紙、紙、紙！ リモートワーク導入の裏で“見えざる”闘い ぐるなびの改革

ぐるなびが「遠隔地勤務」を4月に制度化。その裏では、バックオフィス部門が大量の紙と闘っていた。どのように解消したのか。

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　グルメ情報サイトを運営するぐるなびが「遠隔地勤務」を4月に制度化した。社員が「いつ、どこでも働ける」ように制度が整う裏では、バックオフィス部門の“見えざる苦労”があった。例えば、大量の紙との格闘、交通費の適用範囲など制度の設計だ。

紙、紙、紙！

　契約書などについては、2017年からクラウド型の電子契約サービスを導入し、いち早くペーパーレス化に取り組んできた一方、社内では紙の文書が頻繁に行き交っていた。例えば、人事に関係したものだけでも、育児・介護・異動の申請書、雇用契約書、証明書発行・給与賞与振込口座変更・通勤経路変更申請書などだ。人事部グループ長の小幡綾乃氏が「昇給の通知書すら、全社員分を印刷して封筒に入れて、年間6000枚分を手渡ししていました」と話す。「今思えば、ものすごく紙文化」だったという。

　紙文化からの脱却プロジェクトが段階的に進んだが、「移行期の20年3〜5月には、バックオフィス業務がパンクしそうでした」と小幡氏。社員に対し、以前は紙で申請していた書類を、PDF化した上でメールに添付して送ってもらう──という運用にしたが、受け取る側（人事側）では、それらを再度印刷し、ユニークな番号を振り、漏れがないように人事データベースに1件1件登録していく、という“地獄の作業”が続いた。

　「4月には、処理しなければならない異動申請書類が100件近くありました。それらを数日内で終わらせないといけなかったので、本当に地獄でした」（小幡氏）。どのように解消したのか。