まだ「紙」を使っていますか？ 総務部門の働き方改革、成功のカギは「オフィス文書の手渡し廃止」：「Web給金帳Cloud」が進化

インターコムが提供する給与明細電子化サービス「Web給金帳Cloud」が進化。これまでも、明細のペーパーレス化が総務の「働き方改革」につながることから支持を集めていたが、新たに辞令など明細書以外のファイルの配付にも対応。ユーザー企業の規模を問わず、あらゆるオフィス文書をクラウド上で配ることができる仕様に進化した。

[ITmedia]

PR

　「給与・賞与明細、源泉徴収票などを紙で作成して配るのが面倒だ」――。こんな悩みを抱える総務担当者は少なくないだろう。

　こうした明細は、支給日に必ず渡さねばならないため、1日の遅れも許されない。個人情報を取り扱っているため、紙で配る場合は、紛失や配付ミスがないよう手渡しをしなければならない。厳しい制約の中で、毎月毎月、明細の作成・印刷・仕分け・封入・郵送といった手間がかかる作業をやらねばならないのだ。

　企業だけでなく、社会労務士や税理士の事務所にも、こうした悩みを抱える担当者は多い。外資系企業から給与業務を受託している事務所は、クライアントごとに異なる明細を作成し、それぞれの締め切りまでに用意しなければならない。万が一混同し、配付ミスを起こせば責任問題となる。取引先が増えるごとに作業量が多くなるため、うれしい反面、負担も増える――というわけだ。

　明細の作成・配付を電子化すれば一連の課題は解決できるはずだが、専門知識を持った担当者がいない、サーバの構築・管理といった負担は避けたい、といった理由から、電子化に踏み切れない企業や事務所も多い。

「Web給金帳Cloud」で給与明細の電子化・配付を簡単に

　そんな企業や事務所の心強い味方となるのが、インターコムが提供する給与明細電子化サービス「Web給金帳Cloud」だ。同サービスは、これまで紙で配付していた給与・賞与明細を電子化し、対象の従業員へ自動配付できる仕組みを持つ。

　操作画面は非常にシンプル。直感的に操作できるため、専門知識がなくても簡単に運用できる。配付はクラウド上で行うため、サーバの構築・管理の手間や、機器調達の費用はかからない。初期費用を0円とし、月額・年額単位で課金するシステムのため、コスト面での負担が少ない点も魅力だ。

給与明細の送信フローを短縮できる

　給与明細が届いた従業員は、パソコンやスマートフォン、タブレットから明細を閲覧できる。そのため、勤務形態が不定期であり、給与支給日にシフトを入れていないアルバイト・パートのスタッフも、当日に外部環境から明細を確認できる。

　データは堅牢なデータセンターで保管しているほか、ログインと閲覧で2重のパスワードを設けているためセキュリティ面も万全だ。

労働時間を削減、心的負担を軽減

　インターコムの試算によると、同サービスを取り入れることで、（1）1カ月の明細作成時間を16.6時間から10分に削減できる、（2）年間で46万5500円分のコストを削減できる――などの結果も出ている。

　「全国各地に拠点を置く企業のユーザーからは、『地方に給与・賞与明細を郵送するには日数がかかるため、かつては限られた作業時間の中で毎月追われるように作業し、支給日に間に合わせていました。これを電子化することで工数が計10分程度に減り、働き方改革につながりました』との意見があります」とインターコム 営業本部 クライアント管理グループの嶋田健吾氏は語る。

　「また、多くのユーザーから『個人情報を取り扱っているため、紙の給与・賞与明細を使っていた頃は、仕分け・封入・配付の際にミスが起きないよう細心の注意を払う必要もあり、心的負担が大きかったです。Web給金帳Cloudを導入すると、数回クリックするだけでミスなく終わるため、精神的にも楽になりました』との声も出ています」という。

毎月の給与明細作成コストを大幅削減

進化し、新たな機能を搭載

　このようにユーザーの働き方改革に貢献してきた「Web給金帳Cloud」だが、実は今年11月9日に大幅なバージョンアップを実施し、新たな機能を追加。「Web給金帳Cloud ver2.0」として生まれ変わった。

　新機能の中で目玉となるのは、多数のユーザーからの要望を受けて誕生した「ファイル宅配ボックス」だ。

　ファイル宅配ボックスは、社会保険料の月額変更届や申告書、辞令、勤務シフト表など、さまざまなオフィス文書を部署や事業所ごとにグループ化して、従業員一人一人にクラウドで自動配付できる機能。

　「ユーザーから『Web給金帳Cloudの導入によって紙の明細書は電子化できましたが、導入前に同封して配っていた各種書類が取り残されており、仕方なく紙に印刷して手渡ししています。これらも電子化できませんか』とのご要望を多数いただいたため、これに応えました。PDF、Word、Excelなど、従業員ごとに内容やファイル形式が異なるオフィス文書を一括で送れます」と、嶋田氏は導入の背景を明かす。

　ファイル宅配ボックスの魅力はこれだけではない。配付した文書の必要項目を従業員に記入してもらった後で回収したり、文書の提出が遅れている従業員に督促メールを自動送付したり、回答結果を一覧で確認したりするなどの用途にも対応しており、総務担当者の負担をさらに軽減できるのだ。

ファイル宅配ボックスの利用イメージ

　バージョンアップではこのほか、従業員にこれまで支給した給与や有給休暇の推移・累積を可視化できる「給与グラフ」機能も追加された。アルバイトやパート従業員で、控除を受けている人が、自身の累計支給額を確認するのに便利だ。

　連携する経費精算ソフトで従業員が精算した1カ月分の経費明細を、一括で作成・配付できる「経費精算連携」機能もオプションで追加可能となった。

　こうした新機能は、総務部門に従業員から「給与支給額を確認したい」「支給された経費の内訳を知りたい」といった要望があった場合に、その都度明細を再発行するなどの手間を省くことができる。従業員側も、欲しかった情報をすぐに入手し、時間・場所を問わず閲覧できるため、作業の効率化につなげられる。

規模が大きい企業でも有効活用

　「このような進化によって、総務の負担軽減だけでなく、幅広い用途に対応し、社内全体のペーパーレス化に貢献できる体制が整いました。バージョンアップ前のクライアントは中小企業が多かったですが、規模が大きい中堅企業でも有効に活用いただけると感じています」と嶋田氏は自信を見せる。

　給与明細だけでなく多様なオフィス文書を送信可能になったほか、経費の合算や給与の可視化などにも対応するなど大きな進化を遂げた「Web給金帳Cloud」は、企業規模を問わず、紙文書の準備や配付に追われる総務担当者を負担から解放するに違いない。

バージョンアップ後も、初期費用の安さなどの強みは変わらない