分散型オフィスの課題を解決 テレワーク時代に適した入退室管理システムとは？

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　新型コロナウイルス（COVID-19）感染拡大の影響で人々の働き方が大きく変わる中、オフィスの在り方そのものを再考する動きが出ている。テレワークに代表される、場所に縛られない働き方が浸透したことで、それまで膨大なコストとなっていた本社オフィスなどを閉鎖する企業も少なくない。

　とはいえ、対面でのコミュニケーションが重要な場面や、現状では完全なテレワーク環境に移行するのが難しい業務もある。そこで注目されているのがサテライト（分散型）オフィスだ。

　従業員が最寄りのオフィスに出社できる環境を用意すれば、長時間の通勤によるストレスから解放される。アフターコロナ時代の柔軟なワークスタイルに対応しつつ、在宅環境では仕事がしづらいといった人への選択肢にもなる。こうした生産性や効率性を追求した新しい働き方は、移動制限が緩和されコロナ禍が収束した後も“ニューノーマル”として定着していくはずだ。

　ただ、ビジネス利用に特化した大型ビルではなく、首都圏近郊に点在する小さなオフィスを用意する場合、施錠管理などセキュリティの懸念がある。また、「誰がいつどこで作業をしているのか見えづらい」といった労務管理上の問題もあるだろう。

　こうしたサテライトオフィスに伴う課題を解決するサービスの1つが、累計4000社以上に導入されているクラウド型の「Akerun入退室管理システム」だ。同サービスを提供する株式会社Photosynth（以下、フォトシンス）に話を聞いた。

“ニューノーマル”で注目を集める分散型オフィス。ただし課題も……

サテライトオフィスで注目されるクラウド型入退室管理システム

　「新型コロナの影響でオフィスの入退室者数がどう変わったか、Akerunのユーザー企業の動向を調査しました。その結果、入退室者数は従来の30％にまで減少し、約7割がオフィス以外で勤務していたことが分かったのです」

　そう語るのは、フォトシンスのセールス・マーケティング部　部長の板倉大樹氏だ。この調査によると、緊急事態宣言が明けた6月1日時点においても、入退室者数は50％程度までしか戻っていない。「9月〜10月にはオフィスを縮小移転する企業が増える見通し」との予測から、アフターコロナではオフィスの在り方が大きく変わっていくことは間違いない。そういった世の流れを受け、フォトシンスへの問い合わせも増えてきたという。

　特に、緊急事態宣言発令以降は、冒頭の理由からサテライトオフィス設立に伴う問い合わせが増えている。ただ、サテライトオフィスを考える上で、経営層や総務・人事部門が考えるべき課題はいくつかある。

　まずはセキュリティ面だ。オフィスごとの施錠管理が必要になるうえ、在宅勤務などでオフィスにいる社員が少なくなれば、より高次元でのセキュリティレベルが必要となる。もちろん、拠点が増えればそのぶん施錠管理のコストがかさむので、コストバランスも重要だ。

　もう1つは労務管理の問題。拠点が複数にまたがる場合、1つのデータベースで入退室を管理する必要が出てくる。拠点が増えるほど出退勤の可視化も難しくなるだろう。

　また、テクノロジーの発展によって働き方も加速度的に変化してきているので、急なオフィス開設や閉鎖に対応できるかどうかも検討したい。働き方改革のように、労働関連の法律の改正があれば、それに伴ってファシリティ担当者の運用も変わってくる。そのたびに管理システムに大きなコストはかけられない。これらの課題に対し、Akerun入退室管理システムはさまざまな機能を用意している。

株式会社Photosynth セールス・マーケティング部　部長　板倉大樹氏

クラウドで施錠管理、柔軟な権限付与

　Akerun入退室管理システムは、一般的なオフィスに加え、コールセンター、給与計算代行のようなアウトソーシングビジネス、SaaSベンダー、フィットネスジムなど、幅広い業種で採用されている。その中でも、Pマーク（プライバシーマーク）やISMS認証を取得するような個人情報を扱う業種、例えばシステム開発会社や、税理士や会計士といった士業などからの引き合いが多い。

　また、2019年には「働き方改革」として労働関連の法律の改正があり、労務管理システムや入退室管理システムなどでの客観的な方法での労働時間の把握が義務付けられた。そのため、製造業などでも打刻機としてAkerun入退室管理システムが使われるようになったという。

　多くの業界から支持を得ている理由に、「入退室管理」と「カギの施錠・解錠」を1つのサービスでまかなえる点がある。Akerun入退室管理システムはスマホや交通系ICカード、ICカード型社員証、顔認証カメラなどをカギとして使う。それらのカギによる入退室をクラウド上で監視するため、常時施錠状態で運用できるほか、入退室履歴はリアルタイムで確認・検索・出力が可能だ。

　入退室の権限は曜日や時間、部署、雇用形態など、さまざまな条件に合わせてフレキシブルに付与できる一方、紛失時の権限削除も即時に反映できる。管理人をオフィスに置く必要がなくなるので、人件費の削減を目的に導入する企業もあるという。

　「物理カギと違ってクラウド上にカギがあるため、カギそのものの管理が不要になります。時間軸、人軸、場所軸での柔軟な権限付与や、リアルタイムでの権限停止も可能です。遠隔地からマネジャーがクラウドにアクセスし、施錠されているかどうかの確認もできます。物理カギより便利でありながら、セキュリティレベルを上げた運用を実現できるようにしています」

スマホや交通系ICカード、顔認証カメラなどをカギとして利用できる

複数拠点の入退室を一括管理

　全国に拠点を持つ某メーカーでは、サテライトオフィスの入退室をAkerun入退室管理システムで一元管理している。Akerun入退室管理システムはAPIを公開しており、導入企業先の勤怠システムなどとデータを連携できるため、管理部門の負担軽減にもつながるのだ。

　例えば、ある大手ゼネコンでは勤怠管理システムと連携し、オフィスへの入室時間と退出時間のデータを勤怠管理システムに自動的に反映するようにしている。このように、ソフトウェアの連携機能を活用すれば、仮にオフィスを分散させたとしても労務管理にかかるコストは最小限で済む。サテライトオフィスを検討している企業に向くソリューションといえる。

入退室の履歴をクラウド上で一元管理可能

　また、競合製品として警備サービス会社が提供するセキュリティシステムなどがあるが、Akerun入退室管理システムとの大きな違いがコスト面だ。それらのセキュリティシステムを導入するとなると、扉自体を変えたり配線を行ったりと大掛かりな工事が必要となる。同様に、退去時は原状回復が必須となるため、導入時と同様の費用がかかってしまう。テナントで入っている場合は、管理会社への確認など調整作業も増えるだろう。

　「今後働き方や働く場所が柔軟に変わるようになれば、オフィスのレイアウトも同様に変わっていくと思います。そのたびに工事をしていたら、どれだけ時間とお金がかかることになるでしょうか。今は自社ビルの一角や会議室の一部を貸し出す企業も増えていますが、そのようなレンタルスペースビジネスを展開する際にもクラウド型の入退室管理システムはマッチしやすいはずです。入退室管理システムは導入のしやすさや柔軟な運用性が今後より重要なポイントとなってくるでしょう」

　コストの安さだけでなく、ドアに後付けで貼り付けるだけで設置できる手軽さも魅力の1つだ。前述の通り、従来のセキュリティシステムは、カギを変えてカードリーダーを扉に埋め込み、ネットワーク回線を配線する工事が必要となる。一方、ハードウェアを両面テープで設置でき、電池で駆動してWi-FiでクラウドにアクセスするAkerun入退室管理システムは、壁の中をいじるような電源工事やネットワーク工事は一切不要だ。

　ハードウェアは顧客自身が設置して、PCの初期設定をすれば30分程度で済む。業者の手配も含めて設置工事に3〜6カ月かかる従来のセキュリティシステムと比較すれば雲泥の差といえる。急なオフィス開設にも対応できる点は心強い。

　加えて、ドアの内側／外側につけるカードリーダーと、内側のサムターン（つまみ）に装着する本体はBluetoothで通信しているため、停電時でもカギの開閉に影響がない。電池は1日100回の開閉で半年持続し、電池残量はクラウドでも管理・確認できる。残量がある程度減ってくれば、事前に無料で電池が送付されるのもサブスクリプションモデルならではのサポート体制だ。

ハードウェアはドアに後付けで貼り付けられる。配線工事などをする必要がなく、低コストですぐに利用できるのが特徴だ

　しかし、働き方やトレンドの変化など、日々変化するオフィス環境やビジネス環境にその都度対応するには限界があるのではないか。

　「日々変化するニーズに対応するために、私たちは買い切りではなくレンタルモデルにしています。もし新たな用途やニーズが出てきたときも、ソフトウェアをアップデートして対応できるようにしています。これはサブスクリプションモデルの強みといえます」

　「認証方法もICカードやスマホアプリだけではなく、すでに顔認証などにも対応していて、今後もテクノロジーのトレンドに合わせてどんどん進化していきます」と板倉氏は展望を語る。社会情勢やテクノロジーによって働き方が大きく変化する今、時代に合わせて“進化するカギ”は世の中にマッチするものとなる。

　「アフターコロナでは複数拠点を出入りする機会が増えるでしょう。自宅とオフィスの往復だけではない世界が待っているのです。そんな新時代では、1つの認証キーでいろいろな場所にアクセスできれば面白いですよね。いずれはキャッシュレス決済サービスの“○○ペイ”のように、自宅、オフィス、スクールなどを1つのIDで出入りできる利用体験を実現していきたいと思っています」

　今後は優秀な人材確保や従業員のワークライフバランスに応じて、企業は新しい働き方にきちんと対応していく必要がある。新型コロナウイルス感染症の影響で社会や働き方が大きく変わりつつあるが、時代のうねりに対応しアップデートしていくカギこそが、新たな時代を作る“キー”となるだろう。オフィスの新設や移転を計画しているのなら、テレワーク時代に適したAkerun入退室管理システムを検討したい。