リモートワークで課題の「雑相」不足とBCP対策を一気に解決！ 今、ビジネスに「無線機」を導入するべき理由：知られざる無線機の威力

リモートワークで課題となるコミュニケーション不足。特に、オフィスにいたときのような雑談や相談といった「雑相」をどう再現するかがカギとなっている。こうした雑相不足の解消に有効なのが、IP無線機だ。少々意外にも感じるが、リモートで気軽なコミュニケーションをする上で、IP無線機はどういった点に強みがあるのだろうか。

[PR／ITmedia]

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　コロナ禍において、リモートワーク、特に在宅勤務が急速に浸透している。在宅勤務は、自分の仕事に集中できて効率がいい、という利点があるものの、チームとしての効率が維持できているか疑問に思う人もいるのではないだろうか。実際、多くの企業でオフィスと同様の環境をリモートでも作ろうとしているが、なかなか難しいのが現状だ。中でもネックになっているのが、社員同士の会話の減少だろう。

　同じ空間にいるときは、ちょっと確認したいことや教えてほしいことなどがあれば、気軽に声をかけられる。それを耳にした他の社員が話に加わるというような、偶発的なコミュニケーションも期待できた。こうした、雑談と相談を掛け合わせた「雑相」が生まれることで、困りごとが解決したり、思わぬアイデアが生まれたりすることも多かったのだ。

　こうした課題を解決するソリューションとして、IP無線機の活用を提案するのがテレコムだ。本記事では、2月10日にテレコムが実施した「リモートワークの悩み『雑相』不足解消法　〜無線機で手軽に気軽に音声コミュニケーション」というWebセミナーを基に、IP無線機の強みや導入するべき理由を紹介する。

オフィスならではの「雑相」がリモートワークで失われた

　テレコムは1981年に創業し、2021年11月に40周年を迎える。同社は、古くから無線機メーカーであるモトローラの国内正規ディーラーとしてビジネスを展開。現在では全国各地に拠点を持ち、移動無線や公共無線機、デジタルタコグラフ、ドライブレコーダーなどの販売やメンテナンスを主に手掛けている。

　「リモートワークが浸透して、そろそろ1年がたちます。通勤から解放され、自分の仕事に集中できるなど、さまざまな効果が上がっています。朝にジョギングする時間ができるなど、プライベートは充実し、個人の作業効率もアップした反面、仕事中に耳に入ってくる会話が少なくなりました」──こう話すのは、講師を務めたテレコム取締役の吉野泰生氏だ。

　オフィスにいるときは、若手社員が先輩社員に質問している声や、同僚が電話応対したりしている声を聞くことができた。もし同僚が必要な情報を自分が持っているなら、横から声をかけて教えてあげたり、電話応対に困っているようなら横からメモを見せたりしてサポートもできた。しかし、こうしたことがリモートワークではできない。

オフィスならではのコミュニケーションが失われつつある

　何か困りごとや知りたいことがあるなら、電話でもメール、あるいはビデオ会議システムで聞けばいい、と思うかもしれない。しかし、そもそも内容がふわっとした雑相は、誰にいえばいいのか分かりにくいことも多い。かしこまって聞くのもはばかられるし、せっかく勇気を出して聞いても、たらい回しにされてしまうこともある。

即時性が高く、多くのメンバーがコミュニケーションできるツールとは？

　ここで、既存のコミュニケーションチャンネルに関して、吉野氏が作った分布図を見てみよう。縦軸で「コミュニケーションの速度」、横軸で「参加人数」を表したもので、例えば一斉参加人数が少なく、即時性が高い左上の領域には携帯電話が該当する。一方、少人数で即時性が低いのはメールだ。一斉参加人数が中程度で即時性が高めなのがビジネスチャットで、即時性が低めなのがグループウェアというのも納得できる。

　リモートワークに伴い普及したWeb会議ツールは、一斉参加ができるが即時性は低いのだという。意外にも思えるが、会議URLを共有し、ツールを起動して、身なりを整えて通話に参加するというステップが必要になり、ハードルが高いことが理由に挙がった。

　では、即時性が高く、かつ一斉参加が可能な、分布図の右上に該当するツールは何だろうか。吉野氏によると、この領域にIP無線機が該当するのだという。他のコミュニケーションチャンネルと比較して、任意のタイミングで、気軽かつ瞬時に複数のメンバー全員へ伝えられるからだ。

　IP無線機が持つ最大の特徴は手軽に会話できることで、特別な事前準備は不要だ。「無線機にはカメラが付いていないので、通話中にビデオをオンにしてといわれることはありません。Web会議と違い身なりを整える必要がないため、呼ばれたらすぐ気軽に返事ができます」と吉野氏は話す。必要なときにはボタンを押しながら話すだけで、1対nの一斉通信ができる。もちろん、自分の部署だけと通話、といったようなグループ分けすることも可能だ。

　気軽に「提案用の資料、誰か持っていませんか」と呼びかければ、「確かAさんが持ってたかも」という返事を即座にもらえたり、あるいはAさんが「はい、持ってます」と返事してくれたりもする。それを聞いたBさんが「こういう資料もあるよ！　使ってみて」と会話に入ってきて、新たなアドバイスをしてくれるかもしれない。こうしたコミュニケーションこそ、まさにオフィスでなされていた雑相だといえる。IP無線機を活用することで、リモートワーク中もオフィス同様の雑相ができるのだ。

　ここまでを見ると、同様に即時性が優れたコミュニケーションチャンネルとしてはチャットも思い浮かぶ。ただ、チャットでは文章を読んで、その上で返事を入力して、返答する――というフローが必要になる。「稚拙な文章でないか」や「誤解が生じる文章でないか」を気にして文章作成に時間がかかることや、入力中に次の話題に進んでしまうことはチャットやメールなど文章でなされるコミュニケーションの「あるある」だが、IP無線機での会話であれば、必要なときにただボタンを押して喋るだけなので、時差なくパッと会話に参加できる点が雑相に適しているのだという。

　また、会話が残らないという点も、ポイントだという。もちろん、議事録に残すような会議であれば、録音して議事録を残せばいい。しかし、雑相のようなコミュニケーションでは、あくまで普段の会話の延長線にあるものという点が重要で、かしこまって記録に残す必要はないといえる。チャットやメールなどは文面として記録が残るが、IP無線機であればこうした記録が残らず、気軽にストレスなく会話できる。

従来の無線機像を覆す、さまざまな機能

　とはいえ、無線機といえば、そもそも一般的なビジネスの現場ではなじみが薄く、警察や消防署など特殊な現場で使われているものだというイメージも強い。運用のためには大掛かりな装置が必要であるとか、近距離でしか通話できず、電話のような広範囲での通話ができないと思っている人も一定数いるだろう。

　Webセミナーで紹介されたIP無線機であるモトローラの「TLK100」は、こうした無線機に対する従来のイメージを覆すツールだ。

　回線は携帯電話と同様のものを利用しており、居場所に縛られることなく、携帯電話が使えるところであればどこでも使えるのが特徴。Wi-Fiにも対応しており、国内の利用だけでなく、海外出張に行った際にも通話ができるという。出張先で、他の通信手段が限られる際でも、すぐにコミュニケーションできるのだ。

　IP無線機同士の通話だけでなく、スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールすれば、スマートフォンとIP無線機、あるいはタブレットとIP無線機、といった組み合わせでの通話も可能になるという。その他、専用アプリではテキストや画像、ビデオの送信など、コミュニケーションの中で必要になった補足情報を即座に送信することもでき、幅広い活用が可能になる。

　デジタル回線なので、通話に重要な音質も高品質で、高い秘匿性も持つ。使用に関して免許や資格が気になるところだが、IP無線機には一切不要だ。携帯電話と比べても運用コストが低いというメリットもあるという。

雑相だけでなく、BCP対策にも有効

　Webセミナーでは、吉野氏が遠隔地にいる同僚へIP無線機で話しかけるデモも行われた。音声は明瞭で、タイムラグなく会話できていた。実際に使っているところを見ると、オフィス内にいるような感覚で、メールやチャットのようなかしこまった文体でなく、話し言葉で会話できるフランクさも、雑相に適したコミュニケーション方法だと感じる。

　とはいえ、何もIP無線機は「雑相専用機」ではない。災害時に制限がかかりにくいパケット通信網を利用しており、170グラムほどと手軽なサイズかつ、バッテリーも最大18時間の利用が可能なことから、災害に強く、BCP（事業継続計画）対策にも活用できるのだ。先の専用アプリを活用すれば、IP無線機の現在地情報も獲得することができ、社員の安否確認にもつなげられる。

　災害に強い、というのはテレコム自身が実際に経験している。同社は10年7月にIP無線機を導入し、そして、翌年の11年3月11日、東日本大震災が起きた。

　「大きな揺れに襲われ、大混乱に見舞われました。時間とともに携帯電話がつながりにくくなる中、社員の安否確認を始めました。しかし、首都圏はまだしも、東北支店は誰とも連絡が取れませんでした。携帯電話は全くつながらず、固定電話もつながりません。メールを送っても返事はありませんでした。そこで、前年にたまたま導入したIP無線機を使ったところ、すぐに通話がつながったのです。社員や、その家族の元気な声を聞けてホッとしたことを思い出します」（吉野氏）

　こうしたBCPを念頭に置いた導入も進んでいる。ある企業の事例では、社内にIP無線機を配備し、普段は業務現場でのコミュニケーションに活用しているが、非常用の連絡手段として、社長以下役員クラスのスマートフォンにはIP無線機専用のアプリを入れているという。地震などの災害が起きて非常用としてのみ使う場合は、専用機を持ち歩かなくてもスマホアプリで通信ができる。そのアプリとIP無線機がつながり、経営陣から直接現場へ指示を出せるようにしているのだ。

コミュニケーションもBCPも、IP無線機で解決を

　コロナ禍という緊急事態の中、慣れないリモートワークで働いてもらうには、オフィスの外にいても、オフィスにいるのと同様の環境を用意する必要がある。

　オフィスならではの雑相を実現するためにも、そして新型コロナだけでなく、台風や地震といった災害に備える、BCPの観点からも、IP無線機は強力な解決策となるだろう。