Special
» 2019年02月26日 10時00分 公開

蔓延するセクショナリズム:部門と世代の壁を取り払え! 生産性を高めるチームコラボレーションツールとは?

働き方改革が進められる中、チームでのプロジェクト実施にはさまざまなコミュニケーション上の課題が指摘されている。その背景にあるのが、部門間で生じる「組織の壁」と年齢によって意思疎通が難しくなる「世代の壁」だ。これらの壁を乗り越え、チームとしての生産性を最大化するために重要な役割を果たすのは……。

[PR/ITmedia]
PR

 働き方改革が進められる中、チームでのプロジェクト実施にはさまざまなコミュニケーション上の課題が指摘されている。その背景にあるのが、部門間で生じる「組織の壁」と年齢によって意思疎通が難しくなる「世代の壁」だ。これらの壁を乗り越え、チームとしての生産性を最大化するために重要な役割を果たすのは……。

蔓延(まんえん)するセクショナリズム おろそかになる「ホウレンソウ」

 4月からいよいよ「働き方改革関連法案」が施行される。関連法により「残業規制」などが適用され、時間ではなく成果で評価する働き方への変革が迫られている。キーワードは「生産性」だ。企業は生産性を上げるためにさまざまな施策を展開しているが、実際には人間関係面での課題が指摘されることも多い。

 中でも特に問題視されるのが「組織の壁」である。組織が大きくなればなるほど、各部門のマネジャーは自部門だけでなく、組織全体を俯瞰しなければならない。だが、他の部門と連携するためには、マネジャー個人のコミュニケーションスキルが必要になってくる。こうなると、どうしても「属人性」に依存する状況が生まれるのだ。

 もう一つの課題は「世代の壁」である。デジタルに長く接してきた20〜30代の社員は、直接話しかけられるよりもメールやチャットによってコミュニケーションを取ることを好む場合も少なくない。40代以上のマネジャーからは「最近の部下とはどんな風に付き合えばいいのか分からない」との嘆きもよく聞かれる。

 チームで仕事をする上ではこれらの壁を取り払い、互いに協力し合わなければならない。そして各部門が力を合わせる上では、情報共有や密なコミュニケーションが重要なカギとなる。一方で、コミュニケーションを密に取ろうとすればするほど「無駄な会議」が発生し、時間が取られるのも事実だ。対面で全てをこなそうとすると、いつまでたっても「昭和の働き方」から抜け出せないのである。

「ビジネスツールを使う」という選択

 こうした課題はなかなか人力だけでは解決できない。やる気や気合いで何とかなるものでもないのだ。その課題を解決する選択肢の一つが「ビジネスツールの活用」である。ツールを使うことによって、対面で打ち合わせや会議をしなくても情報共有を図ることができるのだ。ツールが、コミュニケーションを得意としないマネジャーをサポートするおかげで、部門を超えた意思疎通もしやすくなる。また、スマートフォンやPCからアクセスが可能なクラウドサービスなので、各自の好きな時間やタイミングで仕事を進められるのだ。自宅やカフェなどオフィス以外のどこでも働くことができる。

 最近はテレワークという概念が浸透しつつあるが、対面での情報共有を減らせれば通勤時間の無駄を省くことが可能だ。ビジネスツールを使うメリットは大きい。

 ここで「Slack」と「Trello」という2つのビジネスツールを紹介したい。Slackはご存じの方も多いだろう。チャンネルを活用した個人やグループでのチャットや音声通話などの機能を備え、企画会議や進捗報告も容易にできる。さらに社内だけでなく社外との打ち合わせまで可能で、リアルタイムな情報共有には格好なツールなのだ。

photo Slackは、チャンネルを活用した個人やグループでのチャットや音声通話などの機能を備え、企画会議や進捗報告も容易にできる

 さらに、1500以上のビジネスツールと連携して業務効率化ができる「ビジネスコラボレーションハブ」を標榜(ひょうぼう)している。

 「多くのビジネスツールと連携できるのがSlackの強みです。経費精算ソフトやスケジュール管理ソフトなど各種アプリと連携させることで仕事のプロセスも従来の5分の1に短縮できたという声も導入企業からいただいております。また、ある調査によると、メールの量も48.6%減り、会議が25.1%減った一方、生産性は32%向上したという結果も出ています」

 こう話すのはSlack Japan(東京都千代田区)でカントリーマネジャーを務める佐々木聖治氏だ。Slackは国内外で既に多くの企業で取り入れられている。

photo Slack Japanカントリーマネジャーの佐々木聖治氏

 2つ目は豪アトラシアンのタスク管理ツールであるTrelloだ。付箋を貼るような感覚で、かんばん方式のタスク進捗管理と共有ができる。エンジニアでない人も手軽に利用できるのがTrelloの魅力の一つだ。Trelloは発想次第で用途はさまざまだ。チームメンバーのジョブ役割表を作ることや利用中のツールの種別管理など、プライベートでの利用なら、例えば行きたい店リスト(友人同士で共有)や年末大掃除のタスク管理(家族で共有)にも使える。

photo Trelloでは、かんばん方式のタスク進捗管理と共有ができる

 Trelloではタスク一つ一つを「Card(カード)」として登録し、「Board(ボード)」と呼ばれる場所で管理する。そしてタスクの進捗ごとに未着手・着手・確認待ちといった「List(リスト)」にドラッグ&ドロップで移していくことでステータスを管理できるのだ。

photo チームメンバーのジョブ役割表を作ることができる

 「タスクを視覚的に管理し、誰が何をしているのかを『見える化』できるのがTrelloの強みです。例えばこの見積もり作成業務用ボードでは『ToDO』から『着手中』『上長確認中』『営業確認中』『完了』と段階を追って作業の状況を確認できます。こうした機能によって誰がどれだけタスクを持っているのかを、マネジャーは即座に把握できるのです」 

photo 『ToDO』から『着手中』『上長確認中』『営業確認中』『完了』と段階を追って作業の状況を確認できる

 Trelloの販売などを手掛けるリックソフト(東京都千代田区)で、カスタマーサービス部の部長を務める大塚和彦氏はTrelloの利点を教えてくれた。

photo リックソフトのカスタマーサービス部の部長である大塚和彦氏

「Slack×Trello」という組み合わせ

 そして驚くべきはTrelloとSlackを連携させたときに実現できる「情報の共有性」の高さである。Trello単体で活用してもタスク管理が可視化されるので十分に効果を発揮するツールだが、Slackと組み合わせることによって、情報共有性がさらに高められる。一言でいうとTrelloでの変更情報がリアルタイムでSlackに飛んでくるので、情報の見逃しが減るのだ。

 「両者を組み合わせることで、Trelloで変更したタスクの情報、つまり仕事の進捗がSlackにリアルタイムで通知されるようになります。あるメンバーがタスクを移動させると、その更新情報がSlackによってチーム全員に共有されるのです。これによってチーム内でのホウレンソウ(報告・連絡・相談)の手間が格段に省けるようになります。タスクや仕事の種類ごとに別々のツールで管理している企業も多いと思いますが、SlackとTrelloを組み合わせることでプロジェクトの一括管理が可能になります」(大塚氏)

photo Slack上にリアルタイムにタスクの進捗が通知される

 Trello単体ではメールやTrelloアプリを見ていないとタスクの進捗把握は難しい。メールでは見逃されてしまう危険性が高いので、Slackと組み合わせて使うことでリアルタイムでの把握が可能となる。つまりそれぞれのビジネスツールの利点を補完し合うのだ。2つのツールは、仕事のプロセスやタスクの進捗状況を完全に「見える化」してしまう。一つのタスクを終えると、チームメンバー全員にSlackでの通知とメールが届くからだ。

 「情報共有は基礎的なことですがおろそかにすると危険な部分もあります。多忙になってくるとコミュニケーションを取らずに行き違いが生じたり、勘違いをしたりして思わぬ“事故”が起こってしまうこともあるのです。だからこそ綿密な進捗管理が必要なのです。また、Slackは有料版であれば全てのSlack上のやりとりのログ(記録)を取ることもできます。そして後からログの検索もできるので、例えば担当者が異動した後などの情報共有にも便利ですよね」(大塚氏)

 SlackもTrelloもクラウドサービスなのでスマートフォンでもPCでもいつでもどこでもアクセスが可能だ。テレワークをしていても、まるでオフィスにいるような成果を生み出すことができる。例えば子どもを育てている「ママ社員」も自宅で働くことができるし、マネジャーは仕事の状況をSlackによって把握が可能だ。最近は人手不足も叫ばれているが、一人一人の生産性を向上することができた企業とそうでない企業との間には雲泥の差が生まれる時代になるだろう。

photo クラウドサービスなのでスマートフォンでもPCでもいつでもどこでもアクセスが可能だ

 リックソフトの大塚氏は「無駄な会議の時間も大幅に減らすことができるでしょう」と話す。ビジネスツールによって会議の前に情報が共有されていれば、会議は情報共有の場ではなく意思決定の場に変わるからだ。

 「情報の共有とタスクの『見える化』が重要なのです。働いている人のタスクを可視化できれば、他のメンバーの状況が分かるので個々人がそれぞれの仕事に集中しやすい環境にもなりますし、マネジャーはメンバーをどう助けられるかを考えやすくなります。上司と部下の情報共有性が高まれば協力的な文化が醸成され、モチベーションも高まります。このように企業の働き方のカルチャーまで変える可能性があるのが、ビジネスツールの存在意義なのです」(大塚氏)

 仕事の「見える化」が進むと、個々人が「自分は今何をすべきなのか」が明確になる。大塚氏は「タスクの数が減っていくことが目に見えて分かるようになり、仕事が楽しくなったという声をいただくことがあります。モチベーションアップにもつながるのです」と教えてくれた。

 全体最適を考えられるマネジャーがいない――。全体を俯瞰して見ることができないセクションマネジャーがいない。こうした企業の声は絶えない。しかしそれはマネジャーの力量だけの問題ではない。マネジャーが全ての答えを出す時代はもう終わっているのだ。 ビジネスツールの活用はマネジャーのコミュニケーションをサポートし、こうした企業の悩みに応えることができる。なぜならツールを活用することで、直接コミュニケーションを取らずともマネジャーは部下やチーム全体の仕事のボリュームを把握できるからだ。

「ピラミッド型の組織文化」変える

 日本企業にまだまだはびこっているのが「ピラミッド型の組織文化」だ。社長が言ったことに対しては役員が返答する。役員が言ったことには部長が返答する。係長は部長を飛び越えて役員に意見してはならない……。これはどこの企業でもよくある「暗黙のルール」だろう。

 Slack Japanの佐々木氏はこうした文化を変えたいと語る。

 「Slackでのコミュニケーションの特長は、これまでの『ピラミッド型組織』に従った情報の流通ではなく、立場にかかわらず情報のやりとりをオープンにできることです。これによって企業が発見できることもあります。それは、これまで埋もれていた意義のあるアイデアや新しい才能です。役職者もそのアイデアを直接聞くことで気付きを得られます。ひいては組織力を高めることにつながるのです」

 ツールの活用が、旧来型の組織の在り方の革新にまでつながっていく。つまり「ツールの力によって働き方の文化を変えていく時代」が始まるのだ。

アトラシアン社のパートナーとしての実績

 リックソフトはTrelloを開発したアトラシアン社のパートナーとして実績を積み重ねている。2018年はTrelloのビジネス発展に大きく発展したパートナーとして「Atlassian Partner of the Year 2018:Trello」を受賞した。同社はアトラシアンのパートナーとして世界でも常に上位に入っているのだ。

 「われわれの目的は、お客さまに単にツールを導入していただくことではありません。ツールを導入した効果を、いかにお客さまに感じていただくかだと考えています。そのために導入する上でのさまざまサービスや、企業ごとにカスタマイズした研修も実施しています。いかにお客さまに効果を感じてもらうのか。これがわれわれのミッションだと考えています」(大塚氏)

「働き方改革関連法」施行まで残り2カ月を切った。部門の壁や世代の壁を取り払い、生産性を向上させることは、待ったなしの重大な経営事項だ。本格化する「働き方改革」に向け、ぜひTrelloとSlackの導入を検討してみてはいかがだろうか。

photo

Amazonギフト券があたる! アンケート実施中

現在「業務の課題解決」に関するアンケートを実施中です。アンケートにお答え頂いた方から、抽選で3名様にAmazonギフト券5,000円分を差し上げます。

アンケートは選択式で、3分程度でお答えいただけます。ぜひご協力ください。

詳細はこちらから。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:リックソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2019年3月25日

関連リンク

特集

働き方の新デザイン

アンケート実施中

現在「業務の課題解決」に関するアンケートを実施中です。アンケートにお答え頂いた方から、抽選で3名様にAmazonギフト券5,000円分を差し上げます。