IT活用による「スピードとガバナンスの両立」で実現する、”真の働き方改革”：AvePoint Japanのトップがビジネス界を切る

社内のIT活用が不十分な企業では、「資料作成や意思疎通の効率が悪い」「ガバナンスが不十分」などの課題が生まれがちだ。どうすれば解決できるのか、AvePoint Japanの塩光献代表取締役とティム・ブッチャー カントリーマネージャーに聞いた。

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　「社内のIT活用が不十分」「資料作成や意思疎通の効率が悪い」――。「働き方改革」の重要性が叫ばれる現代においても、こんな状況に危機感を抱くビジネスパーソンは少なくないだろう。

　ITツールを一元化して生産性を高めている企業は一部にとどまり、部署ごとに異なるITツールを取り入れている企業は依然として多いのが現実だ。

　そのため、個々人が異なる保管場所やフォーマットで資料を管理・作成し、共同作業が効率よく進まないケースや、資料を電子メールに添付して共有し、いざ使用する際に検索に手間がかかる、あるいはメールごと紛失してしまうなどのケースが多発。現場層の不満につながっているのだ。

“シャドーIT”もビジネス界の課題だ

　現場層がIT活用に関心を示している反面、経営層がこれらの問題を重視しない企業も少なくない。こうした企業では、管理部門から許可を得ないまま、現場層が独自にビジネスチャットやクラウドストレージなどの無料ITツールを導入する“シャドーIT”が定着している場合がある。

　シャドーITが広がると、管理部門は退職したユーザーのアカウント削除などのアカウント管理、個人情報の持ち出し防止といったタスクを適切に実施できず、セキュリティ面で大きなリスクを抱えてしまう。

　また、情報流出等のインシデントが起きた場合も規模や範囲を含めた状態把握が難しく、被害の拡大につながりやすい。

　日本企業が苦しんでいる、一連の課題の根源はどこにあるのか。そして、どうすれば解決できるのだろうか――。

AvePoint Japan塩光献代表取締役がビジネス界を切る

　「『従来の仕事のやり方でも、特に問題は起きなかった。なぜ変える必要があるのか』と考えている経営層が多いことが、ビジネス界でIT活用が遅れている要因だ。経営層は社員との対話を重視し、現場に立つ人員が何を求めているのかを理解すべきだ」

　こう指摘するのは、AvePoint Japanの塩光献代表取締役だ。同社は日本マイクロソフトの「Microsoft Office 365」「Microsoft SharePoint」といった情報プラットフォームの企業への導入と、よりよい運用管理を実現するためのコンサルティングを手掛けている。

AvePoint Japanの塩光献 代表取締役

　官公庁から民間まで、多岐にわたる業界・業種のクライアントに対する支援を行ってきた塩光氏は、「抜本的な改革は難しくても、少しずつ社内環境を変えていくことはできる。経営層は『情報をどのようにして生産し、どこに蓄積すると効率的か』『どの業務ではどの程度のスピード感で対話するのが最適か』などといった点を考慮しながら、数年先の社内体制をイメージしたロードマップを描くべきだ」とアドバイス。

　「ロードマップでは、社内のITツールを一つのプラットフォームに集約し、書類作成やコミュニケーションのほか、勤怠管理、経費精算といった作業をスピーディーに行える体制をつくることをゴールに設定すべき。実現に向けては、予算を考慮しつつ可能な範囲から始めてほしい」という。

スピード感とガバナンスの両立が大事

　経営層と現場層の意識に差があり、シャドーITが広がっている企業にも塩光氏は言及し、「個人情報管理に課題がある現状では、全世界を対象としたEU一般データ保護法（GDPR）発効後の世界のスタンダードから落伍することになりかねない。だが、社員が『状況を変えたい』と思って自ら動いているのは良いことでもある」と指摘。

　「現場層が経営層にIT活用の重要性を説明する場を設け、理解してくれたエクゼクティブの管轄下でITツールを正式に導入し、成果を出してから横展開する、というスタイルが変革の近道といえそうだ。独自に取り入れたツール内のデータを正規の基盤に統合し、スピード感とガバナンス（企業統治）を両立させることで、企業はさらに成長するだろう」という。

　メール、チャット、文書作成、表計算などのソフトを網羅し、あらゆるビジネスニーズに対応できるツール「Office365」の導入や運用をAvePoint Japanが支援する理由は、冒頭で述べた悩みを抱える人や企業を減らしたいからだという。

AvePoint Japanが手掛けるサービス

バラバラになったITツールを「Office 365」に一元化

　同社でカントリーマネージャーを務めるティム・ブッチャー氏は、「当社は『Office 365』をクライアントに最適な形で導入・支援することで生産性を大きく上げてきた、夢と現実のギャップを埋められるコンサルティング企業だ」と自信を見せる。

　これまで述べてきた課題を持つ企業だけでなく、「業務体制のどこに問題があるかも分からない」と嘆く企業や、国内外に事業会社が分散し、それぞれが別個の課題を抱える企業に対しても、徹底的なヒアリングとコンサルティングによって最適な着地点を見出だし、ロードマップのゴールへと導いてきたという。

　例えば、2万人規模の社員を抱える国内大手製造業者は、15カ国に計40社の海外事業会社を抱えていた。各国でM＆A（企業の買収・合併）も進めており、異なる種類のIT資産やテクノロジーを持った企業が続々と傘下に入っていたため、ガバナンスとコミュニケーションが機能不全に陥っていたという。

AvePoint Japan カントリーマネージャーのティム・ブッチャー氏

　そんな中で、「グループ全体のガバナンスを強めたい」という本社の要望を受けたAvePoint Japanは、各支社が使っている言語、ITツール、コミュニケーション方法、権限管理の方法、ファイルストレージの運用方法などを徹底的にヒアリング。

　各社のビジネスプロセスに応じた形で、それぞれが別個に導入していた他社の製品を段階的に「Office 365」に置き換えた。

会話が変わり、作業の工数が減った

　これにより、各ユーザーの権限に応じた「OneDrive for Business」での文書管理や、「Microsoft Teams」での柔軟な意思疎通、「OneNote」でのノートテイキングと情報共有、そして「Microsoft Office」シリーズを活用した作業――などができる体制が完成。

　さらにグループ内でセキュリティポリシーを統一・策定したため、支社同士・支社と本社でセキュアな形でデータをやりとりしたり、オンラインミーティングで適切な意思疎通を図ったりすることも可能になった。

　現場からは「横展開のコミュニケーションが可能になり、会話のスタイルや内容が激変した」「資料の検索・作成・共有に要する工数が減り、生産性が上がった」と驚く声が出ているという。

AvePoint Japanのビジネスの強み

　国内の企業はもちろんのこと、海外に支社を持つ企業に対してもAvePoint Japanが手厚いコンサルティングを提供できる裏側には、東京育ちの塩光氏、オーストラリア出身でシンガポール支社勤務経験もあるブッチャー氏をはじめ、多様なバックグラウンドを持つ人材が集まっている社風もあるという。

　「日本人は慎重派で真面目な人が多い。海外には“休み方”が上手な人が多い。自社でも顧客に対しても、さまざまな個性を混ぜ合わせ、良いチームを作ることを重視している」とブッチャー氏は笑う。

本当の「働き方改革」とは

　ただ、IT活用がうまくいっていない企業は数多く残されている。AvePoint Japanはこれからもクライアントへの支援の手を緩めず、IT活用を通じた「働き方改革」を支援していく構えだ。

　塩光氏は「日本のビジネス界では、『働き方改革』は『社員の休みを増やすこと』と同列に語られがちだが、それでは企業の利益につながらない。うまくITツールを取り入れて生産性を上げつつ、社員が満足のいくライフスタイルを送ることを可能にする体制づくりこそが真の『働き方改革だ』と強調。

　「当社はこの考え方を発信しながら、顧客のビジネスプロセスの変革をサポートしていきたい」と力を込めた。

ミーティングスペースで談笑する塩光氏とブッチャー氏