Special
» 2021年01月28日 10時00分 公開

コロナ禍で注目される研修などの動画配信 Web会議ツールでは不十分な理由とは?重要なのがセキュリティ

新型コロナウイルスの影響により、多人数を一堂に集めた研修が行いにくくなっている。その代わりに注目されているのが、動画を利用した研修だ。そこで今回は、セキュリティに関する機能を豊富に搭載し、オンプレミス/クラウドの双方で運用できる動画配信プラットフォーム「viaPlatz」を紹介する。

[PR/ITmedia]
PR

 コロナ禍の今、新入社員研修や年度初めの事業説明会などで多人数を一堂に集めた集合研修ができなくなった。そのため、資料を配布して読むように指示したり、大手であればeラーニングシステムを整備したりしていることだろう。しかし、テキストや画像を見ているだけでは、理解・学習するハードルは高いといえる。やはり、動画で見る方が関心を持って理解しやすい。

 個人向けの動画配信プラットフォームに動画をアップロードし、URLを共有するという手法も考えられるが、企業秘密のノウハウなどを研修で扱うこともあることから、セキュリティ面を考えると現実的ではない。

 コロナ禍で一気に普及したWeb会議ツールを研修にも利用すればいい、という考えもあるが、実際はそれも難しい。「Web会議ツールのメリットは何といっても、双方向で発言しあえるリアルタイム性です。一方で、研修などを行う上ではこのリアルタイム性がデメリットにもなりえます。決まった時間帯に拘束されるのが難しい人もいるからです」と話すのは、NTTテクノクロスの澤嵜良氏(メディアイノベーション事業部 第一ビジネスユニット)だ。

 そこで、必要に応じて動画を視聴できる動画配信プラットフォームのニーズが高まっているという。そうした企業のニーズをくみ上げたのが、同社が提供する動画配信プラットフォーム「viaPlatz」だ。

21年1月に2段階認証版をリリースしたviaPlatz

セキュリティと利便性、両面に強み

 viaPlatzは、契約している企業のアカウントを持つユーザーだけがアクセスできるセキュアな動画配信プラットフォームで、個人向けのサービスと比較すると、企業システムに適した機能を満載している。2021年1月に機能強化が行われ、かねて寄せられていた「IDとパスワードだけの認証では不安だ」という要望に応え、2段階認証を搭載した。事前に登録したメールアドレスへ毎回認証コードを送り、ワンタイムパスワードのように利用してログインする仕組みだ。

 また、動画を共有するだけなら、自社のファイルサーバを利用することも可能ではある。また、視聴者を限定したいなら、アクセス権を設定した「部長」フォルダや「店長」フォルダを作ることで対応できる。しかし、例えば研修などで組織や役職に関係ない人たちが見る動画を用意する場合、フォルダのアクセス権の設定操作はとても面倒になる。とはいえ、適当に共有してしまうと、一般社員が管理者向けや役員向けの動画にアクセスしてしまう可能性があり、リスクがある。

 viaPlatzであれば組織や役職などでグループを作成し、動画コンテンツごとに視聴できるユーザー・グループを簡単に設定できる。従業員は自分のアカウントでログインすれば、視聴すべき動画だけが表示されるのでユーザーサイドでも面倒なことがない。

コンテンツごとに視聴グループを設定可能

 さらに、オプションの「AD連携」を利用すれば、ケルベロス認証によるSSO(シングルサインオン)も可能になる。社内PCにログインすることで、viaPlatzのログイン操作を省略できるのだ。加えて、Active Directoryの情報をviaPlatzのグループとひも付けられるので、管理者の手間は減るだろう。

 「viaPlatzには、誰がいつどのコンテンツを何分見たのか、というログを取れる機能もあります。この機能のニーズがとても大きいのです。例えばコンプライアンスに関する学習をしてほしい場合、今までは集合研修で話し、みんなが受講したという証にしていました。これがコロナ禍では集合できないので、動画を各自見ておいてください、とお願いすることになりますよね。こうした場合に、企業としては万一に備え、何月何日に視聴したというログを証拠として持っておきたいというニーズがあるのです」(澤嵜氏)

管理者の負荷を軽減する「機能限定管理者」も搭載

 ユニークな企業向け機能としては、「機能限定管理者」がある。動画配信用のサービスを使っていて、外部への広報を目的として広報担当者に管理者権限を渡すと、動画のアップロード以外にユーザーのメンテナンスやコンテンツの削除などもできてしまうことから、誤操作などでトラブルになってしまった経験を持つ企業も多いはずだ。

 viaPlatzなら、機能を制限した管理者権限を作成し、ユーザーに付与できる。例えば、広報担当者は動画をアップロードできるが、その他の項目は操作できない、という設定も可能なのだ。また、システムの管理者が全社の動画を全て引き受けてアップロードするのは負荷が大きい。各支店や各営業所にアップロード担当者を作れば、それぞれで作業してもらえるので効率的に運用できるようになる。

コロナ禍でニーズが高まった「安全に動画配信できるクラウドサービス」

 viaPlatzが選ばれる大きな理由の一つが、クラウドサービスだけでなく、自社にサーバを置くオンプレミスサービスに対応している点だ。社外秘のデータを扱うこともあるのだから、クラウドに置きたくないというニーズは当然多い。しかし、コロナ禍で急速にクラウドでも安全に動画配信できるプラットフォームの需要が増え、2段階認証を搭載したクラウドサービスをリリースした。

 リモートワークになると、会社にあるオンプレミスのシステムに入るためにはVPN(Virtual Private Network)などの仕組みが必要になる。全社員分のVPNを用意できる企業なら問題ないが、そこまで体力のある企業は多くない。そんなとき、クラウド版であれば、個人宅のインターネット回線から快適に動画を視聴できるというメリットがある。

NTTテクノクロス メディアイノベーション事業部 第一ビジネスユニット 澤嵜良氏

 もちろん、クラウドであってもIDとパスワードで認証し、さらに事前に登録しているメールアドレスに認証コードが飛び、有効時間内に認証コードを入力しないとログインできないようになっている。リモートワークをしている社員でも、認証コードを受け取るのは確実にその社員になるため、安心して配信を行える。第三者が動画のURLを開いただけでは再生できず、一般的な動画配信サイトなどと比べはるかにセキュアな環境といえるだろう。

色、音……動画が適した研修は多数存在

 実際に、どんな動画がviaPlatzで共有されているのだろうか。

 ある金属加工業の企業では、熟練工が持っているノウハウを撮影して共有しているという。例えばマニュアルで「青色に変色するまで加熱すること」と書いても、イメージする色は人それぞれ。金属の温度が熱すぎたり熱し方が足りない状態で工程を進めたりすると失敗するので、微妙なさじ加減を学ぶ必要がある。そこで、動画でどんな青色なのかを見せているという。

 色だけでなく、「音」を伝えるときにも動画が活躍する。例えば、「問題があった際にエラー音がします」といわれても、どんな音なのか分からない。こうしたケースであっても、動画で音を聞けば一発で理解できる。このように、テキストベースでは伝わりにくい情報はたくさんあるのだ。

 他にも、店頭での決済の方法や新入社員の電話対応、食品工場での衛生管理などを学習するなど、さまざまな用途で活用されているという。

理解促進に寄与する機能も豊富

 動画コンテンツは分かりやすいとはいえ、「見てね」と動画を提供するだけでは効果が上がらないのはテキストベースの学習と同じではある。その点で、viaPlatzは動画視聴後のフォローにも気を配っている。

 「オプション機能ではありますが、動画を視聴した後、内容を理解しているかに関するアンケートを取ることができます。動画を見ていれば絶対に分かる質問をするなど、簡易的なものではありますが、理解度を確認することは研修において重要です」(澤嵜氏)

 理解度を高める上で、他にはディスカッション機能もオプション機能として搭載している。動画を見て、疑問が思ったことがあれば、掲示板で質問できるようにしているのだ。それを見た担当者が回答や補足を書き込み、さらに深く学習できるようになっている。

書き込みやディスカッション機能も、オプションで搭載

 ある病院では、医療機器の取り扱いの研修にviaPlatzを活用しているという。具体的には、まずviaPlatzを視聴した上で、集合研修をする形をとっている。動画を視聴して出てきた質問を事前に掲示板へ書いてもらい、集合研修では質問があったことしか解説しないという。質問が書かれていない部分は全員が理解できているはず、という前提で集合研修を実施し、育成時間を大幅に短縮できたという。

常に進化するviaPlatz

 既に紹介したように、viaPlatzは21年1月に2段階認証版をリリースするなど、常に多くの顧客ニーズに応え、機能を追加しながら進化している。

 最後に、今後の展望について伺った。

 「次に予定しているのも、セキュリティに関する機能です。アップロードした動画のダウンロードは禁止できますが、再生画面をスマートフォンなどで撮影されてしまうと流出の防ぎようがありません。そこで抑止力となるよう、仮に撮影されても動画を見ればどのユーザーが撮影したのかが分かる仕組みを導入する予定です。他にも、より高画質のデータを視聴してもらうために4Kにも対応していきたいと考えています」(澤嵜氏)

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:NTTテクノクロス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年3月27日