顔が見えない在宅勤務……人事労務担当者がいま考えるべき「労務管理」とは？

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　新型コロナウイルスの影響によって、これまで一部の先進的な企業が取り組んできたテレワークによる在宅勤務は、今や“アフターコロナ”時代の一般的な働き方として定着しつつある。ただその一方で、ビジネス環境の急激な変化はさまざまなひずみを生んだ。

　なかでも企業の人事部門の課題となっているのが「労務管理」の難しさだ。オフィスに出社して働くという、これまで当たり前だったワークスタイルが在宅勤務になったことで、誰がいつ、どんな風に働いているのかを把握するのが困難になっている。特に残業時間の抑制などに取り組んできた企業は、「顔が見えない現在の働き方」で今後どう働き方改革を推進すればいいのか悩んでいる人事労務部門の担当者もいるかもしれない。

テレワークによる在宅勤務で労務管理の難しさが課題に

　自宅が職場になる、ということは、裏を返せばいつでも働けてしまう環境がある、ということだ。オフィスで夜遅くまで仕事をしていれば、気付いた上司が退勤を促したりもできるが、自宅で仕事に集中していたら時間を忘れて深夜になっていた、ということも起きやすい。時間外労働の上限が厳しく制限されている現在、従業員の労働実態を把握し、健康面も含めてしっかりとサポートするのは会社の義務だが、そのためには社員が働いていることを確認する手段が極めて限られているテレワーク環境下で、従業員の業務内容を把握する新しい仕組みが必要になる。

労務管理ツールとしてのIT資産管理ソリューション

　そこで注目されているのがPCの稼働状況や操作ログを収集して作業内容を可視化できるITツールだ。Ｓｋｙ株式会社が提供しているIT資産管理ツール「SKYSEA Client View」は、会社が所有するIT資産の把握やソフトウェアライセンスの管理、OSのバージョンアップ、セキュリティ強化などをオールインワンで提供するパッケージだが、アプリケーションの操作ログや残業管理機能、勤怠管理システムとの連携など、働き方改革を推進する上で求められるさまざま機能も備えている。これにより、今では多くの業務でPCが必要不可欠になったことから、PCの利用状況を参照して誰がいつ仕事をしているか、どんな作業をしているかを実態として把握できる。

PC操作ログを収集し「残業時間レポート」としてユーザー別・部署別に一覧が可能

ログオンやスリープなどPCの状態を色分けして表示することもできる

　例えば、オフィスの入退出と連動した勤怠管理システムを使用している場合、在宅勤務時は手動（自己申告）による登録となってしまうが、SKYSEA Client ViewのレポートでPCが使用されている時間を見れば、勤怠管理システム上の内容と一致しているかすぐに確認できる。また、終業時間になる少し前に、従業員のPC画面に終業や残業申請を促すメッセージを表示したり、残業申請がなかったり、残業申請があっても、残業時間の上限を超過しそうな従業員に対して、業務時間外のPC使用を制限することもできる。一人で作業をしているとついつい働き過ぎてしまうといった状況を、人まかせにせず「仕組み」で防げるわけだ。

勤務情報と連動し、従業員が過度な労働に陥らないようにシステムが防止してくれる

　さらに、アプリケーションの操作ログだけでなく、最新版（Ver.16）では経理業務における給与計算システムや、最近では利用が多くなったWebベースのアプリケーションごとの操作時間を可視化して、どんな業務に時間がかかっているのかも詳細に把握できるようになった。これにより、特定の人やチームに負荷がかかっている際は部門長がリソースの配分を見直すなど、法定残業時間の上限を超えるような過重労働に陥らないよう先んじて手を打てる。

　また、パフォーマンスを出している社員の働き方を参考に、チーム内で業務の改善を図るといった活用方法も考えられるだろう。昨今のトレンドとして、時間がかかっている定型作業を自動化するためにRPAを導入する企業は多いが、実態を把握して効果的な投資を行うためにもこうしたツールは有用だろう。

各アプリケーションの操作時間をグラフ化。最新版（Ver.16）ではWebシステムごとの操作時間も可視化できるようになった

ニューノーマル時代の労務管理に「SKYSEA Client View」

　Ｓｋｙ株式会社によれば、働き方改革の必要性が高まる中で、SKYSEA Client Viewの主要機能であるIT資産管理だけでなく労務管理支援としての側面が注目され、ウィズコロナにおいてそのニーズが一気に加速したという。

　あるソフトウェア開発会社では、緊急事態宣言が出された4月以降、原則として在宅勤務に移行したが、やはり個々人の作業内容が見えなくなったことで労務管理の難しさを実感していたという。日報など日々の業務報告はあるものの、実態としての業務内容が見えず、隠れ残業などが起きやすい環境だけに人事労務部門の大きな課題となっていた。また、開発という仕事上、PCの利用を制限することも難しい。そこで、単なるIT資産管理以上の機能を持つSKYSEA Client Viewに切り替えたという。

　「SKYSEA Client Viewは、業務部門のマネジャー層など、ITに詳しくない人でもチームの労働実態を把握できる使いやすいユーザーインタフェースが特徴です。詳細なアプリケーションなどのログを分析するためにはある程度の知識が必要になりますが、ログを簡単に分析し、レポートにする機能も製品には含まれていますので、お客さまの課題解決に向けて幅広いご協力ができると思います」（Ｓｋｙ株式会社担当者）

　ニューノーマルといわれる昨今、仕事の評価をアウトプットで判断する成果主義やジョブ型雇用に対する議論も起きているが、企業の文化の側面もあり、今まで通りのプロセスもきちんと評価したいと考える企業は多いだろう。また、緊急的なテレワークという状況では、本来時間をかけて変えていくべき人事制度や評価ルールを急に変更することも難しい。テレワークによる在宅勤務が一般的な働き方として浸透する中、労務管理上の課題を抱えている人事労務部門の担当者は、SKYSEA Client Viewを検討してみてはいかがだろうか。