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» 2020年08月03日 10時00分 公開

「監視」ではなく「見守る」――テレワークが当たり前になった今、求められる勤怠管理の在り方とは?勤怠管理をアップデートしよう

新型コロナウイルスの影響で、一気に広がったテレワーク。その一方で、問われているのが勤怠管理の在り方だ。始業・終業時間の打刻だけで、勤務時間中の働きぶりを管理できないという課題もある一方、「監視」まがいの手法も話題となった。さまざまな企業が新しい勤怠管理様式を模索している中で、管理する側/される側にストレスのない勤怠管理を簡単/低コストで導入できるツールが登場した。

[PR/ITmedia]
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 新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、「新しい生活様式」とともに急激かつどこか無理やりに普及した感のあるテレワーク。当初は十分な検討を重ねることなく急いで導入した、“見切り発車”の企業も多く見られた。一時的なバブル状態が少し落ち着きつつある今だからこそ、顕著になった課題がある。それが「勤怠管理をどうするか」だ。

 これまでは特別だったテレワークがスタンダードになったことにより、自宅で勤務する社員が増えてくると当然、労務・勤怠管理の対象者がこれまで以上に分散することとなる。その手間と管理コストの負担はかなり大きくなり、テレワークだけでない、広くデジタルトランスフォーメーション(DX)によって実現しようとしていた“生産性向上”とは全く逆行した動きになっているようにも見える。

「管理」が必要な一方で……

 そもそも、従来における日本企業の勤怠管理の仕組みとテレワークは、かなり相性が悪いという指摘もできる。例えば、タイムカードによる打刻だ。最近では、交通系ICカードをスキャンすることで出退勤を管理するシステムを導入する企業もあるが、テレワークになれば当然、こうした物理的な勤怠管理は不可能となる。一方、仕事の開始、及び終了時に管理者にメールを送信したり、あるいはオンラインで入力したりなど、従来型勤怠管理を単にデジタルに置き換えただけのシステムもあるが、それでは勤務時間中の従業員の行動が全く把握できないという課題も生じる。

 勤務時間中の状態が確認できないとなると、不利益が生じるのは企業やマネジャーであり、従業員はかえって自由に働く裁量が広がる、という見方もあるが実際はそうではない。勤怠管理を適切にできなければ、従業員側に不利益が生じる可能性も高まる。例えば、自分が働いた時間が正確に管理者、上司に把握してもらえないというデメリットが挙げられるだろう。管理ができないから残業時間を把握できない、あるいは知らず知らずのうちに過重労働になってしまう。そんなケースもこれからは増えていきそうだ。

 こうした“穴”を埋めるため、インストールをするとランダムにPCの画面をキャプチャーし、管理者側に送るツールや、Webカメラを介して管理者が画面越しに“きちんと働いているか”を確認するというケースも出てきている。しかし、あまりにも行きすぎた管理は、まるで従業員を監視するツールのように受け取られる可能性もあるし、実際にSNS上ではそういった投稿も多く見られる。従業員の側からすれば、プライベートまでも管理されているような感覚に陥る可能性は高い。本来、テレワークは自由に働くことで生産性を高めるための施策であったのに、これでは骨抜きとなってしまう。

 そんな中、「リモートワークを管理しない」という強烈なキャッチコピーを掲げる勤怠管理ツール「RemoLabo(リモラボ)」がリリースされる。開発・販売するアイ・ディ・エイチでマーケティングを担当する水野絋介氏はリモラボについて、「監視されていることを、まったく感じさせないツール」だと説明する。「私自身も正直言って、自分のPCにテスト段階にあったリモラボを導入することに戸惑いはありました。四六時中監視されて、少し仕事がやりづらくなるのでは、という懸念を持ったのは確かです」と水野氏は振り返る。

「管理しない」勤怠管理ツールとは?

 同社は、創業時からフルリモートワークを導入している。これまでは、業務開始時と終了時にメールで報告を入れるという、シンプルな勤怠管理を実施していた。「その一方で、リモートワークによって懸念されていたのが、生産性の低下と過重労働の管理。従来の働き方と違って、リモートワークだけでは経験の浅い新卒の従業員などがその場でOJTを受けることができず、明らかに生産性が落ちるという問題がありました」(水野氏)

 また、こうした管理方法では、知らないところで過重労働をしていたり、させていたりする可能性も否定できない。このままでは、働き方を柔軟にする代わりに、企業にとって大切な企業文化を失う可能性もあると考え、リモラボの開発に着手。「勤怠に関する課題をより簡単に、より安価に解決できないかを模索していった結果、この『リモートワークを管理しない』というコンセプトにたどり着きました」と水野氏は振り返る。

 リモートワークを管理しない勤怠管理ツールというのは一体どういうものなのか。水野氏は「リモラボをインストールしても何も変わらないのが特徴です。従業員側のモニター上において何の変化も起こらないため、管理や監視をされているという意識が生まれないのです」と説明する。仕組み自体は、リモラボをインストールすると、PCでの操作がリアルタイムで記録され、管理者にレポートが届くという形だ。管理者はブラウザから各種データを確認できるというシンプルな設計になっている。

 参照できるデータは勤務時間、残業時間、クリック数、タイピングの数など。一定時間の中で行われたクリックの数、タイピング数などが規定の回数を超えていたら勤務していると見なす設定になっている。もちろん、業種業態によってクリックやタイピングの回数は千差万別なため、設定は柔軟にカスタマイズできる。リモラボのターゲットとしてメインに想定している職種はIT系のエンジニアではあるが、PCを利用する職種であれば、運用方法を考えた上でさまざまな応用が可能だろう。

 運用規模は、労務管理者が目の行き届く、数人〜数十人ほどにとどめるのが望ましいというが、いわゆる大企業でも部署ごとにマネジャーが管理するような体制をとれば、企業規模を問わずに導入できるという。

勤務時間の設定なども柔軟に可能だ

監視ではなく、見守られている感覚

 従業員側は、インストールされているということすら忘れているほど、画面上では何も変化が起こらないから、監視されているという感覚は生まれない。とはいえ、リアルタイムでデータが記録されているという事実が、程良い緊張感を生むという効果ももたらすという。「フルリモートで仕事を続けてきて、正直、メリハリがなくなっている部分はありました。リモラボをインストールしてみると、上司の直接の目はないけれども、ちゃんと関与されているような感覚が生まれてきます」(水野氏)

 その感覚は「決して監視されているのではなく、見守られている感覚に近い」と話すのが、春に同社へ入社した佐藤さんだ。「入社初日からリモートワークが続く中、リモラボのおかげで、放置されているような感覚はなく、“一人じゃない”っていう心強さを感じながら仕事をしていられました」と語る。新たに入社したメンバーに限らず、テレワークによって疎外感を抱いている社員は一定数存在する。そんな人にとって、このツールは自宅にいながらにして、オフィスにいるような温度感、同僚との距離感が感じられるのであれば、もはや単なる勤怠管理ツールにとどまらない効果をもたらすことができるといえるだろう。「程よい距離感で管理されることによって、過重労働や残業が認識されないなどの課題が解決するはず。管理される側にとっては、ブラウザ上で変化がなく、自分たちにもメリットがあると感じられるツールであるため、“監視されている”という感覚にならないのかもしれません」(水野氏)

データ出力のイメージ

手間もコストも抑えて管理できる

 一方、気になるのが管理者の手間だ。リアルタイムにさまざまなデータを管理できるとなると、全てをチェックする負担は大きいのでは、という懸念も湧く。この点については「リアルタイムと言っても、パラメータ出力のカスタマイズが可能なので、一定時間おきにデータを出力して確認するのがオーソドックスな使い方になると考えています。データ取得の頻度は15分に一度で、現在はこの頻度を柔軟に変更できるよう、開発を進めています。今後はさらに自由な設定ができるようになるため、どういう風に管理したいか、という各社さまの方針によってより柔軟に利用いただけるはずです」と水野氏。

 リモラボは管理者の手間を軽減しながら勤怠管理できるだけでなく、料金も安く抑えられている。初期費用、サーバ管理費用などは一切かからず、ユーザー1人当たりの月額は100円(税別)で導入が可能だ。かなり安価にも思えるが、「こうした価格が可能なのは、クラウドで管理しているという点はもちろん、開発規模が小さく、コストをできるかぎり抑えることができているからです。とにかくシンプルで低コストなシステムを作り上げることで、リモートワークの勤怠管理でお困りになられている多くの企業様にご活用をいただきたいと思っています」と水野氏は胸を張る。

 テレワークに適した勤怠管理システムは導入したいが、新たな予算の捻出が難しい。そんな企業ニーズを的確にとらえたリモラボは間違いなく、ウィズコロナの時代に求められる新しい働き方を支える重要なツールとなるに違いない。

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提供:株式会社アイ・ディ・エイチ
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年8月18日

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