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バックオフィスにもテレワークを！　脱「紙とはんこ」のカギはどこにある？：単なるデジタル化／効率化にとどまるな

» 2020年07月27日 10時00分公開

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　コロナ禍において、多くの企業は「これまでの業務の進め方は適切だったのか」という問いに直面している。効率性やコストだけでなく、新たに「従業員の安全性」という要素も考慮する必要が出てきたためだ。その中で特に注目されているのが、従業員がテレワーク中も致し方なくの出社で通勤、いや「痛勤」を強いられる理由ともなっている「契約書締結」ならびに「請求書処理・発行」といった紙ベースでの業務だ。

　これまでも効率化を阻む課題と捉えられてはいたものの、セキュリティや証拠性、慣習などを理由に積極的な着手がされづらかった。しかし、テレワーク移行によって、紙と人手で成り立っていた業務の早急な見直しへと一気に進んだ企業も多い。今後、どのような点に特に留意して紙ベースの業務の見直しに着手すればよいか、企業の業務プロセス改革・効率化を支援する富士ゼロックスのデジタルプラットフォーム部菊地聡子氏に話を聞いた。なお、本取材は「Zoom」を利用しオンラインインタビュー形式で実施した。

「紙とはんこ」――テレワークで浮き彫りとなった日本企業の構造的課題

――新型コロナウイルス、そしてテレワークにより、日本企業はどのような課題に直面しているのでしょうか。

菊地聡子氏（以下、菊地）：　多くの企業は、「新型コロナウイルスやテレワークの導入により、課題が発生した」と認識していますが、実はこれは正しくありません。これまで課題と認識していたにもかかわらず、なかなか手をつけられていなかった領域があぶり出されたように感じています。これまでであれば、業務フローやシステムの隙間も、紙や人手でつなげて業務が遂行できていました。しかし、これがテレワークになることで出社できなくなり、課題が顕在化しています。

　「紙とはんこ」が慣習的・物理的に残ったままでは、業務フローとシステムが連動していないため、各部門のスタッフが紙の物理的な流れに従って、それぞれ別の場所でチェックを行う必要があります。電子データでの確認ではないため、紙を受け取り、また次に紙を回すという処理が必要になり、これが多くの企業が直面している「オフィスにいないとバックオフィス業務が進められない」問題の理由です。経理や人事、営業管理部門といった幅広い分野においてこうした事態になっています。

紙とはんこベースの業務は、経営上のリスクにも

菊地：　なお、こうした紙とはんこベースの処理は「出社しないといけない」という現場レベルでの問題にとどまらず、経営上のリスクともなりえます。営業部門から請求書が回ってくるタイミングにならないと、「今月はどの程度の請求が発生し、いくらお支払いする必要があるか」が分からないのです。毎月どれだけのコストが発生するかが直前にならないと分からないのは、経営にとって大きなリスクでしょう。

　コンプライアンス上の問題もあります。紙ベースの処理となっているが故に、人的なミスが発生しやすく、結果「請求書が正しく処理されない（支払い漏れ）」という事故が発生してしまうのです。データなどを取ることもできないため、こうした人的なミスに対しても、「各自、請求書の処理を気を付けてください」といった呼びかけを行うくらいしか対策ができません。

部署ごとの業務改革を妨げる3つの要因

――これまで、業務のデジタル化を妨げてきた要因は何だったのでしょうか。

菊地：　当社では、3つの要因が問題となるケースが多いと考えています。

（1）社内要因

　業務システムについての理解が深い経営者は、「業務の最適化と効率化」を「全体最適をいかにして実現するか」という目線で進めるよう、情報システム部門に指示を出しています。しかしこれまでは、各現業部門が強いケースが多く、「自部門の最適化」、つまり「部分最適」に沿って、システムの導入やカスタマイズを続けています。

（2）外的要因

　極端なことをいえば、多くの取引先を束ねる巨大企業であれば、系列企業に対して「今月からこのやり方で進めるので従うように」と通達することで、ある意味「業務効率化を強制する」ことができます。しかしながら、そうした例はレアで、やはり契約や請求業務は取引先ありきのものですので、わざわざ取引先に登録やプロセスの変更をお願いすることに及び腰になり、「非効率な業務プロセス」を受け入れるケースが散見されます。

（3）法整備についての理解

　最近は、テレワークを巡って各種規制緩和も進んでいます。例えば、「契約書や請求書の電子化の必須要件」の点についても、刻一刻と変化しているのです。かといって、逐一情報収集をするのも手間ですし、実際にソリューションを導入してみても急に売り上げが立つわけでもありません。こうしたところが足かせになり、業務の効率化が進まない一因となっています。

自社で体験したものを顧客へ提供

――こうした課題をワンストップで解決するため、富士ゼロックスではさまざまなソリューションを提供していますね。

菊地：　当社では、「電子契約サービス」、請求書の処理と発行をデジタル化する「買掛金／売掛金管理自動化支援ソリューション」をお客さまにご提供し、業務プロセス全体をワンストップでデジタル化するご支援をさせていただいております。ご提供するうえで心掛けていることは、自ら提供するものを体験し、価値を実感したものをお届けするという点です。

――富士ゼロックスにおいても、ここ最近で業務のデジタル化を実現されたと伺いました。

菊地：　はい。もともと当社では、社内申請や稟議といったワークフローは既に電子化されていましたが、これに加えて2020年7月より、紙で処理していた年間50万件の契約書を、DocuSignを使用した電子契約に移行、日本で最大規模のユーザーとなっています。そのノウハウとともにお客さまに導入支援をしていく考えです。

　当社ではこれまで、お客さまに複合機を1台ご利用いただく場合でも、複数の紙の契約書が必要で、基本的に営業が直にお客さまのところへ持参していました。これらが全てDocuSignに置き換わります。営業部門で発生する大量の契約書と押印プロセスのデジタル化に加え、全ての販売プロセスが電子化されることになり、社内申請の電子化等を含め、5年間で1億円のコスト削減と、作業時間の300万時間削減を見込んでいます。

富士ゼロックスの菊地氏

菊地：　また、全国から集まる請求書処理を担うグループ内のシェアードサービス会社「富士フイルムビジネスエキスパート」には、当社の買掛金の自動化支援ソリューションを導入しています。

　以前は各部門から請求書がでてくるまでは、来月の支払いがいくらになるか分からないため、買掛金の支払い予測が立たない事態となっていました。支払い予測が立たないということは、「適切な財務戦略を立てられない」という重大な経営リスクです。また、大量の事務処理の効率化、ならびに作業を行った履歴を残すというコンプライアンス面での課題も抱えていました。

　請求書処理の自動化・デジタル化で、富士フイルムビジネスエキスパートでは全国から集まる大量の請求書の進捗を、データとして一元把握できるようになりました。また、発注データと請求書金額の整合が取れているかを確認する「突合作業」の時間を短縮するだけでなく、作業者の心理的な負担の軽減にもつながっています。全国から電子で受け取った請求書をどこにいてもすぐに確認できる、時間と場所の制約から解放されたことも大きいですね。

業務・状況のリアルタイム把握・可視化は、経営上も急務

部分最適から全体最適へ

――今後、企業が業務のデジタル化を進めていくうえで、どのような点に注意すればよいでしょうか。

菊地：　大切なのは、「現行業務を前提」としたり、「各部門」「各事業部」だけを最適化しても効果が薄いということです。部門と部門、人手と人手の間に残る部分こそ、デジタル化で最も効率化される部分だからです。紙と押印の作業を電子契約や請求書業務のクラウド化に置き換えることは、業務プロセスを根本的に見直すことにつながります。このため、経営レベルの意思決定が必要です。全ての組織、全てのプロセスをデジタル化すべく、部分最適ではなく、会社全体の最適化に向けた取り組みが必要となるでしょう。

　また、テレワーク移行により、最近よく紙ベースの業務に関しての批判がみられますが、紙がいきなりなくなることは残念ながらありません。つまり、ひと口に業務改革といっても、いきなり全てをデジタルに置き換えるのではなく、紙で残っている既存のものとうまく連携しながら進めることが大切です。もともと紙に関するビジネスを提供しておりましたので、当社はこの点にも移行ノウハウと強みを持っています。

全てをデジタル化するのではなく「紙＋デジタル」を融合させた環境にも対応する

　当社が提供する幅広いソリューションを用いて、業務の効率化などの部分最適にとどまらず、経営課題の解決に直結する全体最適の実現にお役立ていただければと思います。

脱「紙とはんこ」起点に全体最適のテレワークを

　ここまでが、菊地氏へのインタビューだ。テレワークや業務効率化をするための、紙ベースの業務をデジタルへ置き換えるソリューションは今や林立している。しかし、菊地氏の話にあったように、経理や財務、契約など、現行の業務単位でソリューションを導入しても、部分最適にとどまってしまい、部門間の連携などに「空白地帯」が生まれてしまう。

　一方、富士ゼロックスのさまざまなソリューションを活用すれば、空白地帯が生まれることなく、経営課題の解決まで直結するデジタルトランスフォーメーションができるはずだ。中でもまず、手を付けるべきは「紙とはんこ」。DocuSignを活用すれば、契約だけにとどまらず、社内の稟議・承認業務などさまざまな紙とはんこベースの業務を効率化しつつ、業務プロセスのどこに課題があるのかを可視化できるのがメリットだ。

　DocuSignでは、署名を依頼したい書類だけでなく、その他の書類もまとめて送信できるため、「この書類のこの部分はどういう意味なんだ」「あれ、参考資料はどこに置いたっけ」といった、プロセスを遅らせてしまう“あるある”を排除できる。また、署名する側は、届いたメールに記載されたリンクを開き、内容を確認して署名するだけ。シンプルなUIなので、部署内外での連携もしやすく、また取引先にも「電子契約にしてみませんか」とアクションを起こしやすい。脱・紙とはんこを起点に、今こそ全体最適のテレワークを実現しよう。