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» 2020年08月03日 10時00分 公開

いま注目のクラウド電子契約サービス:新たなワークフローの構築にも! 契約業務の効率化にとどまらない「Adobe Sign」のメリットと可能性

「紙とはんこ」が業務の足かせになっていることは多くの人が理解しながらも、紙に対する安心感などがペーパーレス化の壁となっていた。しかし、テレワークが広まる中、そんなことも言っていられなくなってきた。今回は、紙とはんこをAdobe Signでデジタル化するメリットに加え、Adobe Signを導入して大きな効果が得られた各業種の事例も紹介する。

[PR/ITmedia]
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 新型コロナウイルスの影響でテレワークが広まりつつある現在、企業課題の中でも重要なのが事業継続性だ。紙にはんこを押すために命がけで出社することが問題視されたが、電子契約サービスを導入していれば、どこからでもいつものビジネスを継続できるようになる。

 一般的に「紙」は安心できる形式だと考えられているかもしれないが、自分の手元を離れると、意外とどこでどうなっているのか分からなくなる。そのたびに、いちいち部長の机まで足を運んで確認したり、あるいは顧客に電話をしたりするのは、無駄が大きい。担当者の大事な時間を消費し、集中している仕事や思考を中断してしまうことで生産性が落ちてしまうのだ。

 一方、クラウドを使った電子契約サービスを活用して紙の業務を電子化できれば、書類がどこにあっても、必ずクラウドという中立的な場所を使ってトラックしているので状況を可視化できる。また、どこかで手続きが遅延していればアクションをかけられるというメリットもある。

 今回は電子契約のメリットと活用事例について、Adobe Signを提供するアドビでデジタルメディア営業統括 ビジネスデベロップメント部ビジネスデベロップメントマネージャーを務める昇塚淑子氏に聞いた。

電子契約を巡る、意外なポイント

 契約業務の電子化のメリットは何年も前から認知されており、特に法務部門の導入ニーズが高く思える。しかし、Adobe Signの問い合わせに関しては、実は法務部よりもその他の部門から寄せられる方が多いという。営業部門や経営企画室といった人たちが主導で、現場の効率化を考えて電子化を推進しようとAdobe Signを検討することが多いそうだ。しかし、案件が進むと法務部門が出てきて、話が止まってしまうことも多いと昇塚氏は話す。

 電子サインは主に法務の業務負荷を減らすはずのものなのだが、その法務が反対に回るというのが興味深いポイントだ。法務の観点では、電子化はリスクが高いと考えるためだという。なぜなら、法務としては訴訟になったときに、本当にこれが証拠として認められるのか、ということを重視しているからだ。

 一般に、電子契約を巡っては「電子署名」と「電子サイン」の2種類がある。電子署名は、認証局に本人確認書類などを提出し、証明書を発行してもらい、それを基に行う署名のことを指す。一方、電子サインはメールアドレスなどによる本人確認と、プロセスなどを記録して改ざん防止措置を取った形でなされるものを指す。書類によっては本人による電子署名が必要なケースもあるが、多くの書類では電子サインでも問題ない。

 そもそも電子契約が注目を集めた当初、電子的に証拠性を担保するための技術が電子署名で使うデジタルIDしかなかった。当時はクラウドサービスなどはなかったので、電子署名が主流となったのは当然だ。2001年に施行された電子署名法でも、「本人による電子署名」にはんこと同じ効力を与えている。そのため、はんこと同じ効力を持たせるには、利用者自ら認証局への認証手続を行う必要があった。その後、10年ごろから電子契約に関するクラウドサービスが普及してビジネスで使われるようになり始めても、現状に即した形で電子署名法が改定されることはなかった。

 「よくAdobe Signを使って訴訟になって、問題になったことがないかと問い合わせを受けますが、グローバルの本社も含めて、知る限りではありません。しかし、法律の専門家の方は判例を重要視する傾向にあるので、これまで実績のないものに対してはリスクだと感じられるのかもしれません」(昇塚氏)

電子サインでも、証拠性は十分

 ただ、コロナ禍の影響もあってか、法務省は会社法に基づく取締役会議事録の電子化について、クラウドによる電子サインも認める見解を5月に発表した。これまで保守的な人たちは電子署名が必要だと考えていたようなケースでも、電子サインでOKと太鼓判が押された形だ。アドビでは以前から、本人の意思に基づいてなされていることと、改ざんされていないことが確認できれば法的に有効だと考えており、電子サインをプッシュしていた。まさにその通りになった形だ。

 電子サインではメールアドレスで本人性を確認するが、それだけで足りない場合は、2段階認証も利用できる。例えば、Adobe Signで契約書を送信する際にパスワードを設定しておけば、送られてきたURLをクリックしても表示するのにパスワードが必要になる。あらかじめ、別途パスワードを受け取った本人しかサインできないようにして証拠性を高める仕組みだ。

 契約書の送信者側でもパスワードが分からないようにしたい場合には、電話認証機能が利用できる。Adobe Signからの契約書送信時に電話番号を登録しておくと、署名しようとする際に登録済みの電話番号にワンタイムパスコードを発行。受信側にはSMSでワンタイムパスコードが送られてくるので、電話を持っている人しか署名できず、さらに信頼度を高められる。

さまざまな業界でAdobe Signを導入し大きな業務改善を生み出している

金融機関のローン契約を効率化

 こうした高い信頼性を武器に、すでにさまざまな業界にAdobe Signが導入され、大きな導入効果を生み出している。ここでは、業務効率の改善からコスト削減まで、いくつかの事例を紹介しよう。

 ある金融機関のケースでは、Adobe Signでローンの契約を締結している。お金が絡む契約で電子サインを導入するのは珍しいが、業務効率の向上にフォーカスして導入したそうだ。

 ローン契約の際には、与信チェックや電話の履歴、申込書などさまざまなエビデンスが残る。万が一裁判になっても、それら全てが証拠となるため、ラストステップの契約書は電子署名ではなく、利用者の利便性を考慮して電子サインを採用したのだという。とはいえ、本人確認のステップは重要視したいことから、メールアドレスに加えてSMSでのワンタイムパスコードを入力する電話認証を利用している。

コロナに関する助成金給付にも

 最近では、新型コロナウイルスに絡んで各自治体が助成金の受付にも活用しているという。助成金を申し込むため、市民が命を賭けてまで役所へ届け出に行くのは本末転倒だということで、ある自治体ではAdobe Signを使って、申し込みサイトを作成した。Adobe Signでは、PDFやWordで作った申込書を元に、専門的なスキルを持っていなくてもワンクリックでWebフォームを作成することができるのだ。

 ユーザーはURLを開いて申込書に入力すると、記載したメールアドレスにAdobe Signからメールが届き、本人確認をするというプロセスになっている。

これまでかかっていた時間を大幅に短縮

 ある企業では、製品を輸出する際に大量のインボイス書類を海外の税関に送る必要があった。インボイス書類がないと、海外の港で製品の荷揚げができないのだ。従来は全て紙で作成して、国際郵便で送っていたが、それでは当然ながら時間がかかってしまう。もし、船の到着に間に合わない場合、荷揚げができず、船が港に停泊しなければいけないので追加コストが発生する。

 そこで、ある国の税関が電子サインでも問題ないという判断をしたころもあり、Adobe Signを導入してインボイスを送るようにした。短時間かつ確実に届くので、すぐに荷揚げができ、無駄なリスクがなくなるという大きな業務改善ができたという。

多くの国で電子サインの導入が進んでいる

 また、ある流通サービスを提供している企業では、年に1回、従業員に対して行動規範の合意書にサインしてもらうという業務があった。従来は、全員分の署名を回収するのに2〜3カ月かかるというヘビーな業務だったが、ここにAdobe Signを導入。多数の人に同じ文章を送る一斉送信機能を利用した。また、Adobe Signでは書類の確認・承認をしていない人に対して自動的にリマインドを送る機能があるので、担当者は待っているだけで済む。結果、従来と比較して期間とコストを大幅に圧縮でき、1〜2週間でサインの回収が完了するようになったという。

 「作業時間の短縮は、コスト削減につながりますが、より重要なことは、書類の間接業務から解放された時間をその人の本来の業務に振り替えることで、本来の業務での生産性向上に貢献できるという点です。その結果、人件費の活用度は大幅にアップします」(昇塚氏)

 Adobe Signの電子サインを導入することで、現場の効率化にとどまらず、新しい時代にマッチした業務フローを構築できる。コロナを機に脱「紙とはんこ」が進む中、アフターコロナを生き抜くための大きな武器となりそうだ。

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提供:株式会社大塚商会・アドビ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2020年8月27日

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