会議の無駄を一掃する“ストレス皆無”のブラビア会議用ディスプレイパック：「働き方改革促進」の切り札

働き方改革が叫ばれる中、いかに会議の無駄をなくすのかは生産性向上の大きな課題だ。そんな中、少人数でちょっとしたスペースに集まり会議をする「ハドルミーティング」が注目を集めている。わがアイティメディアの会議においてもハドルミーティングを実践してみた。その際に重要な役割を果たしたのは……。

» 2018年11月28日 10時00分公開

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　働き方改革が叫ばれる中、いかに会議の無駄をなくすのかは生産性向上の大きな課題となっている。会議室で、多数の社員が集まって議論をしてもなかなか意見がまとまらず、よい結論も生まれない。そんな中、少人数でちょっとしたスペースに集まり、機動性高く会議をする「ハドルミーティング」が注目を集めている。わがアイティメディアの会議においてもハドルミーティングを実践してみた。その際に重要な役割を果たしたのは……。

「労働時間の削減」が急務

　2018年6月に「働き方改革関連法案」が可決・成立し、来年4月からいよいよ施行される。これから自分の働き方がどうなるのか、残業がどれくらい減るのかと気になる読者も多いだろう。働き方改革が生産性向上を目的としているため、さまざまな施策の中でも特に注目を集めているのが「残業時間の上限規制」だ。今までの日本的な古い働き方の習慣から脱却し、限られた労働時間の中でいかに生産性を高めていくのかを、各企業が試行錯誤している状況である。

　ご存じの通り、働き方改革では業務効率の改善と生産性の向上がその目的に位置付けられていて、特に改善の中心となっているのが「会議のスリム化」だ。会議前後の紙での資料準備や、会議中の議事録の作成など、会議を開くためには本質的な内容とは関係のない「会議のための仕事」が膨大に含まれている。また、参加人数が多いとさまざまな意見が交錯して議論がまとまらず、よい結論も出ない場合も多い。「自分一人が発言しなくても誰も気付かない」と考える参加者も生まれてしまうため、当然、「当事者意識」も希薄になってしまうのだ。

　このように、多くの会社において、会議を開くためにさまざまな時間の無駄や、参加者の「ストレス」が否応なく生じてしまっているのが、多くの企業の実情ではないだろうか。実は他でもないアイティメディアでも、時間の無駄が生まれていた――。

会議ができない「会議室」

　この日は午後7時から、ITmediaビジネスオンライン編集部と、第七営業部とで、新規プロジェクトについて緊急の会議を開かなくてはならなかった。2週間後に迫った特集企画について、内容の共有やプラン出しをしなければならなかったのだ。「お疲れさまですー」と三々五々集まる参加メンバーたち。

　しかし、いざ打ち合わせをしようと会議室を探してみても、どの部屋も空いておらず、なかなか入室することができない。「まだ終わらないのかなあ」とメンバーはうな垂れるしかなかった。

「まだ終わらないのかなあ」と待たされる羽目になったアイティメディアのメンバーたち

　なかなか空いている会議室が見当たらない――。こうしたことは社内ではよくあることだ。なぜなら会議室のスペースは限られている一方、さまざまな部署が常に奪い合っていて、予約表は恒常的に一杯になっているのである。

　おかげで4人のメンバーは待たされる羽目になってしまった。

　オフィスを歩き回って会議室を探したり、予約表を見直したりしている間に時間ばかりが過ぎてしまい、すでに25分が経過している。夕方になると集中力も続かず、メンバーの表情からも疲れが徐々に見えてきた。会議をして話し合うことが目的であるにもかかわらず、会議自体が開けないのでフラストレーションが高まりつつある状況だ。営業部のあるメンバーは「次の予定があるので、あと30分で出なきゃならない」と言い出した。さあどうするか……。

「ハドルミーティング」という会議手法

　「リフレッシュスペースを使ってハドルミーティングをしませんか？」

　重苦しい雰囲気の中、営業部のメンバーがこんな提案をした。ハドルミーティングとは「必要なときに短時間（10～30分）で行うミーティング」のことだ。会議を効率化させるだけでなく、会議室の予約や事前資料の準備を簡素化するなど、会議前後の業務も効率化できるとして、働き方改革を進める先進企業を中心に、最近注目を集めている。

　ハドル（huddle）とはもともと、アメリカンフットボールで使われていた用語で、試合中にグラウンド上で選手たちが行う作戦会議のことを指す。そのハドルにちなみ、ちょっとしたスペースを活用し、少人数で臨機応変に会議をすることで、無駄な時間や業務を省くのだ。本質的な議論を促進することで、実効性のある会議ができるのがハドルミーティングの最大の特徴である。

　大人数で開催する会議にはどうしても無駄な時間や業務が生まれてしまう。一方、少ない人数で、より手軽に会議を実施できるハドルミーティングは機動性が非常に高い。また、ハドルミーティングでは、会議室を予約してからミーティング行うというような形式張ったことは基本的にしない。小ぶりのテーブルとチェアがあれば、立ち話をするような空間でもすぐさま「ハドルスペース」として活用でき、十分に会議ができるのだ。

　ハドルミーティングにはもう一つの利点がある。会議自体を効率化するだけでなく、狭いスペースに身を寄せ合う形で執り行うことで、メンバー同士の距離も近くするのだ。少人数であるために当事者意識も高まり、結果的に議題に対するチームの意識向上にもプラスの影響を与えてくれる。こうした実効性のある会議ができることこそ、ハドルミーティングの強みなのだ。

リフレッシュスペースに移動

　営業部のメンバーからの提案の後に、12階の会議室から13階のリフレッシュスペースに移動することになった。早速プロジェクトの打ち合わせに入るため、リフレッシュスペースのテーブルに置いてあるディスプレイに、PCをつなぐ準備に取り掛かる。

リフレッシュスペースに移動し、ハドルミーティング開始

　実は、ハドルミーティングにはディスプレイが欠かせないツールなのだ。手元の資料に目を落とすのではなく、ディスプレイに資料を映し出すことで、参加メンバーを議題に集中させることができるからである。また、参加メンバーにとっては資料を持参する必要もないので、気軽に会議に参加できるし、同じディスプレイを見ながら会議を進めることで一体感も高まるのだ。

　そして、今回ディスプレイとして活用したのが、最近導入した49型の「ブラビア会議用ディスプレイパック」（FW-49BZ35F/BZM）だ。

PCにケーブルを挿すと即座に画面が映し出される

　ミーティングを始めるため、メンバーがPCをブラビアにつないだ。そうすると、電源をつけていないにもかかわらず、パッと起動してディスプレイにPCの画面が表示された。そう、ブラビアはHDMI入力の信号を受信した際に、電源も自動的につけられる機能が搭載されているため、HDMIケーブルをPCに挿すだけで画面が映し出されるのである。

　普段の会議室での打ち合わせでは、PCとディスプレイをつないでもリモコンで電源をつけたり、画面を切り替えねばならなかったりと面倒な手間が多かった。さらにリモコンを紛失していたり、リモコンの電池が切れていたりすると余計に時間も取られ、画面が表示されないために会議が進まず、より一層のフラストレーションがたまるものだ。

普段の会議室では、いつもケーブル接続に戸惑っている

リモコンで画面を切り替えようとするも、なかなか映らないことも多かった

　一方ブラビアでは、PCにつなぐと即座に電源がつき、ディスプレイに画面が映し出されるのだ。リモコン操作も不要なので、リモコンの紛失や、電池が切れて操作が効かないなどのトラブルも発生しない。時間通りに会議が発生できずにあたふたするといったリスクを限りなくゼロに近づけられるのだ。

ブラビアならリモコンも不要。ケーブルをつなぐだけで自動的に電源が入り、画面が映る

　また、もう一つブラビアには大きな特徴がある。それは複数台のPCとも接続が可能なことだ。ブラビアはHDMI入力を4系統備えているため、複数のPCにつなぐことができる。だからプレゼンターが交代するときも、次のプレゼンターがHDMIケーブルをPCに挿せば、後から挿したPCに画面は自動的に切り替わるのだ。もちろん、ブラビアをあらかじめ2台のPCにつないでおき、終了したプレゼンターのケーブルを外せば、自動的に画面も切り替わる。だから、いつもちょっと手間のかかる会議中のプレゼンターの移行も速やかにできるのだ。

次のプレゼンターが別のケーブルを挿すと、自動で画面が切り替わる

　小さな機能ではあるものの、こうしたちょっとしたストレスを感じさせない機能の差は、会議に参加するメンバーのやる気や集中力を大きく左右する重要な要素だ。「こっちのアイデアの方が面白いんじゃない？」「こういう企画もあるよ？」。メンバーからはいつにも増して面白いアイデアが出され、結果的に活発な議論になった。なぜだろうか。それはブラビアを活用することでスムーズに会議が進行したためである。

　議論するための会議室が決まらずにダラダラし、メンバーの表情がさっきまで暗くなっていたことがウソのようだった。

スムーズに進行し議論も活発化した

デジタルサイネージとしても利用可能

　「皆さんお疲れさまでした！」。こうして会議も無事に終わり、PCをブラビアから外した。すると、「インフルエンザ予防接種　受付は12月7日（金）まで」という総務からのお知らせが画面に映し出されたようだ。

　実はブラビアは、会議用のディスプレイとして使用した後、簡易的なデジタルサイネージにも切り替えられるため、社内掲示板として活用できる。設定した時間だけ、掲示内容を表示させることができるので、社員や来客者への各種案内や告知にも活用できるのだ。オフィスの空きスペースやオープンスペースを利用したハドルスペースでは、このように掲示板的な使い方は有効だろう。オフィス内を行き来する従業員たちが、ふと目にしてしまうという効果も期待できるからだ。