「紙だらけ」の製造・建設業でもリモートワークを実現するには？：「紙だから」は言い訳にできない

収束の兆しが見えないコロナ禍だが、いまだにリモートワークの実現が難しい業種が、多くの図面を扱う、紙ベースの業務が不可欠な製造・建設業だ。そこで本記事では、こうした業種でもリモートワークを実現するための具体的なカギを紹介する。

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　効率的な業務をするためだけでなく、従業員が気持ちよく働くために、もはやリモートワークは企業にとって必要不可欠な存在となっている。その一方で、紙ベースの業務がネックになり、リモートワークに移行できない企業は数多い。その中でも、製造・建設業は代表的な存在だろう。

　しかし、コロナ禍の収束が見えない今、「紙だから」を言い訳にせず、リモートワークできる環境を整えなければ、変化の激しい時代に企業が生き残っていくことは難しいといえるだろう。では、製造・建設業と不可分な紙業務を、どのようにデジタル化すればよいのだろうか？

　そこで本記事では、紙ベースの業務を、ストレスなくデジタルへと移行できる液晶ペンタブレットソリューションを提供しているワコムに話を聞いた。なぜ、ワコムが提供している液晶ペンタブレットは製造・建設業に採用されているのか、また導入企業ではどのような効果が生まれているのかなどを基に、リモートワークを実現するためのカギを解説していく。

　1983年に設立し、1984年には当時先進的だったコードレス・ペンタブレットを発表するなど、創業当初からペンタブレットの開発・販売を手掛けているワコム。

　ペンタブレットというと、イラストレーターやデザイナーなどのクリエイターが利用するデバイス、というイメージが強い。実際、多くのクリエイターがワコムのペンタブレットを愛用している。その一方で、ワコムはビジネスシーンでもペンタブレットの活用を打ち出している。中でも注力しているのが「紙」との結び付きが強い製造業や建設業への導入だ。

　コロナ禍でリモートワークが広がる中、こうした業界は紙ベースの業務がネックになっていた。しかし、ワコムのソリューションを導入・活用することで、これまでにない効率的な働き方が可能になってきている。

　そこで今回は、こうした業界において、液晶ペンタブレットを導入することでリモートワークを実現したり、業務効率を改善できたりした事例について、ワコムの竹村健氏（ビジネスソリューション Japan BSセールスエンタープライズマネージャー）と山崎潤氏（同シニアアカウントマネージャー）に話を聞いた。

ペーパーレスの波、乗り遅れている製造・建設業界

　世の中がペーパーレス化のトレンドに向かっている中、設計図など膨大な紙資料を扱う製造業・建設業はその波に乗り切れていない。単に紙ベースの業務というだけでなく、そのサイズが大きいのもネックだ。A1（594×841mm）やA2（420×594mm）といったサイズの紙を利用することが多いのだ。

　こうした図面を基に、会議室に集まって会議や打ち合わせなどを行う。会議で出たコメントなどを記入したら、スキャンして再印刷を行わなければならない。図面の修正依頼があれば、トレーシングペーパーを重ねて手作業で書き込み、共有することにもなる。

　しかし、コロナ禍では、直接人が集まって図面を前に行う意見交換ができなくなってしまった。図面を持ち帰って在宅で作業しようにも、A1やA2というサイズがネックになってしまう。折り目などの問題から、折りたたむこともできないので、わざわざ大きな筒に入れて持ち運んでいる、という人もいるのだという。

　「これまでも図面のペーパーレス化という要望はありましたが、なかなか加速しませんでした。現場の実務作業者が今までの方法を変えたくない、と考えていたのが大きな原因だと思います。10年、20年と慣れ親しんだ紙と鉛筆を捨てて、電子ペンを持つことに違和感を覚える方がとても多くいらっしゃいます。せっかく導入してみても、使い慣れる前に『使いにくい』と判断されてしまうケースもあります。しかし、新型コロナウイルスの影響で風向きが変わり、『やらざるを得ない』という雰囲気が出てきました」（山崎氏）

　ワコム側から営業をする際にも、これまでは「図面を電子化することで、タイトルやキーワードで資料検索できる」とか、「印刷コストがなくなる」という切り口で提案していたそうだが、コロナ禍では「Web会議システムなどと組み合わせてコミュニケーションできる」と、リモートワークに関して訴求しているといい、引き合いも増えている。

紙と同じような「圧倒的な書き味」が特徴　サイズも豊富に用意

　基本的に液晶ペンタブレットは、外部ディスプレイとしてPCに接続する。USBやHDMIケーブルでつなぎ、電子ペンで画面をなぞることで、PDFファイルに書き込めるという仕組みだ。

　CPUやメモリを搭載しない「周辺機器」というポイントは、大きなメリットにもなるという。企業によっては、PCやタブレット端末を新たに導入するにはコストだけでなくセキュリティ面も考慮しなければならない。しかし、外付けディスプレイのような液晶ペンタブレットであれば、情報漏えいが起きることもないので、ハードルが低く導入しやすいのだ。

竹村健氏（ビジネスソリューション Japan BSセールスエンタープライズマネージャー）

　ここまでは液晶ペンタブレット全般の強みだが、ワコム製品の強みに関して竹村氏に聞くと、「当社の製品は、圧倒的に『書き味』がよいという点もポイントです。電磁誘導方式を採用した電子ペンにより、一般的な静電容量方式と比べると反応速度が速く、滑らかに書くことができますし、筆圧の感知も可能です」と胸を張る。電磁誘導方式はバッテリーが不要なので、いざというときに使えなかったり、メンテナンスしなければならなかったり、という面倒なデメリットにも悩まされない。

　豊富なサイズバリエーションをそろえているのも強みだ。画面サイズだけでも、10.1型、13.3型、15.6型、21.5型、23.8型、31.5型の中から選べる。使い分けの例を聞いてみると、一般的なオフィスでは15.6型や21.5型、図面を扱う部署では23.8型や31.5型のニーズが大きいという。新型コロナの感染が広がって以降は、リモートワークにより在宅で業務を行うニーズが高く、設置面積でもコスト面でもコンパクトな10.1型や13.3型が人気だという。

　また、本体やスタンドはユーザーが使いやすいように設計されている。昨今、ディスプレイは狭額縁のものが多いが、同社が提供している液晶ペンタブレットのベゼル（枠）はあえて広めに設計されている。これは、図面の四隅など端の部分へ書き込むときに、手を置けるところがないと不便だからだという。流行やデザイン性に迎合するのではなく、あくまでもユーザーの使い勝手に寄り添って商品が設計されているのはありがたいところだ。

図面の印刷・郵送・管理業務の効率化を実現

　こうした、ユーザーのニーズに寄り添ったさまざまなこだわりから、同社の製品は「紙と同じような感覚で書けなければダメだ」という職人肌の顧客からも信頼が高く、従来ペーパーレス化が進んでいなかった製造・建設業界でも問題なく導入・活用が進んでいる。

コロナ禍で出社率を半減　製造業の活用事例

　ある製造業の企業では、オフィスに15.6型の液晶ペンタブレットを40台、リモートワーク用に13.3型の液晶ペンタブレットを20台導入し、ペーパーレス化やリモートワークを推進している。

　この企業では、もともと産業機器に使う部品図面を紙で出力し、検図やデザインレビューを紙ベースで行っていた。1プロジェクト当たり、A2～A3の資料や図面紙を300枚ほど印刷し、コメントや修正指示を書き込んだり、承認印を押すための社内回覧もしていたりしたそうだ。

　しかし、新型コロナウイルスの影響により出社が制限されてしまい、社内はもちろん、顧客との打ち合わせにも制限がかかってしまった。目標に掲げた「出社率70％」を達成するためには、図面のペーパーレス化が必須になる。遅れていたペーパーレス化が進められるきっかけにはなったのだが、問題は書き込むための端末をどうするかだった。

　当初はタブレットPCやiPadなどを検討したそうだが、「満足できる書き味が出ない」や「新規にOS付き端末を導入することに大きなハードルがある」といった意見があがり、こうした課題を解消するワコム製品を導入することになった。導入から数カ月が経過して、出社率は当初目標の70％をさらに下回り、50％まで引き下げられた。その他、ワークフローや打ち合わせ時間が短縮されるなど、作業効率は大幅に向上したという。

年間約30万枚の紙業務を効率化した例も

　住宅の性能評価業務を手掛ける企業では、1つの物件を評価するのに大小合わせて約100枚の図面をチェックする必要があった。加えて、この業務を年間で3000件ほど行っており、印刷したり、郵送で工務店とやりとりしたりといった手間があり、紙ベースということが大きな負担となっていた。

　そこで、ワコムの液晶ペンタブレットを導入することで、打ち合わせしながらPDFファイルに直接書き込めるようにした。印刷や郵送の手間がなくなり、コストダウンにも寄与。同社がワコム製品を選んだ決め手は、紙と同じように手書きできることだったそうだ。

従業員体験の向上にも寄与　もう言い訳は許されない

　本記事で紹介した製造・建設業界以外にも、医療用途や、学校・塾など教育分野での活用、またホテルでのチェックインや物流業界での関税業務などでもワコムの液晶ペンタブレットが導入されている。クリエイターだけでなく、ビジネスの現場でも活用が広まっているのだ。

　最後に今後の展望について聞いた。

　「コロナ禍以前も同様の提案を行っておりましたが、2020年の春ごろから一気に問い合わせが増加し、月を追うごとに大手企業さんからの引き合いが増えました。ある建設業の経営者から聞いたのですが、コストダウンや効率化といった観点だけでなく、設計者たちが気持ちよく働ける環境がないと、これからは生き残れないと感じているそうです。そこで、在宅でも快適に仕事ができるという経営視点で、当社の商品を選んでいただいたこともありました。今後も、そのようなニーズをしっかりと見つけていこうと思います」と竹村氏。

　「紙」ならではの質感などを残しつつ、スムーズにデジタルへと移換できるのがワコムの液晶ペンタブレットが持つ強み。リモートワークが当たり前になりつつある中、「ウチの会社はリモートワークできる業務がない」と言い訳するだけでは、人材の流出にもつながる時代だ。うまく活用して、業務を効率化し、従業員体験も向上させたい。