働き方改革は「ペーパーレス化」から その理由とメリットを解説（2/2 ページ）

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1億件超の文書も高速に検索　その仕組みとは？

　文書の電子化によるメリットとして、検索のしやすさを先に挙げたが、扱うデータが膨大になると、一般的な文書管理システムでは現実的な検索速度を出すのが難しくなる。そこで「活文」では、大規模サービスで採用例が多いオープンソースの検索エンジン「Elasticsearch」を利用した企業内検索基盤を用意している。

通常の文書管理システムでは対応できない膨大なデータの高速検索を可能にする企業内検索基盤。ユーザー認証システムなどと連携し、シングルサインオンで閲覧権限に応じた検索結果を表示できる

　同ソリューションでは、もともとElasticsearchには含まれていないクローリング処理の方法や検索結果を表示するインタフェースの開発もパッケージ化されており、既存の社内システム（ユーザー認証システムや複数の社内データベース）と統合して運用できる。企業が保有する大量の文書を横断的に検索しながら、そのユーザーに閲覧が許された文書のみを検索結果として表示する仕組みだ。

　また、検索結果の統計的なレコメンドやランキング表示が可能なため、検索回数を削減して、より効率的に検索できることに加えて、将来的には、AIが分析した結果を検索キーワードの候補や関連文書として提示する機能や、クラウドに保存されている文書の検索機能も予定されている。

　実際に複数のファイルサーバを横断的に検索するデモ環境を用意してもらい、検索速度を試してみたところ、1秒以下の速さで検索結果が表示された。膨大な文書を対象としながら、“自分（検索者）が見てもいい文書”だけが結果として並ぶので、「情報資産を活用したいがセキュリティ上の制約が多い」といった場合でも安心して利用できそうだ。

企業内検索基盤のデモ。右カラムにはよく検索されるキーワードや検索ワードに関連する参照頻度の高いファイルが並び、目当ての文書を探しやすい

　同社によれば、この検索基盤は数十台のサーバに対応できる拡張性を備える。実際、インフラ関連事業の導入事例では、1億件という膨大な文書を検索するシステムを構築し、業務効率を大幅に改善できたという。また、オンプレだけでなくクラウド（Microsoft Azure）にも対応し、段階的なスケールアップが容易なのも特長だ。

デジタルペーパーで紙とデジタルのいいとこ取り

　ここまで、働き方改革を進める上でペーパーレス化から始めるべき理由とそのメリットを挙げてきた。しかし、紙にもまた利点がある。例えば、ペンで手書きができる、という慣れ親しんだ使い勝手だ。情報共有の電子化は業務効率を上げる有用な施策ではあるものの、その仕組みを利用するのはあくまで人。道具を使うべき人間が逆に“道具に使われる”ようでは本末転倒になりかねない。

　例えば、現場ワーカーの保守作業に使うチェックリストを紙からタブレットに変更（電子化）すれば、現場と本部の情報共有を効率化できる半面、新しいデバイスに習熟する必要があり、現場視点では「余計な仕事を増やすな」と思われる可能性もある。また、会議の準備にかかる時間や資料の印刷コストを抑えるために「ペーパーレス会議」を導入したのはいいが、新しいやり方に慣れず、かえって本来重視すべき会議の質が下がってしまったら意味がない。つまり「これまで通り」を求める人たちもいるということだ。

　そこで「活文」ではソニーのデジタルペーパーと連携したソリューションも用意している。これは「活文」に保管されたデータをデジタルペーパーに配信して活用する仕組みだ。実際に試してみたが、読んだり書いたりといった使い勝手は紙とほぼ同じ。当然、手書きでメモを書き込むこともできるし、逆に拡大やハイライト表示、ワード検索といったデジタルならではの良さもある。もちろん、回収したデータはそのまま「活文」に保管されるため、紙からデータに移し替えるデータエントリー作業が不要なのもメリットだ。

デジタルペーパーとの連携例。アンケート項目に記入し、結果を回収といった一連の業務をアナログとデジタルのいいとこ取りで実現できる。本体が薄くて軽いため、現場作業の負担にならないのも利点

　社内のペーパーレス化を進めるにあたって、「ペーパーレス会議？　俺は紙じゃなきゃだめだ！」と言い張る“古い人間”がいたとしても（イマドキの企業にそんな人間がどの程度いるかは分からないが）、デジタルペーパーと組み合わせることで抵抗なく受け入れられるかもしれない。

　「今では活文を導入されている企業は2000社を超えています」と前原氏が語るように、ここで挙げた例は情報共有をデジタル化するメリットのほんの一部。「多様なワークスタイルの実現、社内コミュニケーションの活性化、あるいはデータドリブンな経営など、お客さまはいろいろな課題を抱えていらっしゃいますが、何よりもまず情報資産を活用しやすい形に変えていく仕組みが必要なのです」

取材にご協力いただいた日立ソリューションズの「活文 Contents Lifecycle Manager」担当チーム（ビジネスコラボレーション本部 フロントソリューション部）。左から、技師の土井聡氏、植田萌子氏、主任技師の前原哲也氏

　働き方改革に向けた一歩を踏み出すために、日立ソリューションズの「活文」に注目してみてはいかがだろうか。