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» 2020年06月05日 10時00分 公開

在宅勤務で浮き彫りになる課題 理想のテレワーク環境を構築するには?

[PR/ITmedia]
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 新型コロナウイルス(COVID-19)感染症の拡大に伴い、多くの企業が在宅勤務形態へとシフトしている。ただ、準備不足のまま急きょ始まったテレワークは、さまざまな課題を浮き彫りにした。

 アイティメディアが2020年3月に実施した「新型コロナウイルスへの企業対応と対策に関するアンケート」によれば、リモートワークを行う上での課題として、「同僚とのコミュニケーションの減少」「自宅では業務に集中できない」「ツールが整っていない」などの理由が挙げられている。どれもリモートワークを始めたばかりの企業でよく聞かれる悩みだ。

アイティメディアが実施したアンケート調査「新型コロナウイルスへの企業対応と対策に関するアンケート」より引用(回答数は426人、オンラインフォームで集計)。リモートワークの課題として「同僚とのコミュニケーションの減少」を挙げた回答は半数を超えた

 テレワークは企業競争力の向上やBCP(事業継続計画)対策の一環として、新型コロナウイルス終息後も根付いていくと予想される。しかし、なし崩し的に始まった現在のテレワーク環境では、生産性の低下を招きかねない。“理想のテレワーク環境”に向けて企業はどう対応すべきだろうか。

 テレワーク導入で膨大な実績を持ち、多数のソリューションを提供する大塚商会のサービスを例に挙げながら課題別に紹介していこう。

課題1、社内コミュニケーションや商談機会の減少

在宅勤務が続きコミュニケーション不足が問題に

 前述のアンケートで最も大きな課題として挙げられているのが、「同僚とのコミュニケーション減少」や「顧客や同僚の理解が得られにくい」といったコミュニケーションに関わるものだ。

 在宅勤務などのテレワークは、対面コミュニケーションが前提となる従来の働き方とは大きく異なる。オフィスという同じ空間で働いていれば顔が見えるが、テレワークではちょっとした意思疎通もハードルが高い。情報共有手段がメールなどの古いツールに縛られる環境では、1つの目標達成に向けてチーム全体が動く業務は困難になる。

 そのようなコラボレーションワークを円滑にするためのツールとして注目されているのが、Microsoftが提供する「Microsoft Teams」だ。チャットを主体としたコミュニケーションツールで、チームや個人間でのチャット、音声通話、ビデオ会議、ファイルやWebページなどを共有できる。

チーム全体での作業をMicrosoft Teamsで円滑化

 そのため、チーム全体の進捗把握がスムーズに行えるほか、ビジネスチャットによる即時性の高いコミュニケーションを実現する。テレワークにおいて必須のWeb会議もTeamsなら安全に行うことが可能だ。

 リモートワークにおいては、ツールを活用してコミュニケーションのハードルを下げることが必須となる。同僚の“顔が見える環境”を作り出すことができれば、コミュニケーション不足は解消されるだろう。一方、時間や場所に縛られずに働く環境が実現するため、さらに生産性を高められるメリットもある。

 また、テレワークの課題として「外部(顧客やパートナー)との商談機会減少」が27%に上るなど、対面コミュニケーションが前提だった営業活動も在宅勤務の影響から難しくなっていることが分かる。こうした課題もWeb会議による遠隔商談で解決できる。

 大塚商会はコロナ対策として、2020年3月以降にテレワーク関連ソリューションを5000社以上に導入している。テレワークによるオンライン商談は対コロナという一過性のものでなく、移動時間を削減することでより効率的な営業機会の創出を期待できるため、今後ますます広がりを見せるだろう。

課題2、リモートアクセス環境が整っていない

 以前からテレワークに取り組んできた先進企業はともかく、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を強いられている中小企業にとっては、「ツールが整っていない」点も大きな課題だ。個人の作業であれば、ローカルファイルとクラウドストレージでどうにかなるかもしれないが、業務によっては会社のサーバにアクセスする必要もあるだろう。

 中には、在宅勤務前の最終出社日に必要なファイルを慌ててクラウドに移した結果、複数の人間がファイルを更新し最新バージョンが分からなくなるというケースもあるという。とはいえ、社内システムにアクセスするために出社するのも本末転倒だ。

 外部から社内システムにアクセスする仕組みは、構築の手間や運用コストがかかるため、専任IT担当者のいない企業にとってはハードルが高い。これをアウトソースできるのが、大塚商会の「たよれーる どこでもコネクト」だ。物理的な閉域網もしくは仮想専用線を使い、安全・快適なプライベートクラウド環境を安価かつ手軽に構築できる。

安全なプライベートクラウド環境を安価に構築できる「たよれーる どこでもコネクト」

 例えば、会社の外からでも社内ネットワークに接続できる「どこでもコネクトリモート」と、仮想専用線を構築する「どこでもコネクトライン」を併用すれば、社外から社内へ、あたかもLANケーブルを延長しているような環境で各種端末にアクセス可能だ。

 従業員にアクセス環境がない場合は、パケット定額制でインターネット接続用のデータカードを提供する「どこでもコネクト 通信キット」も用意されている。資本力の少ない中小企業においては、大規模なシステム投資や運用の手間を省くためにも、このようなアウトソーシングを活用したい。

課題3、労務管理が困難

 同じオフィス空間にいない在宅勤務では、「部下の労務管理が困難」あるいは「自宅で業務に集中できない」という課題も挙がっている。上司にとっては、きちんと働いているかどうか、あるいは逆に働きすぎていないかを確認することは難しい。特に、目が届かないことで「隠れ残業」が発生すれば、2020年4月から中小企業も対象になった残業規制(時間外労働の上限規制)を順守できない事態になりかねない。

 部下にとっても、自分がきちんと働いていることを評価してもらえるのか不安を感じているはずだ。いずれにせよ、新型コロナウイルス終息後でもテレワークを含む裁量労働制やフレックスタイム制など、さまざまな働き方に対応するための労務管理の仕組みは必要になるだろう。

在宅勤務の労務管理は難しい?

 ITで働き方を”見える化”し、労務管理を効率化するにはPC操作ログを取得する「SKYSEA」などのツールが有用だ。PCの稼働状況を把握することで、従業員の労働を”見える化”し、働き過ぎやサボりを抑制できる。また、セキュリティ対策機能も充実しているため、情報漏えい対策にも活用されている。

 SKYSEAの運用に割ける人的リソースがない場合、「たよれーる らくらくSKYSEA」を使えば、専任担当者がいなくても分析やレポートをアウトソース可能だ。

専任IT担当者がいなくても、SKYSEAの運用(PC操作ログや資産情報の抽出)を代行してくれる「たよれーる らくらくSKYSEA」。定期的に作成されるレポートはマイページから確認できる

 一方、勤怠管理は日通システムが提供するクラウドベースの「勤次郎Smart」を活用したい。こちらは初期費用0円で、1アカウントあたり月額200円から運用できるコストの低さが特徴だ。まずは安価な「Smart」プランを試し、企業規模や求める機能にあわせて「Lite」プランや「Enterprise」プランへ切り替えられるようになっている。

課題4、稟議・決裁業務の遅延

 テレワークの課題として「決裁承認遅延による業務の停滞」(18%)が挙がっている点も目を引く。これまでありがちだった「部長が出張中だから承認がおりない」といったエピソードが、テレワークによってさらに顕在化した形だ。

はんこを押すためだけに出社することも……

 契約・決裁業務が紙ベースで行われている場合、はんこを押すためだけに出社する、という状況さえあるかもしれない。こうした問題は帳票をペーパーレス化し、申請や承認といったワークフローを電子化することで解決できる。

 統合型グループウェア「eValue V」は、申請や決裁、承認ルート管理、ドキュメント管理などを電子化することで、業務の効率化を実現する。きめこまやかなアクセス権限設定にも対応するため、情報漏えいのリスクを防ぎながら業務フローの”見える化”が可能だ。スケジュール管理や社内広報も統合できるので、トータルでの業務管理による生産性の向上が期待できる。

テレワークのことなら、大塚商会へ。

 これらの課題に加えて、急きょ始まったテレワーク環境ではセキュリティの脆弱性も大きな問題になっている。社内からのアクセスならある程度は管理できるが、自宅の環境からネットにアクセスする現在の状況ではそれも難しい。

 そこで、大塚商会はさまざまなセキュリティソリューションを提供している。ID+パスワード+証明書による端末認証でより安全に社外利用できる「どこでもコネクト」や、社内PC遠隔操作型のリモートアクセスツール「RemoteView(リモートビュー)」などを活用し、セキュリティ対策は万全にしておきたい。

 新型コロナウイルスがもたらした新しいワークスタイルは、実は先進的な企業がより高い生産性と業務効率化を目指して取り組んできた働き方改革と一致する。「仕方なくテレワークをしている」ではなく、これを機会に本格的に取り組むことで、“アフターコロナ”環境下での企業競争力を高める大きな飛躍のチャンスになるはずだ。

 しかし、全てを自力で実現しようとすると膨大なコストと時間がかかってしまう。餅は餅屋として、専門外の領域はアウトソーシングしながらテレワーク環境を構築することが重要だ。テレワークで課題を感じているなら、これまで挙げてきたサービスを総合的に相談できる大塚商会に問い合わせてみてはいかがだろうか。

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提供:株式会社大塚商会
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年6月11日

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