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» 2021年06月16日 10時00分 公開

RPAとAI-OCRをフル活用 DXへの第一歩をサポートする、「すごい」BPOとは?コンサルティングサービスも

DXの前提条件として、さまざまな情報のデータ化が挙げられる。しかし、その前段となるペーパーレス化に苦戦している企業も多い。そうした課題をRPAやAI-OCRを活用したBPOサービスで解決するのが、ビーウィズのソリューションだ。

[PR/ITmedia]
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 デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進が大きなトレンドとなっている。その一方、前提条件としてビジネスで扱う情報がデータ化されている必要がある、というのは見落とされがちだ。そもそも、データ化の前段階となるペーパーレス化を達成できていない企業もまだ多い。

 主な原因は、膨大な紙の請求書などを自社のマンパワーで入力している場合、その負担が大きく、ペーパーレス化などの改善になかなか手を付けづらい点にある。また、ITツールを導入・活用しようにも社内のリソースが不足し、適切にできていない、というケースもあるだろう。

 こうした課題を解決してくれるのが、BPO(Business Process Outsourcing)サービスだ。うまく活用できれば、業務の一部をアウトソーシングすることで、DX化を進めつつ、社内のリソースを高付加価値な業務に集中させられるようになる。

 そこで今回は、RPAやAI-OCRを活用したBPOサービスを提供しているビーウィズ社の土井健氏(デジタル・AI機能開発部部長)と森野喬仁氏(同部)に、最近のBPO事情やIT活用について話を聞いた。

BPOだけでなくコンサルティングサービスも提供

 同社は2000年に設立し、コンタクトセンターや企業の事務処理、間接業務などのアウトソーシングの受託運営業務を手掛けている。その中で、BPOサービスの付加価値を高めるため、コンサルティングサービスとAI-OCRやRPAといった技術を掛け合わせた「デジタルBPOサービス」を提供している。そのデジタルBPOサービスを開発しているのが、デジタル・AI機能開発部となる。

幅広い領域のBPOを手掛ける

 「われわれがBPOと呼んでいるのは、企業のいわゆるバックオフィス部門における間接業務の受託運営です。もともとBPOは、企業の経営効率を高める目的で、欧米から始まったサービスです。国際的に見ると、日本ではBPOサービスの普及がまだ遅れており、そこに対してわれわれはBPOだけでなく、専門のコンサルタントによるコンサルティングサービスも提供しています」と土井氏は話す。

 BPOを導入する際、特に難しいのが「アウトソーシングする業務範囲を判断すること」だという。そのため、コンサルティングを行う際は、BPOできる範囲を的確に判断するため、対象となる部署や部門に対して徹底的にヒアリングするところから始めていく。業務のアクションをひとつひとつ階層構造で棚卸しして、業務リストを作成し、その上で、アウトソーシングに向いている、もしくは向いていないという判定をしていくのだ。

ビーウィズ・土井健氏

 コンサルティングをする中で、BPOの提案をする前にまず業務フローの改善を提案することもあるそうだ。

 「業務フローに課題があるような場合には、単純にアウトソーシングしても真の効率化はできません。そんなときにはまず、業務の形を変更することで、より効率的になるという提案もしています」(土井氏)

 業務フローの改善を提案した事例として、ある商社のケースが挙がった。 

 その商社では、仕入れや売り上げの計上を行うために100人ほどの営業事務部門を抱えていたそうだ。そこで、同社のITシステム再構築を契機とした業務改革プロジェクトへコンサルティングに入るとともに業務の棚卸しをし、新たに導入されるITシステムとBPOを組み合わせた業務モデルを提案した。

 すると、従来は紙の請求書や納品書の情報を入力する業務の負担が課題であったが、ITシステム上の情報を連携してスムーズに業務を進められるようになったという。その上でBPOを組み合わせることで、劇的な業務効率の改善を実現し、100人規模だった営業事務スタッフを30人ほどにまで削減できたそうだ。

 このように、BPOコンサルティングは「アウトソーシングを受託運営する」ということだけでなく、いかにBPOを最大限に活用して顧客の目的を実現するのか、という観点で付き合ってくれるのが大きな魅力といえるだろう。

ビーウィズのBPOコンサルティング、3つの特長

定型業務の効率化、ペーパーレスをIT×BPOで支援

 コンサルティングサービスだけでなく、積極的にITツールを活用し、定型業務の効率化やペーパーレスの支援を行っているのもビーウィズの強みだ。

 例えば、RPA×BPOサービスでは、ロボットを活用して定型業務を自動化しつつ、非定型業務を処理するオペレーターを組み合わせて、これまでにないようなバックオフィス業務の効率化を行っている。

 「マイナンバーの収集代行サービスでは、数百社分の取引先で行った取引データを、請求のエビデンスとしてまとめる必要がありました。従来は人の手で処理を行っており、業務運営コストが発生していました。そこで、RPAを導入して自動集計するようにしたことで、業務効率が大幅に改善し、サービスQCD(品質・コスト・納期)の向上に大きく貢献ができました」(森野氏)

 また、ペーパーレス化の支援では、AI-OCRとBPOを組み合わせて活用している。人の手で全て入力するのと比べると、AI-OCRはミスの低減だけでなく、工数を大幅に圧縮できるというメリットがある。1枚当たりの工数は半分程度になるので、適切なコストでアウトソーシングを受託できるようになるのだ。

AI-OCR×BPOサービスの概要

低コストかつスモールスタートでRPA、AI-OCRを活用できる

 こうしたITとBPOの相乗効果は、効率化だけにとどまらない。例えばRPAやAI-OCRのようなソリューションを自社で導入する場合は、そのコストを固定費として扱わなければならない。一方、BPOの一環として導入すれば、変動費として扱えるのだ。

自社導入/運用とAI-OCR×BPOの比較

 また、スモールスタートでさまざまな取り組みにも応用できるようになった。従来はコストが高くなる傾向にあった、スポット利用も低コストになりつつある。例えば、年末調整や住民税通知書の処理といった季節的な業務も気軽にアウトソーシングできるようになってきている。

 AI-OCRで効率化を果たした例として、企業が受け取る請求書処理の代行サービスを提供しているクライアントのケースが挙がった。日々膨大な数の請求書を受け取っているこのクライアントでは、請求書をPDF化・データ化し、支払い用のデータを作るという工程があるのだが、データ化の部分を自動化したいというニーズがあったという

 「AI-OCRとはいえ、ほとんどは定型帳票の読み取りが対象となっています。あらかじめどこに何が書いてあるのかを登録し読み取るようになっているのです。ただ、電気や水道、ガスの請求書だけでもさまざまな事業者があり、請求書は約2000種類のパターンがあります。そのため、2000種類の請求書を読み取ろうとすると、事前に2000種類の帳票設定をしなければなりません。実際に、このクライアント企業も過去にAI-OCRの導入にチャレンジしていたのですが、この点がうまくいきませんでした」(森野氏)

 そこで、ビーウィズはまずBPOサービスとしてデータ化を行った。また並行して、請求書レイアウトの帳票登録も進めていった。毎月100種類でも登録できれば、1年後にはAI-OCRの適用できる範囲が半数ほどにもなる。「力技」ともいえる手法だが、BPOサービスを提供するビーウィズならではのAI-OCR導入方法といえるだろう。このクライアントではその後、月に約3万枚の請求書を処理し、ペーパーレス化を実現できたという。

AI-OCR×BPOフローのイメージ

オフショアBPOも人気の中、国内ベンダーBPOの強みとは

 BPOの一つに、海外の拠点にアウトソーシングする「オフショアBPO」というサービスがある。海外の人材を活用することで、人件費を抑えられるというメリットがあることから人気を集めているサービスだ。

 とはいえ、最近では海外の人件費も上昇し、コストメリットが薄れつつある。「それに加えて、各国のカントリーリスクや日本語での高度なコミュニケーションが難しいという課題もあります」と土井氏は指摘する。

 また、オフショアBPOはグローバルBPOベンダーが主となるためか、業務の責任分解点をきっちり分担し、契約する傾向があるという。しかし、5〜10年などの長期にわたって業務量を予測するのは難しい。ビジネスを取り巻く環境の変化もあり、想定通りに業務が進まないことも多い。そんなときに日本語でのコミュニケーションができなければ、かえって業務効率が下がってしまうこともあるだろう。

 その点、国内のBPOベンダーであれば、3カ月や半年といった細かい単位で依頼業務を見直すこともできるし、何かあればその都度に日本語でコミュニケーションしながら進めていくことも可能だ。日本企業は、会社ごとにバックオフィス部門や営業の事務処理部門のビジネスルールが異なり、複雑化しているケースも多い。その点、一見すると低コストなオフショアBPOよりも、国内ベンダーによるBPOの方が好相性ともいえるだろう。もちろんビーウィズも、国内14拠点に展開する日本のBPOベンダーだ。

DXの第一歩目をBPOで支援していく

 最後に、今後の展望を伺った。

 「AI-OCRなどITを活用したBPOサービスの取り組みを続けていきたいです。その上で、クライアント企業に特化したAIを構築したり、会社単位で発生するユニークな帳票に対応したりといった細かいニーズにも対応できる取り組みをしていきたいと思います」(森野氏)

 「DXを推進する上では、業務で扱う情報が全てデジタル化されているのが前提になっています。そのため、AI-OCRサービスはDXという大きな枠組みの中で、まず踏み出すべき第一歩という位置付けです。まずはAI-OCR×BPOサービスで、なかなかDXの潮流に乗れない企業の支援をしていきたいです。さらに、その先ではデジタル化されたデータをRPAで処理するなど、業務効率を飛躍的に向上させるプロダクトを提案していきます」(土井氏)

 バックオフィスの効率化やペーパーレス化は、多くの企業にとって喫緊の課題だ。とはいえ、その膨大な全体像の中から、まず何に手を付ければよいのか悩む企業も多いだろう。その点、BPOだけでなくコンサルティングも手掛けるビーウィズであれば、まず踏み出すべき第一歩目をサポートしてくれるはずだ。

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提供:ビーウィズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2021年6月27日