変換などの後処理も行いやすいという利点もある。しかも、専用ソフトウェアを通じてユーザーが自由に帳票データを作成することが可能で、多彩な業務に応用することができる。

 ワコム クリップボードでは、バインダーにバーコードの読み取り機能も利用することができ、固有IDとなる専用バーコードを帳票に追加しておけば、紙の原本にひも付いた形でデジタルデータを扱うことも可能になる。

 「ワコム クリップボードの活用が想定されるのは、福祉などの現場です。例えば、ケースワーカーの方々は、居宅訪問を行って利用者に関するさまざまな情報を紙の書類に記入しています。通常では、記入した内容をすべて事務所のPCに手作業で入力している自治体が多くありますが、ワコム クリップボードを使うと、その入力の手間を大きく減らせます。これと同様の効果が、自治体の窓口業務でも期待できるのです」(吉川氏)

 さらにワコムの液晶ペンタブレットやワコム クリップボードでは、ペン入力されたデータのみならず、ペン動作(ストローク情報)を含むバイナリ形式データも取得できる。これらは、サインの本人確認を行うためのデータとして有効に活用できると期待されている。

手書き入力をペーパーレス化の入口にすることの意義

 言うまでもなく、紙書類のデジタル化は、書類をスキャナに読み取らせることでも行える。ただし、手書きの発生時点でデジタル化してしまえば、紙書類をスキャナに読み取らせるという工程が不要になり、デジタル化のフローがより効率化される。また、手書きデータを文字データ化しておけば、のちに必要な文書を検索する手間がかからなくなるほか、「Robotic Process Automation(RPA:ロボティックプロセスオートメーション)」などとの併用によって定型業務のさらなる効率化、あるいは自動化も図りやすくなる。

 こうした液晶ペンタブレット、あるいはワコム クリップボードの可能性や効果をさらに検証すべく、ワコムでは、自治体向けに機器貸し出しのサービスを展開しているほか、いくつかの自治体と共同で実証実験も始動させている。

 「この実証実験は、働き方改革のための有効なITソリューションを模索する自治体の方々に向けて、有益な実践情報を提供するための試みです。この実験を通じて、具体的な効果が判明するまでにはもう少しの時間が必要ですが、当社の製品はすでに多くの民間企業に導入され、業務の効率化で大きな成果を上げています。ですから、自治体の業務効率化、ひいては働き方改革においても、必ず効力を発揮すると確信しています」(吉川氏)

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提供:株式会社ワコム
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2018年9月30日

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