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» 2021年02月18日 10時00分 公開

ペーパーレスと文書セキュリティ、どう両立する? 総務の文書管理を改革するツールとはアドビに聞く、PDFをフル活用する方法

テレワークが浸透する中で、紙業務との結び付きが強い総務の現場ではペーパーレス化が急務となっている。とはいえ、デジタルで文書を扱うようになると、セキュリティも心配だ。本記事では、こうした総務の悩みを解決するソリューションとして活用したい、Adobe Acrobat DCを紹介する。

[PR/ITmedia]
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 収束する兆しを見せないコロナ禍。このコロナ禍がビジネスに与えた最も大きいインパクトは何かと問われれば、「テレワーク」だと答える人が大多数だろう。実際に、これまでも掛け声こそあったがなかなか浸透しなかったテレワークは、この1年で大きく普及した。

 場所にとらわれず柔軟に働くことができるテレワーク。歓迎する声をよく聞く一方で、なかなか生産性を高められない、あるいはそもそもテレワークができない、という声を耳にすることも多い。その原因を分解すると、「紙」にぶつかる。

 アドビは2020年2月に実施した調査で、テレワークを実施して感じた業務上の課題を聞いた。その結果、「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」という回答が39.6%、「プリンターやスキャナーがない」が36.2%と、紙に関する課題がツートップを占めた。特に総務を中心としたバックオフィスでは、紙と不可分な業務であるがゆえにテレワークへ移行できなかったり、あるいは文書やハンコの対応などで出社せざるを得なかったりしているケースも多いだろう。

20年2月10〜17日の期間、都内に勤務する過去3カ月以内にテレワーク勤務を経験したことのあるビジネスパーソン500人を対象にインターネット上で実施

 そこで活用したいのが、アドビが提供しているドキュメントソリューション群「Adobe Document Cloud」だ。Adobe Document Cloudは、PDFの閲覧などができる無料の「Adobe Acrobat Reader DC(以下、Acrobat Reader)」、豊富なセキュリティ機能やドキュメント機能を兼ね備える有料の「Adobe Acrobat Pro DC(以下、Acrobat DC)」、加えて電子契約ソリューションの「Adobe Sign」などから構成される。

 本記事では、主にPDFでなじみ深いAcrobat ReaderとAcrobat DCに絞り、総務現場における活用方法や、文書管理で見落としがちなポイントなどを解説していく。

「PDFにしてしまえばもう編集できない」は誤解

 テレワークの普及によって浮き彫りになった、「紙」問題。多くの企業では紙のデジタル化などが進んでいる一方で、新たな課題が生まれている。その一つが、セキュリティだ。

 今、デジタル文書のやりとりは、多くがPDFファイルでなされている。特に総務で扱うことが多い契約書や発注書など、証跡として残したい文書の場合は、PDFファイルを使っている企業がほとんどのはず。こうしたことから、何となく「PDFファイルは編集できない固めるためのフォーマット」だと認識している人も多いのではないだろうか。

 「Wordファイルで作成した文書などを、編集できないようにする目的でPDF形式へ変換してやりとりしているというケースは多いのではないでしょうか。しかし、PDFはあらゆるデバイスや環境でも同じようにファイルを閲覧できることを目的としたフォーマットで、『編集させないフォーマット』ではありません」と話すのは、アドビでドキュメント系ソリューションのマーケティングを担当する立川太郎氏(デジタライゼーションマーケティング本部 DocumentCloudマーケティング部キャンペーンマーケティングマネージャー)だ。

 従って、PDFファイルを扱う際にもパスワードなどを設定するなど、セキュリティ面に目配りする必要がある。しかし、こうした理解がないままに、PDFファイルをやりとりしている総務担当者も多いのではないだろうか。

「PPAPお断り」の企業も続出 文書のセキュリティをどう担保する?

 また、ファイルにパスワードをかける、ということでいえば、フォルダを圧縮した上でパスワードをかけ、圧縮フォルダとパスワードを別送する「PPAP」も、セキュリティに関して意味がないので要注意だ。PPAPとは、「Password付きzipファイルをメール送信する」「Passwordを別のメールで送る」「An号化(暗号化)」「Protocol(プロトコル、手順の意)」の4つから、それぞれの頭文字をとった造語で、ここ最近注目度が高まっている。

 機密情報などを扱う際にセキュリティを高める意図でこのPPAPをしているケースもあるが、zipファイルの中にウイルスが含まれていた場合に、検知が難しくかえって危険であることや、そもそもパスワードを別送することの意義にも疑問が呈され、最近では「PPAPお断り」の企業も出てきている。アドビもその一つだ。

アドビの立川太郎氏(デジタライゼーションマーケティング本部 DocumentCloudマーケティング部キャンペーンマーケティングマネージャー)

 「日本企業が多く採用しているPPAPですが、欧米の企業で使っているケースはほとんどありません」と立川氏は話す。「何となく危険そうだから、安全な気がする紙でやりとりする」など、過度に危機意識を高めてしまい、効率化が進みづらい日本企業とは異なり、欧米企業では、きっちりとしたセキュリティ理解があり、対策がとられているからこそデジタル化が進んでいるようだ。

 では、テレワークが普及して紙ではなくデジタル文書でのやりとりが余儀なくされる今、PPAPではなく安全に文書をやりとりするにはどうすればよいのだろうか。ここで活用したいのが、Acrobat DCだ。

Acrobat DCが持つセキュリティ機能とは

 Acrobat DCでは、セキュリティ機能として数種類のパスワードを文書に設定できる。

 具体的には、「文書閲覧の可否」に関するパスワード、「文書編集の可否」に関するパスワード、また「文書印刷の可否」に関するパスワードや「テキストコピーの可否」に関するパスワードなどを用意している。

クラウド経由でPDFを安全に送信

 メールでPDF送付する以外にも、Adobe Acrobatのクラウドサービスを使って送る方法もある。PDF固有のリンクを発行して特定の人に送信するだけ。誰が文書にアクセスしたかのトラッキングや、後からでもリンクを無効にすることができるので安心だ。

 先述したように、Adobe Acrobatの無料版が「Acrobat Reader」で有料版が「Acrobat DC」だ。Acrobat DCにはPDFにパスワード設定ができるだけでなく、編集や電子契約など、さまざまな機能が付いているのが特長だ。

総務を悩ます「紙→PDF化」作業や書類の管理を効率化

 また、Adobe Acrobatでは、パスワード機能以外にも、総務業務を効率化する機能を豊富にそろえている。

 例えば、文書のスキャンだ。無料アプリの「Adobe Scan」で紙書類を撮影すれば、簡単にPDF化ができる上、自動的にOCR処理がなされ、ストレージ(Adobe Document Cloud)にアップされる。OCR処理がなされるため、キーワード単位で文書の検索などが可能になり、これまでであれば1枚の書類を探すのに、資料室や山積みの資料の中から時間をかけて探していたものが、大幅に効率化できるだろう。

 Adobe Document Cloud は、Acrobat Readerの利用者であれば、1アカウント当たり2GB、Acrobat DCの利用者であれば100GBまでのデータを管理可能。後者はクラウド上でPDFの編集もできる。

 また、Adobe Document Cloud はSharePointやOneDrive、Google Driveなどとの連携機能もあるため、例えばOneDriveからAdobe Document Cloudへデータを移動してPDFを編集し、またOneDriveへ戻す――といった非効率的な作業をせずとも、例えばOneDrive上で直接PDFの編集などが可能だ。「Adobe Document Cloudは単なるクラウドストレージではなく、その一歩先にあるクラウドサービスとして活用できるはずです」と立川氏は胸を張る。

簡易的な「脱ハンコ」も実現可能

 また、総務を悩ます「ハンコ業務」も、Adobe Acrobatで部分的に解消できる。

 電子契約に特化したソリューションとして、アドビではAdobe Signを提供しているが、Adobe Acrobat上でも基本機能を利用できるという。具体的には、Acrobat Readerであれば月2回まで、Acrobat DCであれば年150回まで電子契約機能を利用できる。「Microsoftなどの外部サービスとの連携や大量の契約書の一括送信などといった大企業向けの機能はありませんが、中小企業での利用や、お試し的に電子契約を使ってみたいというようなケースでは、Acrobat DCの電子契約でも十分です」(立川氏)

 また、電子契約機能ではないが、スタンプ機能や承認機能も、総務業務へ活用できるだろう。

 スタンプ機能とは、日付や氏名などを記載したスタンプを文書に押すことができる機能。契約などの法的な取り決めがない、社内の決裁や文書の回覧などで活用できれば、社内の無駄な紙書類を減らすことが可能になる。

 一方の承認機能は、PDFファイルをメール添付して承認者へ送信し、各承認者のレビューを依頼できる。送信側は、承認者がレビューするたびに通知が来るため、紙書類の承認フローでありがちな、「書類が今どこにあって、どのような承認状況か分からない」という問題をなくせるだろう。

 さらに、Acrobat DCでは、2つのPDFファイルを比較して差分を検出できる。契約書のレビューなど、膨大な文書で細かい修正を確認する際には、活用したい機能だ。

 このように、有料版のAcrobat DCと無料で利用できるAcrobat Readerの双方とも、総務現場で活用できる機能を兼ね備えているが、セキュリティ設定も含めた充実した機能を考えると、やはりAcrobat DCを使うべきだといえる。特に、テレワークがこれからますます普及していくことを考えれば、ドキュメント起点でワークフローを整理し、総務の現場だけでなく全社業務を改革するためには必須のツールだといえるかもしれない。

Adobe Acrobatを活用したペーパーレス化事例

 実際に、さまざまな現場でAdobe Acrobatを活用したペーパーレス化や業務改革が進んでいる。

 事業者向けECなどを手掛けるMonotaROでは、Adobe Acrobatにより、販促ツールとして内製しているカタログやチラシのレビューを効率化した。紙ベースでレビューしていたころは、担当者の不在でリードタイムが遅れてしまったり、赤字がびっしり書き込まれることで見づらくなってしまったりといった課題に悩まされていた。しかし、共有レビュー機能などを活用することで、関わる全員が柔軟かつ効率的にレビューできることになり、作業時間が30%以上減った部署もあるという。

 また、日立製作所では、一つのプロジェクトで1000ほどの文書を扱う設計部署でAdobe Acrobatの活用が進む。作業指示書や図面など、幅広い書類の電子化が進み、過去書類の電子化についても利用を広げている。設計図面などは機密情報でもあり高度なセキュリティが求められるが、Adobe Acrobatのパスワード機能などが重宝しているという。

「PDF化」がゴールではない

 多くの企業や総務の現場では、「文書のデジタル化」を考えたとき、WordやExcelの資料をPDFへ変換することがゴールだと考えている人も多いだろう。しかし立川氏は「PDF化した後のドキュメントライフサイクル全体を考えることが重要です」と指摘する。

 例えば、せっかく文書をデジタル化しても、そのあとの決裁フローなどで印刷する必要性が残っていては、デジタル化した意味が薄れてしまう。本記事で紹介したように、Adobe Acrobatを活用することで、PDFファイルの編集や変換、共有、決裁など、これまでにはない文書管理が可能になり、ドキュメントライフサイクルの全体をデジタル化することができる。「ぜひ、PDF化して終わりではなく、Adobe Acrobatを活用して、幅広く効率化を果たしていただきたいです」(立川氏)

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提供:アドビ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年4月17日