チャット画面が業務アプリの入り口に？ LINE WORKSで外出先の面倒な作業がラクになる理由

今や多くの企業が導入を開始したリモートワーク。いつでもどこでも働けるのはありがたいが、外出先でスマートフォンから業務アプリにアクセスするのは面倒なこと極まりない。この課題をビジネスチャットが解決してくれるとしたら……。

[PR／ITmedia]

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　少子高齢化や産業構造の変化に伴う人手不足が深刻化する中、従業員の働き方を変え、一人ひとりの生産性を高める取り組みに本腰を入れる企業が増えている。こうした企業が今、注目しているのが、従業員を「会社という場所」に縛り付けることなく、いつでもどこでも、会社にいるのと同じように働けるようにするテレワークだ。

　しかしテレワークの導入にあたっては、自由な働き方ができるようになる半面、これまでにはなかった労務管理やコミュニケーション、情報セキュリティなどの課題が新たに浮上する。管理職の目の行き届かない場所で従業員が仕事をすることに対して、「これまで通りの労務管理や業績管理をしっかり行っていけるのか、という懸念が拭えない」と話す導入担当者も少なくない。

　一方の従業員が危惧するのは、「制限された環境の中では仕事がやりづらい」「外部にいても働きやすい環境を準備してくれるのか」という点だ。具体的には、「自宅やサテライトオフィス、あるいは移動中のカフェなどでも、会社にいるのと同じように使いたいシステムやデータにアクセスできるのかどうか」がポイントとなる。

　こうした管理者、従業員が抱える「テレワークの課題」を解決するコミュニケーションツールとして注目されているのがLINE WORKSだ。

　企業のコミュニケーションを促進するビジネスチャットツールとして知られるLINE WORKSは、スマートフォンのトーク（チャット）画面を入口にして、オフィスの外からPCを開くことなく業務アプリケーションにアクセスして情報を確認できるソリューション連携を進めており、「ビジネスのスピードを上げる」ツールとしての期待も高まっている。

　LINE WORKSは従来のテレワークの課題をどう解決できるのか、また、ビジネスを加速させるツールとしてどのような役割を果たすのか――。ワークスモバイルジャパンで代表取締役CEOを務める石黒豊氏に聞いた。

LINE WORKSはテレワークのどんな課題を解決できるのか

ワークスモバイルジャパンの代表取締役CEOを務める石黒豊氏

　テレワークの課題として多くの管理者が挙げるのが、出先の部下とのコミュニケーションの問題だ。相手は今、どこでどんな状態で働いているのか分からない中、どんな手段で連絡すればいいか分からない――というわけだ。

　例えば電話をかけようにも、電車で移動中だったり、カフェで仕事をしていたりしたら部下はでることができず、でられたとしても、誰が聞いているか分からない公共の場で、ビジネス上の機密に関わる内容を含んだ会話を声に出すことはできない。

　ならば「メールはどうか」ということになるが、こちらはスピードに欠け、会話のテンポがガタ落ちになる。サクッと確認したいことを、「お疲れさまです」で始まるようなメールの文章をいちいち作成してやりとりしていられるだろうか。さらに、メールだと添付されたファイルを確認するためにテーブルのある場所を探し、持ち歩いているノートPCを開いて起動し、ネットにつなぐ――といった操作をしなければならない。ビジネスにスピードが求められる時代にこれでは、仕事の効率は下がるばかりだろう。

　このようにオフィスの外で作業をしたり、外出先から社外の担当者に確認したりといった、「離れた現場同士でのコミュニケーションの課題」を解決するために、多くの企業が導入し始めているのがビジネスチャットをはじめとするコミュニケーションツールである。

　LINEと同じ使い勝手のユーザーインタフェースと操作性を備えた「LINE WORKS」を展開するワークスモバイルジャパンで代表取締役を務める石黒豊氏は、ビジネス向けコミュニケーションツールを利用することによる効果を次のように話す。

　「今や、日常のプライベートなやりとりの多くがLINEに置き換わったことからも分かるように、仕事の現場でもビジネス向けのコミュニケーションツールが普及し始めています。その理由は、リアルな対面での会話と同じようなカジュアルさと心地よいテンポで、社外の人とコミュニケーションできることが挙げられます。相手がどこにいるか分からない状況では、電話を使うわけにもいきません。声を出さずともコミュニケーションでき、言葉だけでは伝えにくい内容を写真や動画に置き換えることで、対面するお客さまの目の前で回答ができれば、現場は宿題を持ち帰ることがなくなります。

　『それならLINEを使えばいい』と思うかもしれませんが、セキュリティが企業の経営課題として重視されている昨今では、しっかりとセキュリティが担保され、企業の管理下で運用できるツールが求められており、LINE WORKSは、そのニーズを満たしています。

　加えてLINE WORKSは、コンシューマー用のLINEと同じ感覚で使えるため、外回りの営業担当者のほか、サービス担当者や店舗スタッフなど、それほどITに詳しくない従業員に対しても、特別な研修を実施することなく展開できるのがポイントです。

　会話するように気軽に使えて、セキュリティが担保されていて、ITに詳しくない人でもすぐに利用できる――。そんな便利さから、Microsoft Office 365やSkype for Businessと併用する企業も少なくありません。テレビ会議や電話会議を設定する必要なく、確認したいことをすぐ聞けることが併用の決め手と聞いています」（石黒氏）

ビジネスの勝機を逃さないために使われているLINE WORKS

　LINE WORKSを導入することで、実際の業務現場でどのような効果が得られるのか――。三井住友海上は、働き方改革の一施策としてLINE WORKSを導入し、業務の効率化に成功した一社だ。

　会社を挙げて働き方を抜本的に見直すために、生産性を高める取り組みに着手した同社は、業務改善や会議時間の短縮などを図っていく中で、より顧客とのコミュニケーションを円滑に図るためのツールを検討し、LINE WORKSの導入に踏み切った。

　新たなツールの導入時には、「使ってもらえない」という問題が起こりがちだが、LINE WORKSはLINEと同様のインタフェースを備えていることから社内での普及が速く、導入からわずか半年で約1万7千人の社員のうち76%がアクティブユーザーになったという。

　その背景にあるのは、LINE WORKSが社員のニーズに合致した機能を備えていたという点だ。「普段使いのLINEで情報のやりとりをしたいというお客さまが多い中、三井住友海上の社員の方からは『プライベートで使っているLINEを仕事で使いたくない』という声が挙がっていたそうで、そのニーズに合っていたのです。LINE WORKSを使う上では相手に新たなツールを導入してもらう必要がなく、LINEとLINE WORKSとの間でお客さまと接点を持つことができます」（石黒氏）

「外部トーク連携」を利用することで、LINEとLINE WORKSとの間でコミュニケーションが可能になる

　通常、ビジネスチャットは同じツールを利用している相手としかコミュニケーションを取れない。これに対してLINE WORKSは「外部トーク連携」という機能を使って、LINEユーザーとも直接、会話することができる。例えばB2C型やB2B2C型のビジネスを展開する際に、コンシューマーと直接つながってサポートしたり、情報提供したり――といった用途にLINE WORKSを利用できるわけだ。

　「従業員にしても、本音ではLINEの個人アカウントを仕事の関係者に公開することにためらいを感じています。アプリケーションやアカウントを分けて利用できるビジネスチャットを会社が用意すれば、すんなりと移ってもらえます。営業面での効果もあり、『電話でもない、メールでもない、ほどよい距離感でお客さまに寄り添うコミュニケーションを図ることができるようになり、営業の回答スピードが上がった』と聞いています」（石黒氏）

　社内外のコミュニケーションの活性化を目指してLINE WORKSを導入したのはサッポロビールだ。主要取引先である酒販店や飲食店の個人オーナーから、「LINEで業務連絡を取りたい」という要望が寄せられたのがきっかけだった。

　「営業担当者が外部トーク連携によって安全にコミュニケーションを図れる環境を整備し、シャドーITの問題を解消しています。さらに社員間の多様な連絡にも活用することで、ナレッジの共有や営業活動全体が活性化したとお聞きしています。今後はサッポロビールさまが利用するチャットbotとLINE WORKSを連携させて、外出先からでも問い合わせができるような仕組みを検討中とのことです」（石黒氏）

LINE WORKSのトーク画面が社内システムの入り口に

　テレワークを実践する企業のコミュニケーション面の課題を解決してきたLINE WORKSは、新たに生産性向上に向けたエコシステムを推進している。

　企業の各種業務サービスの入り口としてLINE WORKSのチャット画面を利用するもので、外出先での作業をシンプルにでき、業務プロセスの効率化も図れるという。これは、LINE WORKSと業務ソリューションをAPIやチャットbotと連携させることで実現しており、ワークスモバイルジャパンでは、さまざまなパートナーがエコシステムを通じて協業できるようサービスパートナー制度を開始している。

LINE WORKSのトーク画面を社内システムの入り口にする仕組み

　パートナーエコシステムを活用し、LINEを活用した高度な営業活動の実現に向けた実証実験を開始したのが明治安田生命だ。2014年からセールスフォース・ドットコムが提供する顧客管理サービス「Salesforce」を本格導入した同社では、同社の営業スタッフ（MYライフプランアドバイザー）と顧客との間のスピーディーなコミュニケーションを目的に、LINE WORKとSalesforceを連携させるためのソリューション「Rekuru SFA for LINE WORKS」を導入。MYライフプランアドバイザーがLINE WORKSで友達になった顧客のLINEアカウント情報を、社内電話帳・名刺管理ツール「PhoneAppli for Salesforce」に自動で追加できるようになった。これにより営業スタッフは顧客情報を入力する手間が軽減されたという。

　今後は営業スタッフと顧客との間で交わされた LINE WORKS上のトークログをSalesforce上で管理できるようにしたり、Salesforceに入力するための商談情報をLINE WORKSのチャット画面から入力可能にする機能を実装する計画だ。

　「スマートフォンの小さな画面から操作するのが難しかったITシステムを、LINE WORKSのチャット画面を入り口として簡単に使えるようにするのが狙いどころ。社内業務の70〜80％がLINE WORKS上で完結できるという世界観を描けたならば、従業員の生産性を大幅に向上できると考えています。私たちはセールスおよびサービスパートナーと共に、より働きやすいテレワークの環境づくりを進めていきます」（石黒氏）

　LINE WORKSは今や、テレワークが抱えるコミュニケーションの課題を解決するだけではなく、外出先でもスマホのトーク（チャット）画面を入り口に社内環境と同じように業務アプリケーションへのアクセスを可能にすることでビジネスのスピードを変え、利便性を向上させるツールとして進化を続けていく。