ヒトもカネも足りない、でもITで生産性向上を図りたい そんな中堅中小企業にNECがDropbox Businessをオススメする理由：低コストでペーパーレスからテレワーク、BCP対策まで

中堅中小企業向けにさまざまなソリューションを提供しているNECが、新たに「Dropbox Business」の取り扱いを開始した。ITを活用した生産性向上において人材や資金面で制約がある中、中堅中小企業が抱える課題を、NECはDropbox Businessでどう解決していくのか。

[ITmedia]

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　生産性向上に向けたテレワークのニーズは大企業だけでなく、もちろん中堅中小企業にもある。新型コロナウイルスの感染拡大当初は、取りあえずリモート接続ができ、自宅からWeb会議に参加できればよいというような、急場しのぎのニーズが高かった。最近では、働き方改革を推進するに当たって、新たに社内のドキュメント、紙書類をどうするかという問題が浮かび上がってきている。

　特に、これまで中堅中小企業では、紙書類の数がとても多く、その大量のドキュメントを社内関係者や取引先と共有しながら仕事を進めていた。出社が前提なら問題なかったのかもしれないが、テレワークへの移行が叫ばれる中、紙書類は大きなボトルネックとなる。そこで、紙をデジタル化し、ペーパーレスへとつなげる動きが中堅中小企業でも広まり始めている。

　社内に散らばる紙書類をデジタル化し、ペーパーレス化を実現するにはどうすればよいのか。そして、それに付随する、デジタルデータの管理を、人的リソースと資金が不足しがちな中堅中小企業ではどのように行えばいいのか。こうした課題を解決するためにNECは、新たにクラウドストレージサービス「Dropbox Business」、そしてクラウド電子サインソリューション「HelloSign」の取り扱いを開始した。

紙のデジタル化を起点に「真の生産性向上」を

NECの小方秀介氏（パートナーソリューション事業部・事業部長）

　「単に紙をデジタル化するだけではなく、クラウドサービスを利用し、メールやグループウェアを介して速やかに情報を共有できるような環境を整えることが、本当の生産性向上につながると考えています」と話すのは、同社パートナーソリューション事業部・事業部長の小方秀介氏だ。こうした、真の生産性向上のためにNECはさまざまなソリューションを提供している。

　紙書類をデータ化して管理する際、当然サーバが必要になる。NECではオンプレミスのサーバを長く販売しており、もちろん社内にファイルサーバを構築するのもお手のもの。しかし、オンプレミスサーバの導入は初期コストが高くなってしまうのがネックだろう。導入時に、利用する最大のストレージ容量を想定して機器を購入しなければならないのも難しいところだ。

　また、昨今では社外と連携しながら仕事を進めることも増えてきた。テレワークとなれば、なおさらだ。社内のデータ共有だけであればファイルサーバでもいいのだが、社外の顧客や取引先とファイルを共有するなら、クラウド型のソリューションの方がメリットが大きいといえる。初期コストを抑えられ、利用量に応じて柔軟にスケールできるのも便利だ。Dropbox Businessの上位プランであるAdvancedであれば、容量無制限で保存できるのも頼もしいところだ。スマートフォンやタブレット端末からもアクセスでき、利用場所を選ばない点にもメリットがある。

　小方氏の話す通り、紙のデジタル化は真の生産性向上のための「通過点」にすぎないことも注目すべきポイントだ。例えば、紙書籍のデジタル化からテレワークが進めば、BCP（事業継続計画）の推進にもつなげられる。

　近年、大雨や地震などの災害が頻発しており、どうしても出社できないという状況が起きている。とはいえ、中堅中小企業においては、予算の問題でBCPへの投資ができないというのもよくあることだ。そんなとき、クラウドサービスなら初期コストを抑えつつ、いつでもどこでもドキュメントへアクセスできる環境を構築し、災害時でも業務を継続できるようになる。

　「ドキュメント管理」「社外との連携」「テレワーク対応」――こうした改革を実現したいが、コストがネックとなり、なかなか改革できないという中堅中小企業に向けて、NECはDropbox Businessの取り扱いを開始した。

セキュアに、簡単に大量のデータを管理できる点に強み

　中堅中小企業がDropbox Businessを利用する大きなメリットといえるのが、セキュリティだろう。中堅中小企業も単独で仕事をするわけではなく、日々、いろいろな会社とつながっているので、セキュリティはきちんと担保しなければならない。

　「業務で扱うデータには、さまざまな企業秘密が入っています。実際に大きなニュースになっていないだけで、中堅中小企業に対するセキュリティ攻撃は毎日のように行われており、情報漏えいが日々起きているというデータもあります。そんな中、予算や知識が不足してセキュリティ対策ができていないけれど、いい策があれば何とかしたいという経営者はたくさんいるはずです」（小方氏）

　例えば自前でサーバを構築する場合、日々のメンテナンスや最新のセキュリティ対応を行う必要があるが、人とお金の問題で十分に行えないというケースも多い。その点、Dropbox Businessはクラウドサービスなので、最新のセキュリティ機能を搭載しており、強固に守られている。中堅中小企業が一般的に構築するオンプレミスサーバと比較しても、安全だといえるだろう。また、誰がいつどんな操作をしたのかという履歴も全てログとして管理されており、何かあった場合でもきちんとアクセスを追跡できるのが安心だ。

クラウドだからこそ、セキュリティが万全（画像はイメージ、出所：ゲッティイメージズ）

セキュリティ以外にもメリットが満載

　加えて、柔軟なアクセス権限を設定できるのもDropbox Businessの特徴だ。それぞれのデータやフォルダに対し、所有者／編集者／閲覧者といった権限を細かに設定でき、コンテンツの編集や削除、ユーザーの招待などの操作を許可したり禁止したりもできる。細かい話だが、第1階層のフォルダにアクセス権限を設定しても、第2階層以降のフォルダで別のアクセス権限を設定できるのも便利だろう。一般的なクラウドストレージサービスだと、第2階層以降は第1階層のアクセス権限を無条件に引き継いでしまうケースが多く、セキュリティと運用の柔軟性を両立できないこともある。

　データのバージョン管理にかかる負担を軽減できるのもメリットだ。通常のファイルサーバだと、ファイルを更新するたびに古いバージョンのファイルが増えていき、どれを消していいのか分からなってしまう。その点、Dropbox Businessなら、最大で180日間はバージョン履歴を残してくれるので、ストレージの利用を最適化できるのだ。

　エンドユーザーは、Windows PCであれば、これまで使っていたアプリであるエクスプローラーと同じ操作感でDropbox Business上のデータを操作でき、今までのオペレーションを変えずに済む。全く異なるUIのツールだと、社員の学習コストが高くついてしまう。ツールの導入だけでなく、社員の教育にまで十分なコストをかけられない中堅中小企業にとってはありがたいポイントだろう。

これから求められる「コラボレーション」にも対応

　テレワークが普及したことで多くの企業が課題として捉えるようになった「コミュニケーション」だが、これからは単にリモートでコミュニケーションをとるだけでなく、より一歩先に進む必要がある。具体的には、部署内外や社内外を問わずに共同作業をこなし、新たなイノベーションを生み出すような「コラボレーション」が求められてくるだろう。

　このコラボレーションの誘発にも、Dropbox Businessを活用できる。

　例えば、従来は大きなデータを社外へ送る際には、メール添付やファイルストレージ経由で送ることが多かった。当然、アップロードに手間がかかったり、メールが重たくなったりしてしまい、業務のスピード感が失われてしまう。Dropbox Businessを使えば、データを格納している場所のURLを記載して送付するだけで済むので、これまでにないスピード感でビジネスを進められるだろう。クラウドストレージだけでなく、ネットワークを含めたシステム全体の運用費用として考えれば、コストメリットも非常に大きいといえる。

　また、Dropboxが提供する電子サインサービス「HelloSign」もコラボレーションの実現には不可欠だ。HelloSignを使えば、Dropbox Business上から署名の依頼、ドキュメントの保管までをシームレスに行える。契約を結ぶために別のアプリを起動したり、またドキュメントファイルのアップロード／ダウンロードをしたりせずに一連の作業を行えることから、社内外を横断したプロジェクトの運用にも適している。

　ユニークなのが「Dropbox Paper」という機能だ。クラウド上で作成する文書作成ツールで、複数ユーザーでリアルタイムに共同編集できるのが特徴。NECでも、社外との打ち合わせの際に、このDropbox Paperを利用しながらディスカッションをしているそうだ。タスクやスケジュールを書き込みながら、参加者全員の共通認識の下、情報をリアルタイムにアップデートしながらコミュニケーションできる。遠隔地にいるユーザーであっても、隣で作業しているような感覚で作業できることから業務効率化が図れるほか、そのままドキュメントとして残せば、議事録の作成も不要になるだろう。

リモートでの共同作業を効率化するDropbox Paper

NECなら、企業課題をトータルソリューションで解決

　Dropbox BusinessをNECが提供するメリットについて、小方氏は次のように話す。

　「われわれの強みは、お客さまの課題を解決するために、いろいろなサービスを組み合わせたソリューションを提供できることです。中でもテレワークの導入やオフィスの効率化といった課題が表面化しており、こうした課題を解決するツールの一つとして、Dropbox Businessをご提供しています」

　中堅中小企業は、大手企業のようにIT部門が充実していないところも多い。そのため、単にツールを契約し、導入しただけでは、社内活用はなかなか進みにくいというのが現状だ。そこで、それぞれのツールを組み合わせ、トータルソリューションとして提供するところにこそ、NECの強みがあるというわけだ。

　例えば、外出先や自宅など場所を問わず、インターネット経由で手持ちのスマートフォンを社内のモバイル内線端末として利用できる「UNIVERGE どこでも内線サービス」や、テレワーク時の業務時間や生産性を把握できる「NEC 働き方見える化サービス Plus」などを小方氏は挙げた。

【関連リンク】中堅・中小企業のデジタライゼーション（NEC）

　「最近では、営業活動もリモート対応が求められています。当社では、Webセミナーを簡単に実施できるようなツールも用意しておりますし、セキュリティが万全なデータセンターを活用したクラウドサービスもご提供が可能です」（小方氏）

　Dropbox Businessは他サービスとの連携も充実している。例えば、ビデオ会議システム「Zoom」と連携しており、会議の録画データを自動でDropbox Business上に保存できる。Zoom自体はストレージ容量が小さく、気付いたら容量が一杯になってしまったということもある。その点、Dropbox Businessに保存できるのは安心だし、場所や時間を問わずに会議を見直せるというのはとても便利だろう。

まずは無償トライアルからスタート、SMB向けオンラインイベントも開催中

　このように、NECでは中堅中小企業が抱える課題に対して、ワンストップでソリューションを提供している。今回、新たにDropbox Businessの取り扱いを開始したことで、これまで以上に中小企業のDXが進むはずだ。

　最後に、デジタル化に悩んでいる中堅中小企業へのメッセージを小方氏に聞いた。

　「働き方改革やデジタル化という言葉が流行っていますが、中堅中小企業のお客さまが導入しやすいソリューションは意外に少なく、成功事例もなかなかないのが現状です。多くの企業が今、手探りで迷っているのではないでしょうか。

　働き方をデジタルにシフトするのは勇気がいることですし、リスクも伴います。そんな中でも、ぜひ一部分からでもいいのでスタートしていただき、成功事例を増やしていただきたいと考えています。

　また、リモートでも生産性を高めるためには、さまざまなツールが必要です。NECでは、全国の販売店を通して、中堅中小企業の皆さまが抱える課題を解決する豊富なツールを提供し、皆さまのデジタル化をご支援差し上げていますので、ぜひご相談いただければと思います」

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