グループウェアが指し示す、真のDX推進とコロナ対策を両立させる新たな気付き

テレワーク体制を構築しながら現場でのIT活用を推し進める、ということを考えたときに活用すべきツールこそグループウェアだ。スケジュール管理や会議室の予約などに使われているグループウェアだが、実はさまざまな可能性を秘めていることは知られていない。本記事では、DX時代やウィズコロナ・アフターコロナに適したグループウェアの知られざる活用法や、「企業の底力」を引き上げるヒントをお届けする。

[PR／ITmedia]

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　多くの企業にとって、2020年はデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進と新型コロナ対策を同時に進めなければならない困難な1年となっている。急きょテレワーク体制を整えながら、RPA（Robotic Process Automation）などの新たなIT活用が必要とされる中、忘れてはならないのが「現場が自らの意志で業務を改善する」という意識だといえる。

　中でも、活用したいのがグループウェアだ。スケジュール管理や会議室の予約などで既に使いこなしていると思いがちだが、今やそれだけにとどまらない可能性を秘めていることは意外と知られていない。最近では独自のアプリケーションを作成できる機能を持つものもあり、現場主導でITを活用する武器として使いたいツールだ。

　そこで今回は、多機能かつ低コストで導入できるグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」を提供するネオジャパンの山田志貴氏（マーケティング統括部 プロダクトマーケティング担当課長）と、IT調査会社ノークリサーチの岩上由高氏（シニアアナリスト）の対談を基に、DX時代やウィズコロナ・アフターコロナに適したグループウェアの“知られざる”活用法や、「企業の底力」を引き上げるヒントをお届けする。

左からノークリサーチの岩上由高氏（シニアアナリスト）、ネオジャパンの山田志貴氏（マーケティング統括部 プロダクトマーケティング担当課長）

「後手後手のDX」な現状

ノークリサーチ・岩上由高氏（以下、岩上氏）：　大企業を中心に、18年ごろから先進的なDXへの取り組みが見られるようになりました。一方、日本企業の多くを占める中堅・中小企業ではなかなか高度な取り組みまで手が回っていませんでした。

　ところが、20年4月からは大企業に続き中小企業も長時間労働の上限規制対象となったこともあり、「働き方改革」と「人材不足」を契機として、徐々にではありますが新たなIT活用の必要性を意識するようになっているようにも感じています。ただ、これではDXの本義である「事業を活発化する」という目的ではなく、単に法制度へ対応することが目的の「後手に回ったDX」と言わざるを得ません。

　そうした折に、新型コロナウイルスによるパンデミックが発生したという状況です。これまでの人手不足などの課題に加え、ソーシャルディスタンスなどを含めたコロナ対策としての新しい働き方を構築する必要が出てきています。「真のDX推進とは何か？」ということの模索と新型コロナ対策を同時に進めなければならない難しい局面にあると言えますが、どのようにお考えでしょうか。

ネオジャパン・山田志貴氏（以下、山田氏）：　お話の通り、多くの企業が後手後手な形でDXを考えているという現状は確かにありますね。DXについては、レガシーシステムの刷新や非効率な部分をRPAなどで効率化するものだ、という認識をしている人も多いように感じています。そうなると、大規模なシステムなどがない中小企業では「ウチはDXなんか関係ない」と思ってしまっている経営者もいるはずです。

　DXは自分たちの事業にITを活用して、イノベーションを起こしたり、競争力を高めたり、事業継続などを図るのが本来の意味合いです。これが「レガシーシステムの刷新」「単なる自動化」という形で小さく伝わってしまっている現状には危機感を覚えています。こう考えると、大企業だけでなく中小企業もDXに立ち向かう必要性は間違いなくあるはずです。

「従業員の活性化」視点もDXには必要

岩上氏：　「DXが小さく伝わってしまっている」というのは非常に重要な指摘です。DXの「本質」という話で言えば、レガシーシステムの刷新、業務効率化だけでなく「従業員の活性化」との両輪で考えるべきではないでしょうか。つまり、システムが自動で動くだけでなく、人に対するケアをしっかり行って主体的にITを活用して働けるような環境を作ることが必要だということです。これが、自動化・効率化の話ばかり強調されているので、DXの本質がなかなか伝わり切っていないんだと思います。

　例えば、銀行や証券で「RPAを導入して業務の自動化を行い、●人分の作業を減らしました」というニュースをよく目にしますよね。こうした「人切り」的な側面ばかりが強調されてしまい、「人のケア」という部分が隠れてしまいがちになっています。

　最近では、新型コロナの影響でテレワークも増え、ストレスを抱える人も多いようですが、現場の人がITを主体的・自主的に扱えるようになるには、何が不足しているとお考えでしょうか。

「提供する側」と「使う側」の意識の差が課題

山田氏：　その点に関しては、会社側の視点と現場にいる従業員側の視点が異なっている点に原因があるのではないかと感じています。

　お客さまと話していて、経営者や情報システム部門の担当者の方から「社内に導入しても現場が思うように使ってくれない」「現場のITリテラシーが高くない」といった話を伺うことがあります。一方、現場部門の方からは「ウチの会社はIT化が遅れている」といった話を伺います。「提供する側」と「使う側」がそれぞれ逆を向いてしまっているんですね。

　現場では、「10年前から仕事の環境が変わっていない」「もっと効率化できるのに」という不満がある一方で、会社側は、「従業員がITを使いこなせないから」……と二の足を踏んでしまっている。この点を解消するには、どちらか一方だけでなく、「提供する側」と「使う側」双方の意識改革が必要だと考えています。

岩上氏：　経営層と現場のギャップは「情報共有の課題」という形で、コロナ禍において顕在化しています。以下のグラフは全国で緊急事態宣言解除後の6月初旬に実施した調査結果のうち、従業員の業務実態に関する項目です。

　在宅勤務に関しては「従業員が仕事に集中できていないのではないか？」といった点を懸念する声をよく耳にします。しかし実際は、そうした課題よりも、従業員の状態把握や意思疎通といった「情報共有」が課題となっています。

　この意思疎通や情報共有は、企業において「永遠の課題」ともいえるものですが、パンデミックをきっかけにより顕在化したように思います。一方で、各企業ではWeb会議ツールやグループウェアなどの導入が進んでいるのも事実です。こうした道具の活用方法を見直すことが、ひいては先ほどお話に挙がったDXにおける課題の解消にもつながるのではないかと考えています。

「誰もが必ず見にくる」のがグループウェアの強み

山田氏：　自社のDXについて考えていただく際、まず自社で使っているグループウェアそのものの役割・目的を見直してほしいと考えています。グループウェアを導入している企業こそ多いですが、スケジュールの共有や会議室の予約、全社通達など限定された用途にしか使っていないというお客さまは多くいます。そもそもグループウェアは「全社の情報基盤」となるツールであり、グループウェア上で管理・共有できる情報はもっと幅広いものです。

　例えば、グループウェアは自分の予定や社内通達などを確認するため、1日に1回は必ずアクセスしますよね。言い換えれば、グループウェアは全社員が自然と集まる「ポータルサイト」であり、社員に情報を発信・共有する場所として最も適した場所と言えます。当社が提供している「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」でも、この「ポータル」は非常に重要な機能として位置付けており、誰でも簡単に、さまざまなコンテンツを作成できるようになっています。例えばポータルで社内報を作られているお客さまや、ポータル内に広告枠を設けて社内から募集されているお客さまなど、非常に幅広い活用をいただいています。

　また、今回のコロナ禍では「テレワーク中でも会社に行かないとハンコが押せない」という問題もあらためて浮き彫りになりました。グループウェアには、社内の稟議申請や業務手続きを電子化するワークフロー機能が搭載されています。――と聞くと、「グループウェアのワークフローでは要件を満たせない」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、それは一昔前の話です。

　われわれのdesknet's NEOは、ワークフロー機能の改良に長年力を注いでいます。最近の事例では、5000人規模でご利用いただいている北陸銀行様が、行内の稟議決裁のほぼ全てをdesknet's NEOのワークフローに切り替えられ、ペーパーレスで年間1億円のコスト削減を実現された、という実績もあります。

【参考】北陸銀行でのdesknet's NEO活用事例（外部リンク）

　その他にも、スケジュール機能に組み込まれた「ウェブ会議」機能や、社員の出社可否などを確認できる「安否確認」機能、社員からの情報収集と集計を簡単に行える「アンケート」機能など、さまざまなシチュエーションで活用できる機能を27個備えています。

さまざまな機能を兼ね備える「desknet's NEO」（クリックで拡大）

岩上氏：　何か新しくシステムを導入して、定着させることは本当に大変ですよね。その点、ほぼ全社の人がスケジュール機能を確認するルーティンを持つグループウェアは強いのかもしれません。真のDXを実現する要素である「従業員の活性化」を考えると、新しいものを導入するのではなく、既に導入済みのこうしたツールをあらためて活用するのも良いのではないでしょうか。

自動化できない業務をどうするか

岩上氏：　ここまで「従業員の活性化」についてお話してきましたが、両輪のもう一方である「自動化」についてはRPA（Robotic Process Automation）」が注目を集めています。以下のグラフはRPA活用における課題を質問した中で、回答割合の高かった項目です。RPAにおける課題として、導入や運用の負担やライセンスコストが想定されますが、意外とそうではないようです。

　上記の結果を見るとRPAの導入では「何を自動化すべきか？」の判断が難しい点に課題があると言えます。この背景にあるのは「どのアプリケーション分野にも該当しないすきま業務」の存在です。

　RPAは「複数の営業所から送られてくる売上シートを読み取って1つにまとめる」といった定型の繰り返し業務を自動化することは得意です。一方で短期プロジェクトの案件管理など、アドホックに発生する業務には必ずしも向いていません。従って、こうしたケースでは表計算ソフトなどを使って手作業で非効率に管理しているわけです。

　一方で、新型コロナへの対応やDXを考えると、アドホックな業務基盤を効率的かつスピーディーに構築する必要性が出てきていますし、今回の調査でもそうした課題感を持つ企業が多いことが明らかになっています。

アドホックな業務を現場主導で効率化する「AppSuite」

山田氏：　確かに、RPAなど既存のシステムや、グループウェアの基本機能で解決できるものは、全社的な業務に限られてしまう傾向にあります。では、各現場の課題やアドホックな業務を効率化するためにはどうすればよいのか。こうした問題を解決するために開発したのが、先ほど紹介したdesknet's NEOが持つ機能の一つである「AppSuite（アップスイート）」です。

　AppSuiteを利用すれば、データベースやプログラミングの専門知識を持っていない方でも、Webブラウザ上で部品を並べていくだけで、入力フォームや、データの一覧表示・データの検索・グラフ表示などの機能を持った、オリジナルのアプリケーションを作成できます。desknet's NEOは全部で27機能あるとお話ししましたが、AppSuiteを使えば無限に機能を追加できる、というものです。

岩上氏：　お話を伺っていると、AppSuiteは昨今注目を集めている「ノーコード」や、「ローコード」ツールに該当しますね。いずれも全くコードがいらない、あるいはわずかなコーディングで独自のアプリケーションを作成できる仕組みです。

　何か効率化したい業務があってアプリが欲しいというときに情シスや外部に依頼するとコストになりますが、ノーコードやローコードであれば詳しい知識がなくてもアプリを内製できます。ブラックボックス化もないわけで、多くの人が離れて働くウィズコロナ・アフターコロナの時代にも適した仕組みですよね。

山田氏：　これまで、現場で業務を効率化する際には表計算ソフトのマクロ機能などが使われていましたが、マクロも一定のスキルがないと作れません。また、作成者にどうしても依存してしまうことからブラックボックス化し、引き継ぎで混乱するということもありますよね。さらに、共有する際にはファイルごと共有しないといけないので、個別のデータにロックもできず、何よりファイルを送信するのが面倒でした。AppSuiteであれば、作成から共有、アクセス権まで全てWeb上で一括管理できるので、こうした課題も解決できます。

岩上氏：　情報共有を担うグループウェアと、現場が主導して業務を効率化するAppSuiteのような組み合わせは、実は相性がいいんです。以下のグラフはグループウェア導入済みの117社に対して、現時点で抱えているグループウェアの課題を尋ねた結果のうち、回答割合の高かった項目です。

　「独自アプリケーションをユーザーが自分で作成できない」の回答割合が「社外（顧客や取引先）との情報共有ができない」と並んで最も高くなっています。グループウェアを基盤に独自のアプリを開発していきたいという企業が多いことが分かります。

　実はグループウェアがアプリ作成の基盤を担うことは自然な流れです。これまで会計や人事などの基幹系システムが定型データを扱う一方、グループウェアは「情報系」として非定型データを扱ってきました。アドホックな業務に関するデータは非定型になることが多いですから、基幹系よりも情報系であるグループウェアの方が受け皿として適しています。実際に、ネオジャパン様以外でもアプリ作成の手段を提供しているグループウェアベンダーさんは増えてきています。

山田氏：　そうですね。われわれのAppSuiteの特長は、あえてグループウェアという基盤の上にこの仕組みが組み込まれている、という点です。組織情報やユーザー情報の管理を共通化できるという点はもちろんのこと、導入時に「作る側」「使う側」を明確に分けることなく、「利用者誰もがアプリを作れる」環境を簡単に作れるという点も大きいと考えています。

　こうした仕組みは、どんな製品であっても最初は誰かが率先して社内に推進しなければいけない、という点は変わりません。ですが、完成したアプリを現場社員に使ってもらい、現場とともに、時には現場が主体となってアプリの改善を進めていくことで、最終的には「提供する側」「使う側」という意識の改革にもつなげられると考えています。

「思い込み」を捨て、時代に対応する

岩上氏：　お話を伺っていて、「思い込み」が一つのキーワードだと感じました。グループウェアを一つとってもそうです。さまざまな機能を兼ね備え、進化していながら多くの人は「昔から変わっていない」「DXには使えない」と思い込んでしまっているのではないでしょうか。

　DXだけでなく、新型コロナの感染拡大を受けて、アドホックなコミュニケーション、そしてアドホックな業務を効率的に回していく必要性は高まってきています。そして、そのためのツールは、実は目の前にあるのです。「もっと便利なものがほしい」という場合には、AppSuiteのように内製することもできるようになってきています。特に中堅・中小企業では「現状維持志向」が強い傾向にありますが、「DXはウチの会社には関係ない」といったように現実から目を背けてしまったり、「ツールが古くて使えない」といった言い訳に終わらせたりしてしまうのではなく、 これまでの 「思い込み」を全て捨てて変化に適応していくことが大切ではないかと考えています。

山田氏：　グループウェアそのものは、20年以上の歴史を持っています。古くから利用されている方ほど、「グループウェア＝会議室予約ツール」のような印象を持たれている方も多いかもしれませんが、この20年のインターネットの進歩やデバイスの進化とあわせ、われわれも20年間、グループウェアとして進化を続けてきました。グループウェアに対する先入観を捨て、テレワーク環境の整備、現場の業務改善と生産性向上、そして新たなビジネス創出の基盤として、グループウェアを活用いただきたいです。