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» 2019年09月12日 10時00分 公開

レポート自動作成をRPAで行うなら? 柔軟・低コストで実現できる軽技Web

少子高齢化を背景とした労働力不足への対応として、昨今注目されているのが業務の自動化だ。ソフトウェアのロボットが業務を代行してくれるRPAが有名だが、多くの企業にとってルーティンワークであるレポート作成については、より柔軟に低コストで実現する方法がある。

[PR,ITmedia]
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 少子高齢化を背景とした労働力不足への対応として、昨今注目されているのが業務の自動化だ。働き方改革への対応も求められる中、業務を効率化するために、各社はITを活用して、定型業務、いわゆるルーティンワークを自動化しようとしている。

RPAは万能じゃない

 業務の自動化方法として、ソフトウェアのロボットが業務を代行してくれるRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)が大流行している。ロボットにあらかじめ命令しておくことで、他のシステムと通信しながら業務を行わせることができるため、労働力不足への対応だけでなく、生産性の向上という意味でも効果が高いからだ。

 ただし、流行りの手法ということで導入しても、なかなか思ったような効果が出ないことも往々にしてある。富士電機ITソリューション ソリューション推進事業本部 パッケージソリューション統括部 USE・軽技営業部の早坂直人次長は、「RPAで失敗するケースは、とりあえず入れて、使ってみるというもの。成功するケースでは、しっかり業務を分析して要件定義をしている。その上で、最適化する業務にRPAを当てはめていく。そういうやり方をしなくてはいけない」と話す。

 RPAを入れれば簡単に何でも解決し、生産性が向上するかというと、そうではない。さまざまな条件分岐が発生する業務を、うまくRPAの命令に落とし込むには、業務システムの設計のような手間がかかる場合があるのだ。

 RPAは何でも自動化できる仕組みだが、自動化する内容によっては事前の準備に大変な手間とコストがかかってしまう。用途によっては、汎用的なRPAを使わなくとも、自動化による効率化が可能だ。その例として、レポート作成業務を見てみよう。

最もニーズの大きい、レポート作成

 定型業務の中で、ほとんどの会社が多くの時間を割いているのがレポートの作成だ。受注状況の把握から、業績の予実対比、さらには勤怠管理まで、システム内のデータを元にレポートを作る仕事は誰にとっても経験のあるものだろう。

 キーマンズネットが実施したアンケートでも、レポート作成はルーティンワークの中でも自動化を待望されている業務のひとつとなっている。

キーマンズネットが2018年末に実施したIT投資に関するアンケート。「RPAを適用している(適用したい)業務」。ワークフローの自動実行と並んで、「集計レポート制作」が2位に入っている

 こうしたレポートを簡単かつ柔軟に作成できるのが、富士電機の軽技Webだ。複数のシステムのデータベースから、条件に沿ってデータを抽出。Excelなどのツールと連携して、データをレポートにまとめることが容易にできる。

 ある企業では、「毎週土日に時間を割いて、6時間くらいかけて作っていた予実管理のレポート作成を、軽技Webを使って自動化できた」(早坂氏)という。レポート作成に必要なデータは、複数のシステムにまたがって存在していることが多い。予算はExcelデータだが、実績は基幹システムのデータベースにあって、CSVでデータを出力して、手作業でそれぞれのデータの対比表を作る。そんな作業だ。

 軽技Webを使えば、こうした複数データをまとめる作業も簡単だ。Excelを普通に使える人であれば、設定も自分で行える。システム部門に依頼しなくても、現場で設定が完了してしまう簡便さも特徴だ。

レポート作成を自動化する「軽技Webシナリオクリエイター」

 さらに7月には新機能として、レポート作成業務をさらに自動化する機能「シナリオクリエイター」が実装された。「ファイル検知」や「外部データ取込」など、あらかじめ用意された8種類のタスクを組み合わせて、アクションに応じて自動でレポートを作成する仕組みだ。

軽技Webシナリオクリエイターのイメージ。社内各所に散らばるさまざまなデータを、自動的に取得して集計し、Excelにまとめたり、それをメールで送信できる

 例えば、Excelファイルを所定のフォルダに置く。すると、そのファイルを検知するタスクが自動で動き、次のタスクがそのファイルをデータベースに自動でアップロードする。アップロードされたら、所定の検索条件を走らせて、別のデータベースのトランザクションデータと組み合わせて、Excelファイルを作成。さらに次のタスクが動いて、所定の人に自動でメールを送る、といった具合だ。

 週明けの会議に向けて予実レポートを作成する、といった業務なら、担当部署がExcelファイルを置いてくれれば、裏側で軽技Webがタスクを処理し、翌週朝にはまとまったレポートができ上がり、担当者にメール送信されている。そんな自動化が実現する。

 発注漏れがないか確認するチェックリストの作成も簡単だ。あらかじめ条件を設定しておくことで、発注データを確認し、手配をかけ忘れている品目のリストを作成してメール送信してくれるという具合だ。

 軽技Webが威力を発揮するのは、こうして定期的に必要となるレポートだけではない。例えば、継続的にデータをチェックする仕組みを作っておくことで、内部統制などにも利用できる。「アラート機能を使って、異常値をチェックできるようにしておけば、異常データを発見したタイミングでメール通知ができる」(早坂氏)

汎用的なRPAよりも、柔軟で低コスト

 こうした仕組みは、一般的なRPAでも機能を駆使すれば実現可能だ。しかし、その設定は容易ではない。

 「RPAでは、よく操作を記憶させて自動化できるといわれるが、それで自動化できる業務なんて2割くらい。業務フローの中で、必ず条件分岐は発生する。何かの業務をチェックさせても、OKかNGかで作業が変わる。そこは意外に実装が難しい。ある意味プログラムを書くのと変わらない」(早坂氏)

 軽技Webでは、用意されているタスクを組み合わせて設定するので、ことレポート作成でいえば自動化が非常に簡単だ。RPAほどの自由度はないが、必要とされる動作を容易に設定できる。

 すでに現場で軽技Webを利用しているなら、取得したデータをどうレポートにまとめるかという部分は現場で設定し、自動化の部分だけシステム部門に依頼することで、双方の負荷を下げることも可能だ。

 どんなレポートを作成するかは、会社の事業方針が変われば自然と変化する。同じデータを使ったレポートでも、製品軸での売上高を見たいのか、受注確度軸でのデータを見たいのかでは、全く変わってくるからだ。

軽技Webの動作画面イメージ。社内の各種システムからデータを抽出し、画面のExcelのようなレポートを簡単に作成できる

 RPAなどを使ってすべてをシステム部門が設定した場合、レポートの見せ方をちょっと変えたいと思っただけでも要件定義から実装、テストまで必要となり、時間もかかるし負荷も大きい。軽技Webでは、レポート要素と自動化部分を切り分けられるため、柔軟性が高い。「自動化のプロセスを設定してしまえば、レポートの見せ方を変えるだけなら現場でできる」と早坂氏は話す。

RPAの導入が目的ではない。業務を自動化して効率化を目指そう

 流行のRPAだが、目的は業務の効率化にある。時間とコストをかけて自動化を進めても、そのときどきの目的に合わせた変更は必ず必要になる。ここが意識されていないと、RPAで作られたデータを、さらに人が集計し直すという事態さえ起こりかねない。

 特に、日々変わる戦略に合わせて最適なものが求められるレポート作成ならなおさらだ。

 軽技Webを利用すれば、「簡易的なレポートは間違いなく自動化できる」と早坂氏。さらに、軽技Web単体では難しい自動化業務が出てきたら、そこにRPAを組み合わせて、軽技Web自体をRPAで動かしてしまうこともできる。

 業務の自動化は、ツールを入れて自動化する時期から、各業務に最適化したツールを組み合わせて、それぞれのニーズに応えるタイミングに差し掛かっている。

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提供:富士電機株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2019年9月18日

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